Apakah Anda mencari cara baru untuk memantau proyek Anda? Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan membuat Gantt Chart. Dalam artikel ini, kami akan memberikan langkah-langkah untuk membuat Gantt Chart di Microsoft Excel, serta memberikan informasi tentang alat alternatif dan bagaimana menggunakan Gantt Chart untuk melakukan manajemen proyek dalam organisasi Anda.
Cara Membuat Gantt Chart di Microsoft Excel
Langkah-langkah berikut akan membantu Anda membuat Gantt Chart di Microsoft Excel. Semua panduan ini didasarkan pada Microsoft Excel versi 2016, namun juga berlaku untuk versi yang lebih lama.
- Buka Microsoft Excel dan buat lembar kerja baru.
- Buat kolom baru, tetapi jangan tulis teks apa pun pada kolom tersebut. Kolom ini akan digunakan untuk menentukan waktu.
- Di kolom pertama, tulis tugas atau pekerjaan yang perlu dikerjakan dalam proyek Anda.
- Di kolom kedua, masukkan tanggal mulai untuk setiap tugas. Anda juga dapat menambahkan waktu mulainya jika diperlukan.
- Di kolom ketiga, masukkan durasi setiap tugas dalam format hari. Pastikan untuk menggunakan angka tanpa tanda kutip.
- Jika Anda ingin menambahkan tugas baru, cukup menambahkan baris baru dan mengikuti langkah 3 hingga 5. Cobalah untuk menghindari membuat Gantt Chart dengan terlalu banyak pekerjaan atau tugas, karena hal ini dapat membuatnya sulit untuk dibaca.
- Setelah semua tugas telah dimasukkan, pilih seluruh kolom dengan tugas, tanggal, dan durasi, lalu klik Insert pada menu dan pilih Bar Chart. Kemudian pilih Gantt Chart dari menu drop-down.
- Gantt Chart Anda sekarang sudah jadi! Anda dapat mengubah format dan tampilan sesuai keinginan untuk memudahkan pembacaan.
Alat Alternatif untuk Membuat Gantt Chart
Jika Anda tidak terbiasa menggunakan Microsoft Excel atau ingin mencari alternatif untuk membuat Gantt Chart, ada beberapa alat alternatif yang dapat membantu Anda dalam membuat Gantt Chart dengan mudah.
1. Zoho Projects
Salah satu alat terbaik untuk membuat Gantt Chart adalah Zoho Projects. Alat ini membantu dalam pengelolaan proyek, termasuk perencanaan, manajemen waktu, dan analisis keuangan. Zoho Projects juga menyediakan grafik Gantt dengan lebih banyak fitur dan kemampuan lebih dari pada Microsoft Excel.
Untuk menggunakan Zoho Projects, pertama-tama buat proyek baru di dasbor Anda. Kemudian tambahkan tugas dan set waktu untuk setiap tugas. Setelah semua tugas telah dimasukkan, buat grafik Gantt dengan menjelajahi bagian di sebelah kiri layar Anda.
2. Toggl Plan
Toggl Plan adalah alat yang intuitif untuk membuat dan berbagi grafik Gantt. Alat ini menyediakan penataan khusus dan tampilan yang mudah dibaca dan dimengerti oleh banyak orang. Selain itu, Toggl Plan juga memungkinkan Anda untuk mengundang anggota tim dan delegasi tugas dalam proyek terkait.
Untuk menggunakan Toggl Plan, buat proyek baru dan tambahkan tugas dan waktu untuk setiap tugas. Anda dapat menambahkan pengingat, menyimpan hari libur, dan melacak kemajuan secara real-time.
Manfaat Memiliki Gantt Chart
Untuk memaksimalkan manfaat dari Gantt Chart, itu sebaiknya digunakan dengan cara yang tepat. Berikut adalah beberapa keuntungan yang akan Anda miliki setelah membuat Gantt Chart dalam proyek Anda:
- Menyusun jadwal: Dengan membuat Gantt Chart, Anda dapat dengan mudah mengatur dan menjadwalkan proyek Anda sehingga waktu dan sumber daya termanfaatkan dengan efektif dan efisien.
- Menyederhanakan komunikasi: Sebagian besar Gantt Chart dapat dibaca dan dipahami oleh banyak orang. Dengan begitu, informasi dapat disampaikan secara lebih mudah. Terutama jika menggunakan tabel Gantt Chart yang jelas dan mudah dibaca oleh semua orang terkait.
- Mengetahui batas waktu dan sumber daya: Dengan membuat Gantt Chart, Anda selalu dapat memastikan bahwa jadwal Anda realistis dan tidak membebani sumber daya secara berlebihan.
- Memantau kemajuan: Dengan Gantt Chart, Anda dapat melihat kemajuan setiap tugas Anda dalam proyek secara real-time. Dengan begitu, Anda dapat menentukan apakah jadwal tertinggal, atau jika ada masalah lain yang menyebabkan sumber daya terbuang.
FAQs
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sering diajukan tentang Gantt Chart:
1. Mengapa saya harus menggunakan Gantt Chart?
Gantt Chart memudahkan pengelolaan proyek dan jadwal, serta memantau kemajuan, dimana proyek dapat dihadapi secara sistematis, sehingga dapat menghemat waktu dan sumber daya Anda.
2. Apa yang harus saya lakukan jika jadwal proyek terganggu?
Jika jadwal proyek terganggu, Anda harus segera mengidentifikasi masalahnya dan mengambil tindakan yang tepat. Setelah Anda mengetahui apa yang salah atau dibutuhkan, dan Anda harus menentukan jadwal ulang. Jadwal ulang bekerja seperti jadwal awal, namun berisi tugas yang masih harus dilakukan perlu ditingkatkan dan mempertimbangkan kendala yang terjadi.
Video Tutorial: Cara Membuat Gantt Chart di Microsoft Excel
Berikut adalah video yang menunjukkan cara membuat Gantt Chart di Microsoft Excel:
Anda sekarang sudah mengetahui cara membuat Gantt Chart di Microsoft Excel, alat alternatif yang dapat digunakan untuk membuat Gantt Chart, keuntungan yang didapatkan dengan menggunakan Gantt Chart dalam pengelolaan proyek, dan informasi apapun mengenai Gantt Chart. Dengan menggunakan Gantt Chart, Anda dapat mempersiapkan proyek dengan lebih baik dan mendapatkan hasil yang lebih efektif dan efisien.
