Membuat Deskripsi Otomatis Pada Excel

Pilar: Cara Membuat Deskripsi Raport Otomatis Di Excel

Ketika kita berbicara mengenai membuat laporan atau raport di Excel, kita pasti membutuhkan deskripsi. Namun, menuliskan deskripsi secara manual dalam jumlah yang banyak tentunya sangatlah melelahkan. Nah, agar lebih efisien, kita bisa membuat deskripsi raport secara otomatis dengan menggunakan rumus pada Excel.

Ada beberapa cara untuk membuat deskripsi raport otomatis di Excel, salah satunya adalah menggunakan rumus IF. Rumus IF merupakan rumus yang memungkinkan kita untuk menetapkan satu atau lebih kondisi dalam suatu sel dan memberikan hasil yang berbeda-beda jika syarat tersebut terpenuhi atau tidak.

Berikut ini adalah contoh rumus IF yang bisa digunakan untuk membuat deskripsi raport otomatis:

=IF(B2>=85,”Sangat Baik”,IF(B2>=75,”Baik”,IF(B2>=65,”Cukup”,”Kurang”)))

Dalam contoh rumus di atas, B2 adalah sel yang akan diberikan deskripsi. Jika nilai di dalam sel tersebut lebih besar atau sama dengan 85, maka akan muncul deskripsi “Sangat Baik”. Jika nilai di dalam sel tersebut lebih besar atau sama dengan 75 dan kurang dari 85, maka akan muncul deskripsi “Baik”. Jika nilai di dalam sel tersebut lebih besar atau sama dengan 65 dan kurang dari 75, maka akan muncul deskripsi “Cukup”. Dan jika nilai di dalam sel tersebut kurang dari 65, maka akan muncul deskripsi “Kurang”.

Namun, rumus IF tidak selalu cocok untuk semua kebutuhan. Ada beberapa cara lain yang bisa digunakan untuk membuat deskripsi raport otomatis di Excel. Salah satunya adalah menggunakan rumus CHOOSE.

Rumus CHOOSE memungkinkan kita untuk memilih satu nilai dari beberapa nilai yang tersedia, berdasarkan sebuah nomor indeks. Berikut ini adalah contoh rumus CHOOSE yang bisa digunakan untuk membuat deskripsi raport otomatis:

=CHOOSE(B2/20,”Kurang”,”Cukup”,”Baik”,”Sangat Baik”)

Dalam contoh rumus di atas, nilai di dalam sel B2 akan dibagi dengan 20. Hasil dari pembagian tersebut akan menentukan nomor indeks pada rumus CHOOSE. Jika hasil pembagian lebih dari atau sama dengan 4.25, maka akan muncul deskripsi “Sangat Baik”. Jika hasil pembagian lebih dari atau sama dengan 3.25 dan kurang dari 4.25, maka akan muncul deskripsi “Baik”. Jika hasil pembagian lebih dari atau sama dengan 2.25 dan kurang dari 3.25, maka akan muncul deskripsi “Cukup”. Dan jika hasil pembagian kurang dari 2.25, maka akan muncul deskripsi “Kurang”.

Selain rumus CHOOSE, juga terdapat rumus INDEX. Rumus INDEX memungkinkan kita untuk mengambil nilai dari sel dengan menentukan nomor baris dan kolom. Berikut ini adalah contoh rumus INDEX yang bisa digunakan untuk membuat deskripsi raport otomatis:

=INDEX(“Kurang”;”Cukup”;”Baik”;”Sangat Baik”,MATCH(B2,0,45,65,85,100))

Dalam contoh rumus di atas, nilai di dalam sel B2 akan dicocokkan dengan rentang nilai 0, 45, 65, 85, dan 100. Hasil dari pencocokan tersebut akan menentukan letak pada array deskripsi. Jadi, jika nilai di dalam sel B2 lebih besar atau sama dengan 85 dan kurang dari atau sama dengan 100, maka array deskripsi selama 4 item akan diambil dan deskripsi “Sangat Baik” akan muncul.

Itulah tiga cara untuk membuat deskripsi raport otomatis di Excel. Namun, sebelum kita menggunakan cara-cara tersebut, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan.

Pertama, pastikan jumlah kondisi yang digunakan sesuai dengan jumlah deskripsi yang ingin ditampilkan. Jika menggunakan rumus IF, maka jumlah kondisi sama dengan jumlah deskripsi. Jika menggunakan rumus CHOOSE, maka jumlah kondisi sama dengan jumlah deskripsi dikurangi 1. Dan jika menggunakan rumus INDEX, jumlah kondisi sama dengan jumlah deskripsi.

Kedua, pastikan rentang nilai yang digunakan sesuai dengan rentang nilai pada raport atau laporan yang akan diberikan deskripsi. Jangan menggunakan rentang nilai yang tidak sesuai, karena akan membuat deskripsi menjadi tidak akurat.

Baca Juga :  Cara Menghitung Persentasi Pada Excel

Ketiga, pastikan deskripsi yang digunakan sesuai dengan standar yang berlaku. Jika kita menggunakan deskripsi yang tidak sesuai, maka akan membuat raport atau laporan menjadi tidak kredibel.

Dan terakhir, pastikan kita memahami rumus yang digunakan dengan baik agar bisa mengatasi masalah jika terjadi kesalahan dalam proses pembuatan deskripsi.

FAQ:

1. Apakah cara membuat deskripsi raport otomatis di Excel bisa digunakan untuk raport atau laporan yang lain selain raport kurikulum 2013?

Jawaban: Ya, cara tersebut bisa digunakan untuk membuat deskripsi raport atau laporan dalam berbagai bidang, seperti keuangan, kesehatan, dan sebagainya. Yang perlu diperhatikan adalah rentang nilai yang digunakan dan deskripsi yang sesuai dengan standar yang berlaku.

2. Apa yang harus dilakukan jika hasil deskripsi tidak akurat?

Jawaban: Hal pertama yang harus dilakukan adalah memeriksa kembali rumus yang digunakan. Pastikan rumus sudah benar dan sesuai dengan kondisi yang digunakan. Selain itu, pastikan juga rentang nilai yang digunakan sesuai dengan rentang nilai raport atau laporan yang ingin diberikan deskripsi. Jika masih ada masalah, coba periksa kembali kondisi yang digunakan atau gunakan cara-cara lain untuk membuat deskripsi raport otomatis.

Include video Youtube:

Berikut adalah video tutorial sederhana yang dapat membantu kita dalam membuat deskripsi raport otomatis di Excel: