Apakah Anda sering merasa kesulitan saat membuat absensi di Excel? Padahal, Excel sebagai sebuah software spreadsheet sangat diperlukan dalam proses pengarsipan dan pengolahan data absensi, terutama di perkantoran, sekolah, maupun universitas. Nah, jangan khawatir! Di sini kami akan mengulas cara membuat absensi di Excel dengan mudah dan praktis.
Apa saja yang dibutuhkan untuk membuat absensi di Excel?
Pertama-tama, Anda tentu harus memperhatikan hal-hal yang dibutuhkan untuk membuat absensi di Excel, yaitu:
- Komputer atau laptop
- Microsoft Excel (minimal versi 2010)
- Data nama-nama yang akan diabsen
Langkah-langkah membuat absensi di Excel
Berikut adalah langkah-langkah yang bisa Anda ikuti untuk membuat absensi di Excel:
1. Buka Microsoft Excel
Pertama-tama, tentu saja Anda harus membuka software Microsoft Excel. Biasanya, Microsoft Excel sudah terpasang pada komputer atau laptop Anda, namun jika tidak, Anda bisa mengunduh dan menginstalnya terlebih dahulu.
2. Buat tabel
Setelah membuka Microsoft Excel, selanjutnya Anda membuat tabel terlebih dahulu. Cara membuat tabel cukup mudah, yaitu dengan memilih menu Insert > Table atau menggunakan shortcut Ctrl+T.
Sesuaikan ukuran tabel dengan jumlah kolom dan baris yang Anda butuhkan. Anda bisa menambahkan kolom dan baris pada tabel dengan menggunakan add-ins, atau dengan klik kanan pada sel kemudian memilih Insert.
3. Isi table dengan nama-nama
Selanjutnya, masukkan nama-nama yang akan diabsen pada tabel yang telah Anda buat. Anda bisa memasukkan nama-nama pada baris pertama atau kolom pertama. Namun, untuk memudahkan proses pencarian, lebih baik Anda mengisinya pada kolom pertama.
4. Isi tanggal pada kolom kedua
Setelah tabel terisi dengan nama-nama, selanjutnya isilah tanggal pada kolom kedua. Caranya, pilih sel pada kolom kedua dan baris yang sama dengan nama yang akan diabsen. Setelah dipilih, masukkan tanggal menggunakan format dd/mm/yyyy. Setelah itu, tekan enter.
5. Beri warna pada sel yang telah diabsen
Jika ada pegawai atau siswa yang sudah diabsen, Anda bisa memberi warna pada sel yang bersangkutan. Caranya, pilih sel berisi tanggal pada kolom dan baris yang sama dengan nama yang diabsen, kemudian pilih menu Home > Fill Color. Pilih warna yang diinginkan, lalu tekan enter. Atau, Anda bisa menggunakan shortcut Alt+H+H dan pilih warna yang diinginkan.
6. Hitung jumlah absensi setiap siswa
Untuk menghitung jumlah absensi setiap siswa, Anda bisa menggunakan rumus =COUNTIF(). Rumus ini berguna untuk menghitung jumlah sel yang memenuhi kriteria tertentu. Misalnya, jika Anda ingin menghitung jumlah checklist pada kolom tanggal untuk siswa A, maka rumusnya adalah =COUNTIF(B2:B7,”A”).
7. Buat rekap absensi
Setelah proses absensi selesai, langkah selanjutnya adalah membuat rekap absensi. Untuk membuat rekap absensi, Anda bisa membuat tabel baru atau menggunakan tabel yang telah dibuat. Namun, kali ini Anda akan menggunakan tabel yang telah dibuat tadi.
Cara membuat rekap absensi cukup sederhana, yaitu dengan menghitung jumlah absensi setiap siswa menggunakan rumus yang telah dijelaskan pada langkah sebelumnya. Setelah itu, letakkan hasil perhitungan pada tabel rekap absensi.
FAQ
1. Apa itu add-ins di Microsoft Excel?
Add-ins di Microsoft Excel adalah program tambahan atau plug-in yang bisa digunakan untuk memperluas kemampuan Microsoft Excel. Add-ins bisa menyediakan fungsi yang belum tersedia di Microsoft Excel, atau mempermudah penggunaan beberapa fungsi yang sudah tersedia.
2. Bagaimana cara menggunakan rumus COUNTIF di Microsoft Excel?
Cara menggunakan rumus COUNTIF di Microsoft Excel cukup mudah, yaitu dengan mengetikkan rumus =COUNTIF() pada sel yang ingin dihitung. Secara umum, rumus COUNTIF memiliki format sebagai berikut: =COUNTIF(range,criteria).
Terdapat dua argumen pada rumus COUNTIF, yaitu range dan criteria. Argumen range berisi rentang sel yang akan dihitung, sedangkan argumen criteria berisi kriteria yang harus dipenuhi oleh sel yang akan dihitung. Misalnya, jika Anda ingin menghitung jumlah sel pada range B2:B7 yang memiliki nilai “A”, maka rumusnya adalah =COUNTIF(B2:B7,”A”).
Video Tutorial Absensi di Excel
Untuk lebih memudahkan Anda dalam membuat absensi di Excel, berikut adalah video tutorial yang bisa Anda tonton.
