Data Validation merupakan salah satu fitur yang disediakan oleh Microsoft Excel untuk memudahkan kita dalam memvalidasi atau memeriksa data yang dimasukkan pada sebuah karya spreadsheet. Melalui fitur ini, kita bisa memastikan bahwa data yang dimasukkan sesuai dengan aturan atau kondisi yang telah kita tentukan sebelumnya. Berikut adalah cara-cara membuat Data Validation di Excel.
Gambar 1 – GUNAKAN CARA INI UNTUK MEMBUAT VALIDASI DATA / DATA VALIDATION DROPDOWN
Langkah-langkah yang perlu dilakukan:
- Buka spreadsheet Excel yang ingin kita atur datanya.
- Pilih sel atau range sel yang akan diatur.
- Klik pada tab Data di menu Ribbon, lalu pilih menu Data Validation. Maka akan muncul jendela Data Validation.
- Pada bagian Allow, pilih dropdown List. Selain itu, kita juga harus mengisi source list yang berisi item yang akan ditampilkan pada dropdown tersebut. Misalnya, kita ingin membuat dropdown list untuk hari dalam Seminggu, maka kita bisa mengisi source list dengan nama-nama hari dalam seminggu.
- Jangan lupa untuk men-checklist opsi In-Cell Dropdown pada bagian Settings agar dropdown list bisa ditampilkan.
- Klik OK untuk menyimpan pengaturan tersebut.
- Selanjutnya kita bisa memasukkan data pada sel atau range tersebut dan melihat opsi dropdown pada setiap selnya.
Demikianlah cara membuat dropdown list pada Data Validation di Excel. Kita bisa memodifikasi source list dan opsi lainnya sesuai dengan kebutuhan kita. Dalam membuat Data Validation, kita juga bisa menggunakan fitur-fitur lain seperti Input Message dan Error Alert untuk memberikan pesan atau informasi tambahan kepada pengguna spreadsheet.
Gambar 2 – Cara Membuat Data Validation – Mama Baca
Cara kedua adalah dengan membuat Data Validation berupa dropdown list yang berisi daftar nama-nama siswa pada sebuah kelas. Tujuannya adalah untuk memudahkan pengisian nilai pada kolom nilai yang sesuai dengan nama siswa. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka spreadsheet Excel dan buat kolom yang diberi label “Nama” dan kolom lain yang diberi label “Nilai”.
- Pilih sel pada kolom Nama dan klik pada tab Data di menu Ribbon, lalu pilih menu Data Validation. Maka akan muncul jendela Data Validation.
- Pada bagian Allow, pilih dropdown List. Selain itu, kita juga harus mengisi source list dari sebuah range sel yang berisi nama-nama siswa pada kelas.
- Jangan lupa untuk men-checklist opsi In-Cell Dropdown pada bagian Settings agar dropdown list bisa ditampilkan pada setiap sel pada kolom Nama.
- Klik OK untuk menyimpan pengaturan tersebut pada kolom Nama.
- Selanjutnya, pindahkan kursor ke kolom Nilai dan klik pada Conditional Formatting. Maka akan muncul submenu Conditional Formatting.
- Pilih menu New Rule dan pilih menu Format Only Cells that Contain.
- Pada bagian Format Only Cells with, pilih dropdown Edit The Rule Description dan pilih option Cell Value berupa “equal to” atau sama dengan.
- Kemudian, pada bagian Value yang ada di bawahnya, klik pada tombol FX yang berada di sebelah kanannya. Maka akan muncul jendela Insert Function.
- Pilih menu VLOOKUP dan masukkan range sel yang berisi nama-nama siswa pada kelas dan pilih 2 (nilai kolom kedua) sebagai Index Column Number.
- Tentukan juga apakah akan menggunakan Absolute atau Relative Reference pada bagian Table Array dan Range Lookup.
- Klik OK dan Save untuk menyimpan pengaturan tersebut.
- Selanjutnya, kita bisa memasukkan data pada sel atau range Nilai sesuai dengan nama siswa yang ada pada kolom Nama. Nilai yang dimasukkan akan otomatis muncul pada sel yang sesuai dengan nama siswa tersebut.
Tips dan Trik
Berikut adalah beberapa tips dan trik yang bisa kita gunakan untuk membuat Data Validation di Excel:
- Selalu gunakan Input Message dan Error Alert untuk memberikan informasi tambahan dan mengurangi kesalahan pengisian data.
- Gunakan fitur Named Range untuk mengatur source list pada dropdown list sehingga bisa di-update lebih mudah dan efisien.
- Gunakan Conditional Formatting untuk memberi tampilan yang berbeda pada setiap sel sesuai dengan kondisi yang kita tentukan sebelumnya.
- Gunakan Macro atau VBA untuk mendapatkan fitur yang tidak tersedia pada Data Validation bawaan.
FAQ
1. Apa bedanya antara Data Validation dengan Conditional Formatting?
Data Validation digunakan untuk memastikan data yang dimasukkan pada sebuah karya spreadsheet sesuai dengan aturan atau kondisi yang telah kita tentukan sebelumnya. Sedangkan Conditional Formatting digunakan untuk memberikan tampilan atau format yang berbeda pada setiap sel sesuai dengan kondisi yang kita tentukan.
2. Apa keunggulan dari menggunakan Data Validation?
Dengan menggunakan fitur Data Validation, kita dapat memastikan bahwa data yang dimasukkan pada sebuah spreadsheet sesuai dengan aturan atau kondisi yang telah kita tentukan sebelumnya. Selain itu, fitur ini juga dapat membantu mengurangi kesalahan pengisian data dan mempermudah proses pengolahan data pada sebuah karya spreadsheet.
