Aplikasi surat masuk dan keluar merupakan aplikasi yang wajib dimiliki oleh kantor atau instansi, agar proses pengarsipan surat bisa dilakukan dengan mudah dan cepat. Namun, apabila Anda tidak ingin membeli software atau aplikasi berbayar, Anda bisa membuat aplikasi tersebut menggunakan Microsoft Excel. Berikut ini adalah cara membuat aplikasi surat masuk dan keluar dengan Excel.
Langkah-Langkah Membuat Aplikasi Surat Masuk dan Keluar
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam membuat aplikasi surat masuk dan keluar dengan Excel adalah membuat daftar isi yang akan digunakan. Daftar isi tersebut berfungsi sebagai pengatur data surat masuk dan surat keluar yang akan dimasukkan ke dalam aplikasi.
Daftar Isi
Berikut ini adalah daftar isi yang harus Anda persiapkan :
- Nomor Agenda
- Nomor Surat
- Perihal
- Tanggal Surat
- Nama Pengirim
- Jenis Surat
- File Surat
- Tanggal Masuk
- Status Surat
Setelah Anda membuat daftar isi, langkah selanjutnya adalah membuat tabel data pada Microsoft Excel. Cara membuat tabel data pada Excel adalah sebagai berikut :
- Buka Microsoft Excel, kemudian klik tab “Insert” di bagian atas halaman. Pada tab tersebut, terdapat beberapa opsi kolom dan baris yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Pilih tabel data yang sudah tersedia, kemudian klik dua kali pada tabel tersebut untuk mengubah isinya.
- Masukkan daftar isi yang sudah dibuat tadi ke dalam tabel data tersebut. Perhatikan letak kolom dan baris yang benar.
Setelah membuat tabel data, langkah selanjutnya adalah membuat formulir yang dapat diisi oleh user kantor atau instansi Anda. Formulir tersebut berfungsi sebagai alat input atau pengisian data surat masuk dan keluar yang akan dimasukkan ke dalam tabel. Cara membuat formulir pada Excel adalah sebagai berikut :
- Buka Microsoft Excel, kemudian klik tab “Developer” di bagian atas halaman, dan pilih “Insert”.
- Pada pilihan insert, pilih “Form Controls”, kemudian pilih “Combo Box”.
- Pilih area formulir pada sheet Excel Anda, kemudian letakkan combo box sesuai dengan kebutuhan.
- Edit combo box yang sudah dibuat dengan cara klik kanan pada combo box tersebut, kemudian pilih “Format Control”.
- Masukkan daftar isi pada combo box, sehingga user dapat memilih salah satu data dari combo box tersebut.
- Langkah selanjutnya adalah membuat tombol “Submit” atau “Kirim” untuk menambahkan data surat. Caranya adalah dengan memilih “Command Button” pada “Form Controls”, kemudian letakkan tombol tersebut pada formulir.
- Tambahkan code macro pada tombol “Submit” tadi, agar data surat dapat dimasukkan ke dalam tabel data Excel. Cara menambahkan code macro adalah dengan masuk ke tab “Developer”, kemudian klik “Visual Basic”, lalu “Insert”, dan pilih “Module”. Kemudian masukkan code macro yang sudah disediakan.
Dengan cara di atas, Anda sudah berhasil membuat aplikasi surat masuk dan keluar dengan Excel. Selanjutnya, Anda bisa menambahkan fitur-fitur lainnya pada aplikasi tersebut, seperti filter data, grafik statistik, dan lain sebagainya bagi kebutuhan kantor atau instansi Anda.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa saja manfaat memiliki aplikasi surat masuk dan keluar?
Aplikasi surat masuk dan keluar sangat penting bagi kantor atau instansi, karena beberapa manfaatnya antara lain :
- Meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengarsipan surat
- Membantu mempercepat proses pencarian surat yang dicari
- Meningkatkan keamanan dan kerahasiaan data surat
- Memudahkan proses monitoring dan pendistribusian surat
2. Dapatkah aplikasi surat masuk dan keluar dibuat menggunakan software lain selain Excel?
Tentu saja bisa. Aplikasi surat masuk dan keluar dapat dibuat menggunakan software atau aplikasi lain seperti Microsoft Access, LibreOffice Calc, Google Sheets, dan sebagainya. Namun, kebanyakan software dan aplikasi tersebut memerlukan keahlian programming dan scripting dari penggunanya.
Selamat Mencoba!
Selamat, Anda sudah berhasil membuat aplikasi surat masuk dan keluar dengan Excel. Sekarang Anda bisa memanfaatkan aplikasi tersebut untuk memudahkan proses surat masuk dan keluar pada kantor atau instansi Anda. Jangan lupa untuk terus melihat dan meningkatkan kualitas aplikasi Anda agar bisa lebih bermanfaat lagi. Bagi yang masih kurang paham, silakan tonton video tutorial di bawah ini untuk panduan lengkap cara membuat aplikasi surat masuk dan keluar dengan Excel.
