Banyak orang mungkin masih menganggap Microsoft Excel hanya digunakan untuk menghitung angka-angka dan membuat tabel. Padahal, software ini memiliki banyak fitur yang dapat memudahkan pekerjaan di berbagai bidang, salah satunya dalam hal pembukuan dan akuntansi.
Cara Membuat Jurnal Umum Di Excel
Pertama-tama, mari kita definisikan terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan jurnal umum. Jurnal umum merupakan catatan akuntansi yang mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi dalam suatu perusahaan. Dalam jurnal umum, setiap transaksi dicatat dalam dua akun, yaitu akun debet dan akun kredit. Tujuan dari pencatatan pada jurnal umum adalah untuk memudahkan pembuatan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan arus kas.
Untuk membuat jurnal umum di Excel, pertama-tama kita harus membuat tabel dengan kolom-kolom seperti pada gambar di atas. Kolom pertama diisi dengan tanggal transaksi, kolom kedua dengan deskripsi transaksi, kolom ketiga dengan nomor akun, kolom keempat dengan nama akun, kolom kelima dengan nominal transaksi untuk akun debet, dan kolom keenam dengan nominal transaksi untuk akun kredit.
Setelah itu, kita dapat memasukkan data transaksi pada tabel tersebut. Perhatikan bahwa setiap transaksi harus dicatat pada dua akun yang berbeda, sehingga total nomor akun yang dicatat harus selalu genap. Misalnya, jika kita mencatat transaksi penjualan sebesar Rp10.000.000, maka kita harus mencatatnya pada akun kas dengan nominal Rp10.000.000 untuk akun debet, dan pada akun penjualan dengan nominal yang sama untuk akun kredit.
Setelah semua transaksi dicatat pada tabel jurnal umum, selanjutnya kita dapat membuat laporan keuangan seperti yang telah disebutkan sebelumnya. Untuk membuat neraca, kita dapat memasukkan data akun pada tabel dengan kolom-kolom seperti pada gambar di bawah ini.
Sedangkan untuk membuat laporan laba rugi dan arus kas, kita dapat menggunakan rumus atau fungsi yang tersedia di Excel untuk melakukan perhitungan secara otomatis.
Cara Menyimpan Workbook Pada Excel
Selain jurnal umum, Excel juga dapat digunakan untuk menyimpan data dan informasi dalam bentuk workbook. Workbook merupakan kumpulan dari beberapa worksheet yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data pada Excel. Namun, sebelum kita dapat menyimpan workbook, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Pertama-tama, kita harus memastikan bahwa data yang akan disimpan telah diproses dan diperbaiki sehingga tidak terdapat kesalahan dan duplikasi data. Selanjutnya, kita harus memberi nama workbook sesuai dengan konteks data yang ada di dalamnya untuk memudahkan pencarian dan pengelolaan data di kemudian hari.
Untuk menyimpan workbook pada Excel, kita dapat menggunakan beberapa cara, antara lain:
- Menyimpan dengan shortcut Ctrl+S. Cara ini adalah cara yang paling cepat dan mudah karena kita hanya perlu menekan tombol Ctrl+S pada keyboard. Selanjutnya, kita dapat memilih folder penyimpanan dan memberi nama pada workbook tersebut.
- Menyimpan dengan perintah Save As. Cara ini lebih fleksibel karena kita dapat menentukan jenis file yang digunakan dan memodifikasi beberapa pengaturan lain, seperti password dan kompresi. Untuk menyimpan dengan perintah Save As, kita dapat menekan tombol F12 pada keyboard atau mengklik menu File > Save As.
- Menyimpan sebagai PDF atau XPS. Jika kita ingin menyimpan workbook dalam format PDF atau XPS, kita dapat mengklik menu File > Export > Create PDF/XPS Document. Selanjutnya, kita dapat memilih jenis file yang diinginkan dan memberi nama pada file tersebut.
FAQ
1. Apa keuntungan menggunakan Excel dalam pembukuan dan akuntansi?
Jawaban: Salah satu keuntungan menggunakan Excel dalam pembukuan dan akuntansi adalah kemudahan dalam mengelola data dan melakukan perhitungan secara otomatis. Selain itu, Excel juga dapat digunakan untuk membuat laporan keuangan dengan mudah dan cepat.
2. Apa risiko yang harus dihadapi jika menggunakan Excel untuk pembukuan dan akuntansi?
Jawaban: Risiko utama yang harus dihadapi jika menggunakan Excel dalam pembukuan dan akuntansi adalah adanya kesalahan manusia dalam memasukkan dan mengolah data. Selain itu, jika tidak dilakukan backup secara berkala, data pada Excel dapat hilang atau rusak akibat virus atau kerusakan pada komputer.
Berikut adalah video tutorial tentang cara membuat jurnal umum dengan MS Excel.
