Pernahkah Anda merasa kesulitan dalam mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel? Atau merasa sulit dalam melakukan validasi data di Excel? Tenang saja, dalam artikel ini kita akan membahas tata cara melakukan dua hal tersebut dengan mudah dan praktis menggunakan Microsoft Excel.
Cara Ambil Data Berdasarkan Nilai Atau Record Yang Sama Di Excel
Dalam pengolahan data di Excel, seringkali kita membutuhkan cara untuk mengekstrak data berdasarkan nilai atau record yang sama. Misalnya, Anda ingin mengetahui data penjualan suatu produk pada bulan Januari di antara data penjualan bulan lainnya. Nah, berikut cara yang bisa Anda lakukan untuk mengambil data berdasarkan nilai atau record yang sama di Excel.
1. Filter Data
Cara pertama yaitu dengan menggunakan fitur filter di Excel. Fitur ini akan memudahkan Anda untuk melakukan filter pada setiap kolom data yang berbeda. Berikut langkah-langkahnya.
a. Pilih data yang ingin diambil atau di filter, termasuk header tabel.
b. Klik pada tombol Filter pada menu Data.
c. Klik tanda panah pada kolom yang akan diambil/difilter pada header tabel.
d. Pilih nilai atau record yang akan diambil/difilter.
e. Klik OK.
Setelah melakukan langkah-langkah di atas, data yang sesuai dengan nilai atau record yang dipilih akan tampil dalam tabel.
2. Rumus VLOOKUP
Cara kedua yaitu dengan menggunakan rumus VLOOKUP. Rumus ini berguna untuk mencari nilai pada suatu range tertentu berdasarkan kriteria pencarian. Berikut penjelasan penggunaan rumus VLOOKUP.
a. Buat sebuah tabel data dengan header dan kolom data yang berbeda.
b. Pada tabel baru, masukkan nilai atau record yang ingin dicari.
c. Buat kolom atau sel kosong sebagai hasil keluaran rumus VLOOKUP.
d. Pada sel kosong, masukkan rumus VLOOKUP dengan sintaks:
VLOOKUP(nilai pencarian, range pencarian, nomor kolom data, [match_type])
e. Lakukan pengisian rumus VLOOKUP pada sel kosong dengan drag and drop atau copy paste.
f. Hasil keluaran rumus VLOOKUP akan muncul pada setiap kolom atau sel kosong sebagai hasil pencarian nilai atau record yang sesuai.
Dari cara filter data dan rumus VLOOKUP di atas, Anda bisa menyesuaikan mana yang lebih cocok untuk digunakan tergantung pada kebutuhan yang ada.
Cara Validasi Data Menggunakan Excel
Validasi data adalah teknik atau cara untuk mengecek keabsahan atau kebenaran nilai yang telah dimasukkan pada suatu sel atau kolom data. Validasi data sangat berguna untuk menghindari kesalahan dalam proses pengolahan data dan meminimalisir kemungkinan terjadinya kesalahan input data secara tidak sengaja. Berikut cara validasi data menggunakan Excel.
1. Validasi Data Angka
Pada validasi data angka, Anda dapat memasukkan kriteria angka atau rentang angka yang diizinkan pada sel data. Berikut cara yang dapat dilakukan.
a. Pilih sel atau kolom dimana Anda ingin melakukan validasi data angka.
b. Pilih menu Data pada ribbon Excel.
c. Pilih Validasi Data.
d. Pada bagian Settings, pastikan Allow terpilih di Data.
e. Pada bagian Data, pilih Between untuk memvalidasi data angka pada rentang tertentu atau pilih Decimal untuk memvalidasi data angka desimal.
f. Masukkan kriteria angka atau rentang angka yang dapat diinput pada sel atau kolom terkait pada bagian Minimum dan Maximum.
g. Pada bagian Input message, masukkan pesan yang akan dikeluarkan ketika sel atau kolom di klik.
h. Pada bagian Error message, masukkan pesan yang akan dikeluarkan ketika angka yang diinput tidak sesuai dengan kriteria.
Setelah melakukan langkah-langkah di atas, sel atau kolom data Anda akan tervalidasi sehingga hanya angka yang sesuai dengan kriteria yang dapat dimasukkan.
2. Validasi Data Tanggal
Pada validasi data tanggal, Anda dapat memasukkan kriteria tanggal atau rentang tanggal yang diizinkan pada sel data. Berikut cara yang dapat dilakukan.
a. Pilih sel atau kolom dimana Anda ingin melakukan validasi data tanggal.
b. Pilih menu Data pada ribbon Excel.
c. Pilih Validasi Data.
d. Pada bagian Settings, pastikan Allow terpilih di Date.
e. Pada bagian Data, pilih Between untuk memvalidasi data tanggal pada rentang tertentu.
f. Masukkan kriteria tanggal atau rentang tanggal yang dapat diinput pada sel atau kolom terkait pada bagian Start date dan End date.
g. Pada bagian Input message, masukkan pesan yang akan dikeluarkan ketika sel atau kolom di klik.
h. Pada bagian Error message, masukkan pesan yang akan dikeluarkan ketika tanggal yang diinput tidak sesuai dengan kriteria.
Setelah melakukan langkah-langkah di atas, sel atau kolom data Anda akan tervalidasi sehingga hanya tanggal yang sesuai dengan kriteria yang dapat dimasukkan.
FAQ
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering muncul seputar pengolahan data di Excel.
1. Apa itu Excel?
Excel adalah program pengolah angka atau spreadsheet yang dikembangkan oleh Microsoft. Program ini berguna untuk mengelola, menganalisis, dan memproyeksikan data yang besar dan kompleks.
2. Bagaimana cara menghitung rata-rata di Excel?
Cara menghitung rata-rata di Excel yaitu dengan menggunakan rumus AVERAGE atau nama lainnya rata-rata. Berikut langkah-langkah penggunaannya.
a. Pilih sel atau kolom data yang akan dihitung.
b. Ketikkan rumus AVERAGE pada sel yang kosong atau hasil keluarannya.
c. Lakukan pengantar rumus dengan tanda sama dengan (=).
d. Seleksi data yang akan dihitung.
e. Tekan enter untuk menampilkan hasilnya.
Video Tutorial
Berikut video tutorial mengenai cara validasi data berdasarkan list pada Microsoft Excel. Simak videonya dan ikuti langkah-langkah yang dijelaskan dengan baik.
(Video ditampilkan, sumber: Youtube)
Demikianlah penjelasan mengenai cara ambil data berdasarkan nilai atau record yang sama dan validasi data dalam Microsoft Excel beserta FAQ dan video tutorial yang dapat membantu Anda dalam memahami pengolahan data di Excel dengan lebih mudah dan praktis. Semoga bermanfaat.
