Ada banyak cara untuk mengelola data di excel, namun salah satu hal yang paling penting untuk diperhatikan adalah menghindari data ganda atau duplikat. Dalam tutorial ini kita akan menjelaskan cara untuk mengecek dan menghapus data ganda di excel menggunakan beberapa teknik yang berbeda.
Pertama-tama, kita perlu menyadari bahwa data ganda muncul ketika ada lebih dari satu entri yang memiliki nilai yang sama di kolom tertentu. Ini dapat terjadi dengan berbagai cara, seperti copy-pasting kesalahan atau memperkenalkan data ganda dari sumber eksternal. Berikut adalah beberapa teknik untuk mengecek dan menghapus data ganda di excel:
1. Penghapusan Data Ganda Dalam Kolom Tertentu
Prosedur pertama yang dapat kita gunakan adalah menggunakan fitur “Remove Duplicates” atau hapus data ganda di excel. Ini dapat digunakan untuk menghapus data ganda dari kolom tertentu tanpa mempengaruhi data lain dalam lembar kerja. Untuk melakukan ini, buka lembar kerja yang ingin Anda periksa dan ikuti langkah-langkah berikut:
a. Pilih kolom atau kolom yang ingin Anda periksa untuk data ganda.
b. Klik pada tab “Data” di bagian atas layar dan kemudian klik pada tombol “Remove Duplicates” yang terletak di sebelah kanan bagian atas.
c. Anda kemudian akan menerima kotak dialog pop-up yang meminta Anda untuk memilih kolom tertentu yang ingin Anda periksa untuk data ganda. Pilih kolom yang sesuai dan klik “OK”.
d. Setelah itu, Anda akan melihat kotak dialog yang memperingatkan Anda bahwa data ganda akan dihapus. Klik “OK” dan data ganda akan dihapus dari kolom yang dipilih.
2. Mengecek Data Ganda Dalam Seluruh Lembar Kerja
Selain itu, Anda juga dapat menggunakan fitur “Conditional Formatting” or pemberian warna excel untuk mengecek data ganda di seluruh lembar kerja. Ini memungkinkan Anda untuk menemukan entri yang mengandung nilai yang sama dalam seluruh lembar kerja dan kemudian mengambil tindakan pada mereka. Caranya adalah sebagai berikut:
a. Klik pada seluruh lembar kerja yang Anda ingin periksa untuk data ganda.
b. Pengaturan ini kemudian harus membuka menu ulasan di bagian atas layar.
c. Pilih “Conditional Formatting” dan kemudian klik pada “Highlight Cell Rules” di bawah submenu.
d. Klik pada “Duplicate Values” dan kemudian Anda akan melihat kotak dialog yang meminta Anda untuk memilih warna yang ingin Anda berikan ke baris yang mengandung data ganda.
e. Pilih warna yang sesuai dan klik “OK” untuk menyelesaikan proses. Setiap baris yang mengandung data ganda akan diwarnai dengan warna yang telah Anda tentukan.
3. Menghapus Baris yang Mengandung Data Ganda
Langkah terakhir adalah menghapus baris yang mengandung data ganda. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan rumus COUNTIF atau IF statement pada excel. Rumus ini akan menghitung jumlah entri yang memiliki nilai yang sama di dalam lembar kerja dan kemudian memperlihatkan bahwa entri yang sama tersebut harus dihapus menggunakan statement IF. Ini adalah langkah-langkahnya:
a. Ketik rumus berikut di sel pada kolom tambahan: =COUNTIF(A:A,A1)>1.
b. Rumus ini memeriksa nomor entri tertentu untuk melihat apakah nilai kolomnya muncul lebih dari satu kali di lembar kerja. Jika ya, maka rumus akan menghasilkan nilai “True”, jika tidak, maka akan menghasilkan nilai “False”.
c. Kemudian, filter nilai “True” pada kolom tambahan untuk menunjukkan entri yang mengandung data ganda.
d. Klik pada baris yang ingin Anda hapus, dan kemudian tekan tombol delete pada keyboard Anda. Baris tersebut harus dihapus dengan mudah dari lembar kerja.
Sebagai tambahan, ada beberapa cara lain untuk menemukan dan menghapus data ganda di excel, seperti menggunakan Tabel Pivot, Proses Data, atau VLookup. Namun, tiga teknik yang sudah dijelaskan diatas sudah cukup populer dan mudah digunakan.
FAQ
Q1: Bagaimana saya bisa identifikasi bahwa data dalam lembar kerja akan ditiadakan jika terjadi duplikasi?
J1: Ada beberapa cara, salah satunya adalah dengan menggunakan “Conditional Formatting” atau pemberian warna excel, warna akan muncul pada baris yang memuat data duplikat.
Q2: Apakah data yang akan dihapus merupakan data yang pertama kali muncul atau data yang terakhir kali muncul?
J2: Terkadang, data yang kurang penting adalah duplikat, maka data yang harus dihapus adalah data yang terakhir muncul. Sedangkan untuk beberapa kasus, misalnya data penjualan, data yang muncul pertama kali justru yang harus dihapus.
