Bukan rahasia lagi bahwa Microsoft Excel menjadi salah satu aplikasi yang paling sering digunakan di kantor dan bahkan di rumah. Mengapa? Karena Excel memiliki kemampuan untuk menyederhanakan dan meningkatkan efisiensi pekerjaan. Namun, untuk menggunakan Excel dengan efektif, kita harus memahami fitur-fitur penting di dalamnya, salah satunya adalah mengurutkan data. Di artikel ini, kita akan membahas cara mengurutkan data di Excel dengan mudah.
Cara Mengurutkan Data di Excel
Mengurutkan data di Excel bisa dilakukan dengan sangat mudah. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Pilih seluruh kolom data yang hendak diurutkan.
- Klik tombol “Sort & Filter” pada tab “Data”.
- Pilih “Sort A-Z” atau “Sort Z-A” sesuai dengan yang diinginkan.
Setelah melakukan langkah-langkah di atas, Excel akan mengurutkan seluruh data di kolom tersebut. Uniknya, Excel tidak hanya bisa mengurutkan data teks dalam kolom, tetapi juga data angka dan tanggal.
Cara Menyortir Data yang Sama di Excel
Terkadang kita harus menyortir data yang memiliki beberapa entri yang sama di kolom yang sama. Misalnya, kita memiliki data nama-nama karyawan dan ingin menyortir data nama berdasarkan abjad. Namun, beberapa karyawan memiliki nama yang sama. Bagaimana cara mengurutkannya?
Ada dua cara untuk menyortir data yang sama di Excel. Cara pertama adalah dengan menambahkan kolom baru di depan kolom yang kita ingin urutkan. Kolom baru ini akan berfungsi sebagai “urutan kedua” apabila ada data yang sama di kolom yang ingin kita urutkan.
Misalnya, kita memiliki data nama karyawan dan tanggal lahir. Kita ingin mengurutkan data berdasarkan nama, tetapi beberapa karyawan memiliki nama yang sama. Agar data terurut dengan benar, kita akan menambahkan kolom baru berisi tanggal lahir. Berikut langkah-langkahnya:
- Pilih seluruh kolom data.
- Klik tombol “Sort & Filter” pada tab “Data”.
- Pilih “Custom Sort” pada menu “Sort & Filter”.
- Pada “Sort By”, pilih kolom yang ingin diurutkan berdasarkan “urutan pertama”.
- Pada “Then By”, pilih kolom yang akan menjadikan “urutan kedua” apabila ada data yang sama di kolom “urutan pertama”. Misalnya, kita akan memilih kolom tanggal lahir sebagai “urutan kedua”.
- Pilih “OK” untuk menerapkan pengurutan.
Cara kedua adalah dengan menambahkan lebih dari satu kolom pada proses pengurutan. Misalnya, kita bisa menambahkan kolom umur atau jabatan sebagai “urutan ketiga”, “urutan keempat”, dan seterusnya. Namun, cara ini akan memakan waktu lebih banyak dan juga lebih rumit, tergantung pada jumlah kolom yang ingin kita tambahkan.
Penanganan data yang tidak lengkap
Terkadang kita akan menemukan data yang tidak lengkap di Excel. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menangani data yang tidak lengkap tersebut.
- Isi data yang hilang secara manual. Misalnya, kita bisa mencari data yang hilang di database atau mencari tahu informasinya dari sumber lain.
- Gunakan fungsi “ISBLANK” untuk menandai apakah ada data yang hilang. Fungsi ini akan mengembalikan nilai “TRUE” apabila sel kosong, dan “FALSE” apabila sel tidak kosong.
- Gunakan autofilter untuk menampilkan hanya data-data yang lengkap. Dalam autofilter, kita bisa memilih kolom-kolom yang tidak boleh kosong untuk menampilkan data-data yang lengkap.
FAQ
1. Apa itu Excel?
Excel adalah aplikasi spreadsheet yang dikembangkan oleh Microsoft. Aplikasi ini digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan menganalisis data dengan mudah dan efisien.
2. Apa yang dimaksud dengan pengurutan data?
Pengurutan data atau sorting data adalah proses mengurutkan nilai-nilai dalam sebuah tabel atau daftar menjadi urutan tertentu berdasarkan kriteria tertentu, seperti abjad, angka, atau tanggal.
Video Tutorial: Cara Mengurutkan Data di Excel
