Invoice atau tagihan merupakan salah satu hal yang sangat penting dalam berbisnis. Kita dapat mengirimkan tagihan kepada pelanggan untuk produk atau jasa yang telah diberikan. Dalam membuat invoice, terdapat beberapa komponen penting yang harus diperhatikan seperti yang akan dijelaskan berikut ini :(1)
Gambar 1 – Ini 7 Komponen Penting dari Invoice Tagihan
1. Nama dan alamat pelanggan
Di bagian ini, kita harus memasukkan nama dan alamat lengkap pelanggan ke dalam invoice. Hal ini bertujuan agar pelanggan dapat mengenali tagihan yang mereka terima, serta dapat dihubungi jika terdapat kesalahan atau permasalahan dalam tagihan.
2. Nama dan alamat pengirim
Selain memasukkan nama dan alamat pelanggan, kita juga harus memasukkan informasi mengenai nama dan alamat pengirim tagihan. Hal ini sebagai tanda bahwa tagihan tersebut benar-benar berasal dari perusahaan atau usaha kita sendiri.
3. Nomor Invoice
Nomor invoice harus diberikan pada setiap tagihan yang kita kirimkan. Nomor invoice biasanya mengandung informasi seperti tanggal dan bulan penagihan. Nomor invoice ini berguna sebagai tanda bahwa tagihan tersebut sudah dikeluarkan oleh perusahaan atau usaha kita.
4. Deskripsi produk atau jasa yang diberikan
Kita juga harus memberikan deskripsi produk atau jasa yang diberikan pada tagihan. Hal ini berguna sebagai pengingat bagi pelanggan mengenai produk atau jasa apa yang telah diberikan oleh perusahaan atau usaha kita.
5. Harga produk atau jasa
Selain deskripsi produk atau jasa, harga produk atau jasa juga harus diberikan pada tagihan. Harga ini harus sesuai dengan harga yang tercantum pada daftar harga atau kesepakatan harga sebelumnya dengan pelanggan.
6. Total Biaya
Total biaya harus dicantumkan pada invoice. Total biaya ini harus sesuai dengan harga produk atau jasa yang diberikan dengan ditambahkan biaya-biaya lainnya yang terkait dengan produk atau jasa tersebut.
7. Tanggal jatuh tempo
Tanggal jatuh tempo harus diberikan pada invoice. Hal ini sebagai batas waktu pembayaran dari tagihan yang kita kirimkan. Dengan memberikan tanggal jatuh tempo, pelanggan dapat mengetahui kapan mereka harus membayar tagihan tersebut.
Gambar 2 – Contoh Invoice Penagihan Jasa Produk Excel dan Cara Buat
Membuat invoice yang baik dan benar sangatlah penting untuk memastikan pembayaran dari pelanggan kita tepat waktu dan menghindari kesalahan dalam administrasi finances (2). Selain itu, dengan adanya invoice, kita juga dapat memperoleh bukti pembayaran yang jelas, serta menghindari adanya konflik dengan pelanggan.
Salah satu cara yang mudah dan efektif dalam membuat invoice adalah menggunakan Microsoft Excel. Dengan menggunakan Microsoft Excel, kita dapat dengan mudah membuat invoice secara rapi dan terstruktur. Berikut ini adalah cara membuat invoice menggunakan Microsoft Excel :
1. Buka Microsoft Excel dan pilih lembar kerja kosong.
Pertama, kita perlu membuka program Microsoft Excel dan memilih lembar kerja kosong agar dapat membuat invoice pada lembar kerja tersebut.
2. Buat baris judul dan sub-judul pada bagian atas lembar kerja.
Di bagian atas lembar kerja, kita perlu membuat baris judul dan sub-judul. Judul pada baris pertama biasanya berisi nama perusahaan kita sedangkan sub-judul pada baris kedua biasanya berisi informasi mengenai tagihan tersebut, seperti nomor invoice dan tanggal tagihan.
3. Buat tabel pada bagian body lembar kerja.
Setelah judul dan sub-judul, kita perlu membuat tabel pada bagian body lembar kerja. Tabel tersebut berisi informasi mengenai produk atau jasa yang diberikan, harga, jumlah, dan total biaya. Tabel ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan kita.
4. Tambahkan data pada tabel.
Setelah tabel, kita perlu menambahkan data pada tabel tersebut. Data tersebut berisi informasi mengenai produk atau jasa yang diberikan, harga, jumlah, dan total biaya. Data dapat ditambahkan dengan mengetikkan langsung pada tabel atau dengan menyalin dari data yang telah tersedia.
5. Tambahkan logo perusahaan pada bagian bawah lembar kerja.
Terakhir, kita perlu menambahkan logo perusahaan pada bagian bawah lembar kerja. Hal ini sebagai tanda bahwa tagihan tersebut berasal dari perusahaan kita. Logo dapat ditambahkan dengan memasukkan gambar logo pada lembar kerja dan menyesuaikan ukurannya.
Gambar 3 – Cara Membuat Invoice Dengan Microsoft Excel Secara Mudah
Buat kamu yang ingin membuat invoice dengan Microsoft Excel, tapi merasa bingung dan kesulitan, kamu dapat menyimak video berikut ini. Video ini akan memberikan panduan dan tutorial lengkap mengenai cara membuat invoice menggunakan Microsoft Excel secara mudah dan praktis (5). Jangan khawatir jika kamu belum pernah menggunakan Microsoft Excel sebelumnya, video ini akan menjelaskan secara detail dan dilengkapi dengan panduan visual.
FAQ
1. Apa saja komponen penting dalam invoice?
Jawab: Ada 7 komponen penting dalam invoice yaitu nama dan alamat pelanggan, nama dan alamat pengirim, nomor invoice, deskripsi produk atau jasa yang diberikan, harga produk atau jasa, total biaya, dan tanggal jatuh tempo (1).
2. Mengapa penting untuk membuat invoice?
Jawab: Membuat invoice sangatlah penting untuk memastikan pembayaran dari pelanggan kita tepat waktu dan menghindari kesalahan dalam administrasi finances (2). Selain itu, dengan adanya invoice, kita juga dapat memperoleh bukti pembayaran yang jelas, serta menghindari adanya konflik dengan pelanggan.
