Membuat Drop Down Di Excel

Excel adalah salah satu aplikasi yang paling populer digunakan untuk membuat dan mengelola data secara efisien. Ada banyak fitur yang dapat Anda gunakan dalam Excel, salah satunya adalah drop down list. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara membuat drop down list di Excel dan mengapa fitur ini sangat berguna untuk menghemat waktu Anda saat bekerja di Excel.

Baca Cepat show

Cara Membuat Drop Down List di Excel

Drop down list adalah cara yang efisien untuk memasukkan data yang sama ke dalam sel terkait. Anda dapat membuat daftar pilihan untuk memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan yang diinginkan. Berikut adalah cara membuat drop down list di Excel.

Pertama, buat daftar item atau opsi yang ingin Anda tampilkan dalam drop down list. Item-item ini akan memungkinkan pengguna untuk memilih opsi yang diinginkan dari daftar tersebut. Untuk melakukan ini, buat daftar item di kolom yang berbeda di spreadsheet Anda.
Pindah ke sel di mana Anda ingin menambahkan drop down list. Pastikan sel yang Anda pilih kosong atau data di sel tersebut telah dihapus terlebih dahulu. Pilih sel dan buka tab “Data”. Di sana, Anda akan melihat tiga ikon penting: Validation, Sort & Filter, dan Data Tools.
Pilih “Data Validation” untuk membuka jendela dialog untuk konfigurasi validasi data.
Pada jendela “Data Validation”, pergilah ke tab “Settings” dan pilih “List” dari bagian “Allow:”. Kemudian, dalam kotak “Source”, ketik sel daftar item atau opsi yang telah Anda buat sebelumnya.
Klik “OK” untuk menyimpan pengaturan dan menutup jendela dialog. Sekarang, ketika Anda mengklik sel, opsi yang Anda tentukan dalam daftar akan muncul dalam drop down list.

Mengapa Drop Down List Sangat Berguna?

Drop down list sangat berguna karena dapat menghemat waktu dan meningkatkan akurasi data Anda. Berikut adalah beberapa alasan mengapa drop down list sangat berguna:

Meningkatkan Akurasi Data: Drop down list memastikan bahwa data yang dimasukkan ke dalam sel di spreadsheet Anda sesuai dengan item atau opsi yang telah Anda sediakan. Ini membantu mengurangi kesalahan manusia dan meningkatkan akurasi data.
Menghemat Waktu: Dengan menggunakan drop down list, pengguna dapat memasukkan data dengan lebih cepat. Mereka tidak perlu mengetik data yang sama berulang-ulang, sehingga drop down list dapat membantu menghemat waktu dan mempercepat proses penginputan data.
Memudahkan Pemeliharaan: Ketika menggunakan drop down list, jika Anda perlu menambahkan atau menghapus item atau opsi, Anda hanya perlu menambahkan atau menghapus data di bagian daftar item. Ini jauh lebih mudah daripada harus mengedit setiap sel secara individual.

Berbagai Cara untuk Membuat Drop Down List

Ada beberapa cara yang dapat Anda gunakan untuk membuat drop down list di Excel.

Cara 1: Menggunakan Validasi Data

Cara pertama adalah dengan menggunakan fitur “Data Validation” Excel. Ini adalah cara yang mudah untuk membuat drop down list tanpa perlu memformat ulang cell atau menggunakan rumus. Berikut adalah langkah-langkahnya:

Buat daftar pilihan yang ingin Anda tampilkan dalam drop down list di spreadsheet Anda.
Pilih sel tempat Anda ingin menambahkan drop down list.
Pergi ke tab “Data” dan klik “Data Validation”.
Pada jendela “Data Validation”, pastikan “List” dipilih dari bagian “Allow”.
Ketik rentang sel yang berisi daftar pilihan untuk bagian “Source”.
Klik “OK” untuk menyimpan pengaturan.
Sel sekarang akan menampilkan drop down list yang berisi daftar pilihan yang telah Anda tentukan.

Cara 2: Menggunakan Fungsi OFFSET dan COUNTA

Cara kedua adalah dengan menggunakan rumus OFFSET dan COUNTA Excel. Ini memungkinkan Anda untuk membuat drop down list yang lebih dinamis dan dapat diperbarui secara otomatis saat Anda menambahkan atau menghapus item dari daftar pilihan. Berikut adalah langkah-langkahnya:

Buat daftar pilihan di spreadsheet Anda.
Tentukan rentang sel untuk daftar pilihan. Misalnya, jika daftar pilihan Anda berada di sel A2 hingga A6, pilih sel B2.
Ketik rumus berikut di sel B2: =OFFSET(A1,1,0,COUNTA(A:A)-1,1).
Penghitungan COUNTA(A:A)-1 memberi tahu Excel bahwa rumus OFFSET harus mengambil sel dari A2 hingga A6, sedangkan nilai 1 dalam argumen kedua dari fungsi OFFSET (1,0) berarti Excel harus memulai rentang dari sel A2 dan 0 menjadi vertical shift, yang berarti bahwa daftar daftar yang dipilih untuk drop down list dimulai pada baris pertama dari daftar pilihan.
Pilih sel B2 dan pergi ke tab “Data”.
Klik “Data Validation”.
Pada jendela “Data Validation”, pastikan “List” dipilih dari bagian “Allow”.
Ketikkan rentang sel untuk daftar drop down Anda di bagian “Source”. Misalnya, jika daftar drop down Anda dimulai di B2 dan berakhir di B6, keseluruhan referensi rentang akan terlihat seperti “$B$2:$B$6”.
Klik “OK” untuk menyimpan pengaturan.
Sekarang, ketika Anda mengklik sel B2, drop down list akan muncul dengan daftar yang berasal dari daftar pilihan Anda.

Baca Juga : CARA MERAPIKAN KOLOM EXCEL YANG BERANTAKAN

Cara 3: Menggunakan Macro

Cara ketiga adalah dengan menggunakan macro. Jika Anda melakukan banyak pengolahan data di Excel, macro dapat membantu mengotomatisasi tugas-tugas yang berulang dan membantu meningkatkan produktivitas Anda. Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk membuat drop down list di Excel menggunakan macro:

Buat daftar pilihan di spreadsheet Anda.
Pilih sel di tempat di mana Anda ingin menambahkan drop down list.
Buka Visual Basic Editor dengan menekan ALT+F11.
Pilih “Insert” dari menu dan pilih “Module”.
Tambahkan kode berikut ke modul:

        Sub createDropDownList()
        Dim myList, myRange As Range
        Dim myCell As Range
        'menu
        Set myList = Sheets("Sheet1").Range("A1:A6")
        Set myRange = Selection
        'set nama range agar mudah dipanggil
        With myRange.Validation
            .Delete
            'Memulai validasi data
            .Add Type:=xlValidateList, _
                 AlertStyle:=xlValidAlertStop, _
                 Operator:=xlBetween, _
                 Formula1:="=" & myList.Address
        End With
    End Sub

Ganti “Sheet1” dan “A1:A6” dalam kode dengan nama sheet dan rentang sel yang sesuai di spreadsheet Anda.
Klik “File” dan pilih “Save”.
Tutup Visual Basic Editor dan kembali ke spreadsheet Anda.
Pilih sel tempat Anda ingin menambahkan drop down list.
Buka “Developer” tab dan klik “Macro”.
Pilih “createDropDownList” dari daftar dan klik “Run”.
Sekarang, ketika Anda mengklik sel, drop down list dengan daftar pilihan akan muncul.

FAQ

1. Bagaimana cara menambahkan item baru ke dalam drop down list?

Untuk menambahkan item baru ke dalam drop down list, Anda hanya perlu menambahkan item ke sel pada daftar item atau opsi yang Anda buat. Setelah ditambahkan, item baru akan muncul dalam drop down list secara otomatis. Jika Anda menggunakan cara kedua untuk membuat drop down list, dengan menggunakan rumus OFFSET dan COUNTA, Excel akan secara otomatis memperbarui drop down list dengan item baru secara otomatis.

Baca Juga : Cara Menghitung Nama Orang Dengan Excel

2. Bagaimana cara mengubah daftar pilihan untuk drop down list?

Untuk mengubah daftar pilihan untuk drop down list, Anda hanya perlu mengubah daftar item atau opsi di spreadsheet Anda. Sekali lagi, jika Anda menggunakan cara kedua untuk membuat drop down list, dengan menghitung rumus OFFSET dan COUNTA Excel, Excel akan secara otomatis memperbarui drop down list dengan daftar yang diperbarui.

Video Tutorial: Cara Membuat Drop Down List di Excel

Berikut adalah video tutorial langkah demi langkah tentang cara membuat drop down list di Excel. Tutorial ini membahas cara menggunakan fitur “Data Validation” di Excel.

Kesimpulan

Drop down list adalah fitur yang sangat bermanfaat di Excel, dan dapat membantu Anda menghemat waktu dan meningkatkan akurasi data Anda. Kami telah membahas tiga cara yang berbeda untuk membuat drop down list di Excel, termasuk menggunakan fitur validasi data Excel, rumus OFFSET dan COUNTA, dan macro. Sementara cara pertama adalah yang paling mudah, cara kedua dan ketiga dapat membantu Anda membuat drop down list yang lebih dinamis dan mudah dipelihara. Dengan menggunakan drop down list di Excel, Anda dapat memastikan bahwa data yang Anda masukkan selalu konsisten dan akurat.