Dalam dunia kerja, seringkali kita dihadapkan pada tugas untuk menginput data. Hal ini bisa terjadi baik di kantor, di sekolah, atau di rumah. Tugas menginput data ini biasanya memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak, terutama jika datanya cukup banyak. Oleh karena itu, kali ini kami akan membagikan cara-cara cepat untuk menginput data, baik itu melalui software maupun secara manual.
Cara Cepat Input Data di Software Excel
1. Gunakan fitur Autocomplete
Fitur ini akan sangat membantu Anda menginput data yang sama setiap kali Anda mengisi suatu kolom. Cukup dengan mengetikkan huruf pertama dari data yang ingin Anda masukkan, maka sisa datanya akan secara otomatis muncul. Misalnya, jika Anda ingin menginput data “Jakarta” di setiap baris pada kolom “Kota”, cukup ketikkan huruf “J” pada baris pertama, dan pilih “Jakarta” ketika opsi datanya muncul. Untuk baris selanjutnya, cukup ketikkan huruf “J” lagi, dan “Jakarta” akan muncul di opsi data.
2. Gunakan “Fill Handle”
Fitur “Fill Handle” pada Excel memungkinkan Anda untuk mengisi data pada kolom atau baris tertentu dengan cepat. Caranya cukup mudah, yaitu klik kanan pada data pertama, kemudian tarik garis yang dihasilkan ke bawah atau ke samping, sesuai dengan data yang ingin Anda isi. Excel akan secara otomatis mengisi data pada baris atau kolom yang diinginkan.
3. Gunakan “Data Validation”
Fitur “Data Validation” memungkinkan Anda untuk menentukan batasan nilai yang bisa dimasukkan ke dalam suatu kolom. Misalnya, jika Anda ingin menginput data tanggal, Anda bisa menggunakan “Data Validation” untuk memastikan bahwa nilai yang dimasukkan benar-benar berupa tanggal. Cara penggunaannya pun cukup mudah, yaitu dengan mengklik pada kolom yang ingin Anda validasi, kemudian masuk ke menu “Data” dan pilih “Data Validation”. Lalu, tentukan batasannya seperti yang diinginkan.
4. Gunakan “Keyboard Shortcut”
Fitur shortcut keyboard pada Excel akan sangat membantu Anda dalam menginput data dengan cepat. Beberapa shortcut yang bisa Anda gunakan antara lain:
– “Ctrl” + “C” untuk menyalin data
– “Ctrl” + “V” untuk menempelkan data
– “Ctrl” + “Z” untuk mengembalikan data yang telah dihapus
– “Ctrl” + “A” untuk memilih seluruh data pada worksheet
Cara Cepat Input Data Secara Manual
1. Gunakan Teks Pintar
Teks pintar adalah gabungan antara teks dan angka yang seringkali digunakan dalam pengisian dokumen secara manual. Misalnya, pada dokumen berisi daftar nama mahasiswa dan nilai ujian, Anda bisa menggunakan “NRP0001” sebagai kode untuk mahasiswa tersebut dan menuliskan “80” pada sel yang sesuai dengan nama mahasiswa tersebut. Dengan menggunakan teks pintar, Anda bisa mengisi sel yang sama dengan cepat dan menghindari kesalahan penulisan.
2. Gunakan “Copy Paste”
Fitur “Copy Paste” juga bisa Anda gunakan untuk menginput data secara manual dengan cepat. Caranya cukup mudah, yaitu dengan menyalin data pada dokumen lain atau pada sel yang sudah diisi sebelumnya, lalu menempelkan data tersebut pada posisi yang diinginkan. Pastikan untuk memilih seluruh data yang ingin Anda salin atau tempelkan agar hasilnya lebih akurat.
3. Gunakan “Keyboard Shortcut”
Seperti pada Excel, pada pengisian dokumen secara manual pun ada beberapa shortcut yang bisa Anda gunakan untuk meningkatkan kecepatan pengisian. Beberapa shortcut yang bisa digunakan antara lain:
– “Ctrl” + “C” untuk menyalin data
– “Ctrl” + “V” untuk menempelkan data
– “Ctrl” + “Z” untuk mengembalikan data yang telah dihapus
– “Ctrl” + “A” untuk memilih seluruh data pada dokumen
FAQs
Q: Apakah metode input data di software Excel lebih cepat dibandingkan secara manual?
A: Ya, penginputan data di software Excel biasanya lebih cepat dibandingkan secara manual. Selain itu, Excel juga memiliki banyak fitur yang memudahkan pengguna untuk mengatur dan memanipulasi datanya, seperti fitur Autocomplete dan “Fill Handle”. Namun, cara penginputan manual juga masih diperlukan dalam beberapa situasi, terutama jika datanya tidak terlalu banyak.
Q: Bagaimana cara menggunakan fitur “Autocomplete” pada Excel?
A: Untuk menggunakan fitur “Autocomplete” pada Excel, cukup ketikkan huruf pertama dari data yang ingin Anda masukkan pada kolom tertentu. Jika Excel telah mengenali huruf tersebut, maka opsi data yang cocok akan muncul. Pilihlah data yang sesuai dari opsi tersebut untuk mengisi kolom yang diinginkan. Fitur “Autocomplete” biasanya akan memudahkan pengguna dalam mengisi kolom yang memiliki data yang sama setiap kali pengisian.
Video tutorial cara cepat input nilai e-raport v.2.2 di Youtube.
Video tutorial cara cepat input data dengan form di Excel.
