Mesin absensi adalah sebuah alat yang sangat penting untuk para pekerja. Fungsinya adalah untuk mencatat jam kerja yang dilakukan oleh pegawai pada perusahaan tertentu. Dengan mesin absensi, maka perusahaan bisa memantau kinerja para pegawainya. Namun, terkadang mengunduh data absensi dari mesin ke format excel dapat terasa sangat merepotkan. Bahkan beberapa orang ada yang tidak mengetahui cara memindahkan data tersebut ke format excel, sehingga sangat penting untuk mengetahui cara export data absensi dari mesin absen ke excel.
Cara Export Data Absensi Dari Mesin Absen Ke Excel
Ada beberapa langkah yang perlu dilakukan agar bisa export data absensi dari mesin absen ke excel. Berikut ini adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan:
Langkah 1: Pilih perangkat lunak pemrosesan data absensi
Pertama, pilih perangkat lunak yang bisa memproses data absensi dari mesin absen Anda. Ada banyak perangkat lunak yang bisa Anda pilih, seperti Microsoft Excel, Apache OpenOffice, Google Docs dan lainnya.
Langkah 2: Hubungkan mesin absen dengan perangkat lunak pemrosesan data absensi
Nama dan tipe mesin absen sangat bervariasi, jadi langkah-langkah untuk menghubungkan mesin absen dengan perangkat lunak pemrosesan data absensi juga berbeda-beda. Ada mesin absen yang bisa langsung terkoneksi ke komputer atau laptop melalui kabel USB atau port lainnya. Namun, ada juga mesin absen yang hanya bisa terhubung melalui WiFi atau Bluetooth.
Langkah 3: Unduh data absensi
Selanjutnya Anda bisa mengunduh data absensi dari mesin absen ke perangkat lunak pemrosesan data absensi yang sudah dihubungkan. Cara mengunduh data biasanya sudah dijelaskan pada buku petunjuk mesin absen.
Langkah 4: Format data absensi dalam perangkat lunak pemrosesan data absensi
Setelah data absensi sudah diunduh, maka masih perlu untuk melakukan format data dalam perangkat lunak pemrosesan data absensi. Ini tujuannya agar data dapat dengan mudah dibaca dan diproses dalam Microsoft Excel atau perangkat lunak pemrosesan data absensi yang lainnya. Biasanya data absensi yang diunduh perlu diatur format tampilannya agar lebih rapi. Misalnya, konversi tanggal menjadi format yang mudah dibaca oleh Microsoft Excel, atau mengubah format waktu menjadi 24 jam.
Langkah 5: Simpan data absensi dalam format Microsoft Excel
Setelah langkah 4 sudah dilakukan, maka data absensi sudah dapat disimpan ke format Microsoft Excel dengan mudah. Caranya sangat mudah, cukup pilih file — simpan dengan nama — pilih jenis file — Microsoft Excel Workbook. Selanjutnya ikuti langkah-langkah selanjutnya sampai selesai.
Aplikasi Absensi Otomatis Cuma Dengan Ms . Excel
Selain export data absensi dari mesin absen ke excel, saat ini juga telah hadir aplikasi absensi otomatis cukup dengan menggunakan Ms Excel. Aplikasi ini bisa memproses data absensi, menghitung gaji, dan memperlihatkan data absensi secara detail. Berikut ini adalah tutorial membuat aplikasi absensi otomatis di Ms Excel:
Langkah 1: Membuat data pegawai
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah membuat data pegawai. Data pegawai yang harus diisikan antara lain nomor pegawai, nama, jenis kelamin, jabatan, tanggal masuk kerja, dan tanggal keluar kerja. Buatlah kolom di Ms Excel, sesuaikan dengan data tersebut dan isi data pegawai.
Langkah 2: Buat Data Absensi
Buatlah kolom-kolom untuk tanggal. Setiap kolom mewakili satu hari dalam satu bulan. Pada bagian depan kolom tanggal, buatlah tanda ‘H’ agar mudah terlihat. Buat pula kolom untuk status kedatangan.
Langkah 3: Membuat VLOOKUP
Jika sudah buatlah VLOOKUP untuk mengisi : Nama, Jabatan, Jenis Kelamin dengan mengambil data dari data pegawai sebelumnya. Syntax nya bisa dilihat dibawah ini:
=VLOOKUP(MID(B7,2,10),$A:$F,2,FALSE) =VLOOKUP(MID(B7,2,10),$A:$F,4,FALSE) =VLOOKUP(MID(B7,2,10),$A:$F,3,FALSE)
Langkah 4: Membuat Rumus Absensi
Buat rumus untuk menghitung absensi dari setiap pegawai. Rumus tersebut mencakup tanda kedatangan pagi, kedatangan siang, dan jumlah absensi. Rumus untuk menghitung jumlah absensi bisa dilakukan dengan menggunakan rumus IF. Berikut ini adalah rumus IF yang digunakan:
=IF(G7="H",IF(N7<>"",2,0),IF(N7<>"",1,0))
Cara Export Data dari Database ke Excel dengan PhpSpreadsheet
Selain dengan cara manual, kini terdapat teknologi yang membuat pengunduhan data absensi menjadi lebih mudah. Teknologi tersebut adalah aplikasi PhpSpreadsheet yang mempermudah pengunduhan data dari database.
Langkah 1: Install PhpSpreadsheet
Unduh file PhpSpreadsheet di https://github.com/PHPOffice/PhpSpreadsheet. Setelah file didownload, extract ke folder project, lalu jalankan perintah composer install di terminal/command prompt anda.
Langkah 2: Koneksi ke Database
Setelah mendownload PhpSpreadsheet, koneksi ke database perlu dibuat. PhpSpreadsheet membutuhkan koneksi database untuk dapat mengambil data dari tabel yang terdapat pada database.
Langkah 3: Membuat file Excel dan mengisi data Excel dengan data dari Database
Selanjutnya, Anda perlu membuat file Excel dan mengisi data Excel dengan data dari database. Missalnya tinggal melakukan perintah seperti code dibawah ini:
$spreadsheet = new Spreadsheet();
$sheet = $spreadsheet-gt;getActiveSheet();
$query = "SELECT * FROM absensi";
if ($result = mysqli_query($db, $query))
$row_number = 1;
while($row = mysqli_fetch_assoc($result))
$column = 'A';
foreach ($row as $column_value)
$sheet-gt;setCellValue($column.$row_number, $column_value);
$column++;
$row_number++;
FAQ
Pertanyaan 1: Apa yang harus saya lakukan jika mesin absensi tidak terhubung ke komputer?
Jawab: Jika mesin absensi tidak bisa terhubung ke komputer, maka solusinya adalah dengan mengunduh data absensi secara manual dari mesin absensi tersebut ke format CSV. Setelah itu file CSV tersebut bisa diimpor ke Excel.
Pertanyaan 2: Bagaimana cara menghubungkan mesin absensi melalui WiFi?
Jawab: Cara menghubungkan mesin absensi melalui WiFi sangat bergantung pada tipe dan merek mesin absensi Anda. Namun, secara umum, cara untuk menghubungkan mesin absensi melalui WiFi adalah dengan menghubungkan mesin absensi dan komputer ke jaringan WiFi yang sama. Kemudian, Anda perlu mengunduh aplikasi atau software yang memungkinkan koneksi ke mesin absensi, dan hubungkan dengan IP address mesin absensi untuk mengakses data yang terdapat di dalamnya.
