Pada era digital saat ini, penggunaan software pengolah data seperti Microsoft Excel sangatlah penting. Excel ini adalah software buatan Microsoft yang banyak digunakan oleh banyak orang baik itu untuk kantor, mahasiswa, atau bahkan pebisnis kecil menengah. Excel sendiri digunakan untuk memasukkan data, mengolah data, membuat grafik, membuat tabel serta berbagai macam analisis data lainnya. Pada artikel ini, kami akan memberikan tips tentang cara membuat database di Excel dengan mudah dan cepat.
Cara Membuat Database di Excel dengan Mudah dan Cepat
Untuk membuat database di Excel, dibutuhkan beberapa langkah seperti berikut:
1. Mengaktifkan Spreadsheet Excel
Untuk pertama kali, kita perlu membuka software Excel terlebih dahulu. Setelah terbuka, akan muncul sebuah spreadsheet kosong yang bernama “Sheet 1”. Sheet 1 ini adalah sheet awal dari software Excel, dan setiap satu file Excel dapat terdapat beberapa sheet. Setiap sheet diberi nama dengan karakteristik data yang ditampilkan dan ia berguna untuk membagi data. Ketika kita memiliki beberapa jenis data dalam satu file, maka pembagian ini berguna untuk menghindari kebingungan pada saat memeriksa data. Sebagai contoh, dalam satu file Excel, kita dapat menjumpai sheet Penghasilan, sheet Stock, sheet Bahan Bakar dan sebagainya.
2. Membuat Tabel Data
Pada saat sheet telah aktif terbuka, kita bisa membuat tabel data. Sebagai contoh, kita akan membuat tabel data dengan judul “Daftar Gaji Karyawan”. Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih cell kosong yang bertumpu pada baris ke-1 dan kolom ke-2 di spreadsheet. Pada contoh ini adalah cell B1.
- Ketik Judul “Daftar Gaji Karyawan” pada cell tersebut, kemudian tekan tombol Enter pada keyboard.
- Buatlah tabel data seperti berikut:
3. Menambahkan Data pada Tabel
Setelah tabel data dibuat, kita dapat mengisi nilai pada kolom-kolomnya. Berikut cara untuk mengisi nilai pada tabel data kita:
- Sesuaikan data dengan keterangan yang ada pada tabel data tersebut. Sebagai contoh, pada kolom A, kita mengisinya dengan nomor urut karyawan. Pada kolom B, kita mengisinya dengan Nama Karyawan, kemudian pada kolom C dan D diisi dengan Gaji Pokok dan Tunjangan Karyawan.
- Untuk mengisikan jabatan karyawan, kita dapat menggunakan list pada menu Data Validation. Langkah-langkahnya adalah:
- Pilih kolom Jabatan, kemudian klik Klik Data Validation pada ribbon Home.
- Pilih List pada Allow kemudian ketikkan daftar jabatan karyawan pada Source dan jangan lupa untuk menambahkan simbol titik koma (;) agar daftar jabatan muncul sebagai opsional dalam dropdown list.
- Klik OK.
4. Menambahkan Formulasi Total Gaji, Potongan Gaji dan Total Bersih
Setelah tabel data diisi, kita juga perlu menambahkan formulasi total gaji, potongan gaji, dan total bersih pada spreadsheet Excel. Untuk menambahkan formulasi tersebut, berikut langkah-langkahnya:
- Pilih cell kosong pada bagian paling bawah tabel, pada contoh ini itu adalah cell B6, selanjutnya klik pada menu Formula Bar pada bagian atas sheet Excel, kemudian ketikkan formula: =SUM(C2:C5) untuk kolom gaji, =SUM(D2:D5) untuk kolom tunjangan, =SUM(E2:E5) untuk kolom Total Gaji, dan =SUM(F2:F5) untuk kolom potongan gaji.
- Untuk kolom Total Bersih, ketikkan formula =SUM(E6-F6).
5. Mengubah Warna Tabel
Agar tampilan tabel lebih menarik, kita juga dapat mengganti warna dari background pada tabel tersebut. Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih seluruh tabel data. Cara cepatnya adalah dengan menggunakan shortcut keyboard, misalnya Ctrl + A atau sejenisnya.
- Pilih Font pada ribbon Home. Kita dapat memilih ukuran, jenis font dan warna pada ribbon ini.
- Klik Fill pada ribbon Home. Lalu kita dapat memilih warna latar belakang sesuai dengan keinginan kita.
Selain cara di atas, tentunya masih banyak cara lain untuk mengubah tampilan tabel. Jadi, tetap eksplorasi fitur-fitur lainnya dalam Excel.
Contoh Flowchart dalam Microsoft Word
Membuat flowcharting atau diagram alur dapat menghemat waktu dalam memvisualisasikan suatu proses. Microsoft Word memiliki fitur yang disebut SmartArt yang berguna untuk membuat bagan dan diagram. SmartArt dapat digunakan untuk membuat diagram alur dan bagan organisasional yang terstruktur. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat flowchart di Microsoft Word:
- Daftar semua tahapan atau alur yang ingin ditampilkan pada diagram.
- Buka Microsoft Word.
- Pilih Insert dari ribbon di bagian atas jendela Microsoft Word.
- Pilih opsi Bagan pada menu drop-down dan pilih opsi SmartArt.
- Setelah itu, pilih jenis diagram yang diinginkan pada kotak SmartArt yang muncul. Flowchart dapat ditemukan di kategori “Proses”.
- Masukkan teks pada sel yang sesuai pada diagram untuk menjelaskan setiap bagian.
Setelah membuat flowchart di Microsoft Word, kita dapat menyimpannya sebagai gambar untuk dimasukkan ke dalam Excel. Caranya dengan melakukan klik kanan pada flowchart, dan klik Copy.
FAQ
1. Bagaimana cara mengedit data pada tabel Excel?
Untuk mengedit data pada tabel Excel, kita dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Pilih sel data yang ingin diubah.
- Klik dan tahan mouse di sel data tersebut, kemudian ubah data yang ingin diubah.
- Tekan Enter atau klik sel pada tempat lain pada sheet untuk menyelesaikan pengeditan.
2. Apa kegunaan dari Data Validation dalam Excel?
Data Validation adalah fitur dalam Excel yang berguna untuk membatasi tipe data dan nilai yang diizinkan pada input data pada sel tertentu. Dalam aplikasi bisnis, validasi data penting untuk meminimalkan risiko kesalahan pada data dan meningkatkan efisiensi proses dalam perusahaan.
Video Tutorial: Membuat dan Modifikasi Tabel di Microsoft Excel
Berikut adalah video tutorial untuk membuat dan memodifikasi tabel di Microsoft Excel:
