Memasuki era digital seperti saat ini, banyak sekali cara untuk menyederhanakan aktivitas yang biasanya memakan waktu dan tenaga. Salah satunya adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Salah satu aplikasi office yang sudah sangat familiar bagi kehidupan sehari-hari terutama dalam pembuatan rekapitulasi dan juga absensi. Meskipun pada dasarnya Excel dikembangkan sebagai aplikasi spreadsheet untuk memudahkan pengguna dalam menulis formula dan mencetak tabel yang terdiri dari angka-angka, namun bisa juga digunakan dalam kegiatan yang berkaitan dengan pembuatan absensi.
Contoh Data Absensi Siswa
Sebelum melakukan pencatataan data absensi, pastinya kita harus memiliki data siswa yaitu Nama, Kelas, dan Nomor Absen. Adapun format data siswa bisa dibuat dalam bentuk tabel pada microsoft excel.
| No | Nama | Kelas | Nomor Absen |
|---|---|---|---|
| 1 | Adi | A | 1 |
| 2 | Budi | A | 2 |
| 3 | Cici | A | 3 |
| 4 | Dia | B | 1 |
| 5 | Eka | B | 2 |
Membuat Rekap Absensi Siswa
Nah, setelah kita memiliki data siswa, maka selanjutnya kita bisa membuat rekap absensi siswa pada microsoft excel dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pada kolom A, tuliskan tanggal absensi dengan format dd/mm/yyyy
- Pada kolom B, tuliskan Nama siswa
- Pada kolom C, tuliskan kelas siswa
- Pada kolom D, tuliskan Nomor Absen siswa
- Pada kolom E, tuliskan status kehadiran siswa (hadir, izin, sakit atau alpha)
Berikut adalah contoh data absensi siswa yang sudah diisi:
| Tanggal | Nama | Kelas | Nomor Absen | Status Kehadiran |
|---|---|---|---|---|
| 01/01/2021 | Adi | A | 1 | Hadir |
| 01/01/2021 | Budi | A | 2 | Hadir |
| 01/01/2021 | Cici | A | 3 | Hadir |
| 02/01/2021 | Adi | A | 1 | Hadir |
| 02/01/2021 | Budi | A | 2 | Hadir |
| 02/01/2021 | Cici | A | 3 | Izin |
| 03/01/2021 | Adi | A | 1 | Sakit |
| 03/01/2021 | Budi | A | 2 | Alpha |
| 03/01/2021 | Cici | A | 3 | Hadir |
| 04/01/2021 | Dia | B | 1 | Hadir |
| 04/01/2021 | Eka | B | 2 | Hadir |
| 05/01/2021 | Dia | B | 1 | Izin |
| 05/01/2021 | Eka | B | 2 | Sakit |
Setelah semua data absensi siswa telah terisi, maka kita bisa membuat rekap absensi siswa. Caranya adalah dengan menampilkan Jumlah Kehadiran, Jumlah Izin, Jumlah Sakit, Jumlah Alpha, serta persentase kehadiran setiap siswa dalam bentuk chart untuk mempermudah pemahaman data.
Berikut adalah cara membuatnya:
- Pada kolom S, tuliskan formula (countif) untuk menghitung jumlah siswa yang hadir pada kolom E
- Pada kolom T, tuliskan formula (countif) untuk menghitung jumlah siswa yang izin pada kolom E
- Pada kolom U, tuliskan formula (countif) untuk menghitung jumlah siswa yang sakit pada kolom E
- Pada kolom V, tuliskan formula (countif) untuk menghitung jumlah siswa yang alpha pada kolom E
- Pada kolom W, tuliskan formula untuk menghitung jumlah total absensi pada kolom E
- Pada kolom X, tuliskan formula untuk menghitung persentase kehadiran setiap siswa (jumlah hadir / jumlah total absensi x 100)
- Setelah rumus terisi, seleksi kolom S-X dan klik insert -> chart -> pilih chart yang sesuai
Selanjutnya kamu bisa mengatur chart yang tadi dibuat sesuai keinginan.
Membuat Absensi Otomatis di Excel 2010
Jika sebelumnya kita membuat absensi secara manual, maka kali ini kita akan membahas tentang cara membuat absensi secara otomatis di Excel 2010. Berikut adalah caranya:
- Buat data siswa seperti pada langkah sebelumnya
- Di kolom A, tuliskan tanggal absensi dengan format dd/mm/yyyy pada sel A2
- Lalu, pada pembatasan data, masukkan nama siswa dan kelas di kolom A dan B, kemudian set data validated by list dengan isi range nama siswa dan kelas
- Pada kolom C, tuliskan nomor absen siswa pada sel C2, kemudian pada pembatasan data set range dengan nomor absen siswa
- Pada kolom D, tuliskan status kehadiran siswa dengan memilih list hadir, izin, sakit atau alpha pada data validation rule
- Pada kolom E, tuliskan formula untuk menggabungkan tanggal absensi pada kolom A dengan nama siswa pada kolom B, nomor absen pada kolom C, dan status kehadiran pada kolom D
- Setelah rumus terisi, kita bisa mengclick sel E2 dan men-drag mouse ke sel terakhir pada kolom E untuk men-copy rumus tersebut agar hasilnya mengikuti selama seminggu
FAQ
1. Bisa gak sih membuat absensi di Excel dengan menggunakan barcode scanner?
Bisa banget! Kamu hanya perlu membuat format barcode pada kolom nomor absen kemudian menggunakan scanner untuk membacanya. Dengan begitu, kamu bisa mempercepat pencatatan absensi.
2. Bagaimana cara membuat laporan absensi dengan menggunakan Excel?
Caranya hampir sama dengan membuat rekap absensi siswa, hanya saja kita menambahkan kolom-kolom lain seperti rata-rata kehadiran siswa, persentase kehadiran kelas, dan lainnya. Kemudian kolom tersebut di-chart sehingga hasilnya lebih mudah diinterpretasikan. Selain itu, kamu juga bisa menambahkan grafik atau tabel yang mendukung pemaparan data absensi siswa.
Itulah ulasan tentang cara membuat absensi siswa dengan menggunakan Microsoft Excel. Semoga bermanfaat!
