Menjadi mahir dalam pengiriman email adalah salah satu hal yang penting dalam dunia kerja dan bisnis saat ini. Dengan begitu banyaknya informasi yang dikirim melalui email, kemampuan untuk mengirim email dengan benar dan efektif sangat penting untuk memastikan komunikasi yang baik dengan klien, rekan kerja, dan atasan. Pada artikel ini, kita akan membahas beberapa tips dan trik tentang cara mengirim email dengan benar dan efektif.
Cara Mengirim Email Yang Baik dan Benar
Mengirim email dengan benar dan efektif bukanlah hal yang sulit. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda:
1. Gunakan Subjek Yang Jelas dan Spesifik
Subjek merupakan bagian terpenting dari email karena akan membantu penerima memutuskan apakah email tersebut perlu dibaca atau tidak. Oleh karena itu, gunakan subjek yang jelas dan spesifik untuk menjelaskan tujuan dari email Anda.
Sebagai contoh, jika Anda ingin mengirimkan catatan rapat ke rekan kerja, subjek yang tepat adalah “Catatan Rapat 21 Januari 2022” bukan “Catatan Rapat”. Dengan begitu, rekan kerja dapat segera mengetahui tentang isi email dan memprioritaskan membaca email tersebut.
2. Gunakan Bahasa yang Profesional dan Jelas
Bahasa yang digunakan dalam email haruslah profesional dan jelas. Pastikan untuk menghindari penggunaan bahasa yang terlalu informal seperti menggunakan emoticon atau singkatan. Selain itu, pastikan juga untuk tetap menggunakan tata bahasa yang benar.
Seperti dalam contoh di atas, jika Anda ingin mengirimkan catatan rapat ke rekan kerja, pastikan untuk menggunakan kalimat yang jelas dan mudah dimengerti. Jangan menggunakan kalimat yang ambigu seperti “Ini adalah catatan rapat yang penting” karena kalimat tersebut tidak memberikan informasi yang cukup.
Cara Mengirim Email Lewat Komputer
Bagi sebagian orang, mengirim email lewat komputer mungkin terdengar mudah. Namun, untuk sebagian yang lain, hal ini mungkin terdengar rumit. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat membantu Anda dalam mengirim email lewat komputer:
1. Buka Aplikasi Email di Komputer
Langkah pertama dalam mengirim email lewat komputer adalah membuka aplikasi email di komputer, seperti Microsoft Outlook atau Gmail. Jika Anda belum memiliki akun email, Anda harus membuatnya terlebih dahulu sebelum dapat mengirim email.
2. Tulis Alamat Email Penerima
Langkah selanjutnya adalah menulis alamat email penerima di bagian “To” atau “Tujuan”. Pastikan untuk menuliskan alamat email dengan benar dan lengkap.
3. Tulis Subjek Email
Setelah itu, tulis subjek email di bagian “Subject” atau “Judul”. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pastikan subjek email merupakan kalimat yang jelas dan spesifik untuk menjelaskan tujuan dari email.
4. Tulis Isi Email
Setelah menuliskan subjek email, tulis isi email di bagian “Body” atau “Isi Email”. Pastikan untuk menggunakan bahasa yang profesional dan jelas seperti yang telah dijelaskan sebelumnya. Selain itu, pastikan juga menghindari penggunaan huruf kapital secara berlebihan karena dapat memberikan kesan bahwa Anda sedang berteriak.
5. Lampirkan File Jika Diperlukan
Jika Anda ingin melampirkan file dalam email, Anda dapat mengklik tombol “Attach File” atau “Lampirkan File” dan memilih file yang ingin dilampirkan. Pastikan bahwa file yang dilampirkan tidak terlalu besar dan telah di-zip jika memungkinkan.
Cara Mengirim Lamaran Lewat Email Dengan Baik dan Benar
Sebagai bagian dari proses pencarian pekerjaan, mengirimkan lamaran melalui email telah menjadi hal yang umum dilakukan. Namun, cara mengirim email lamaran yang baik dan benar tidaklah mudah. Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda dalam mengirim email lamaran dengan benar:
1. Tulis Email Dengan Format yang Tepat
Sebelum mulai menulis email lamaran, pastikan bahwa Anda telah menentukan format yang tepat. Format yang umum digunakan adalah:
- Subjek email: Lamaran Pekerjaan – [Nama Posisi yang Dilamar]
- Salam pembuka (Contoh: Bapak/Ibu yang Terhormat)
- Paragraf awal: Memperkenalkan diri dan tujuan email
- Paragraf kedua: Menjelaskan pengalaman dan kualifikasi yang dimiliki
- Paragraf ketiga: Meminta pertemuan atau wawancara
- Salam penutup (Contoh: Hormat saya, [Nama Lengkap])
- Tanda tangan (Nama Lengkap, Nomor Telepon, dan Alamat Email)
2. Lampirkan CV dan Cover Letter
Anda harus melampirkan CV dan surat lamaran kerja dalam email. Pastikan agar CV dan surat lamaran kerja yang dilampirkan juga terformat dengan baik dan benar.
3. Jangan Terlalu Panjang
Usahakan agar email lamaran tidak terlalu panjang dan terdiri dari beberapa paragraf saja. Pastikan juga untuk menarik perhatian penerima dengan kalimat pembuka yang menarik atau pengalaman yang relevan.
4. Pastikan Email Dikirimkan ke Alamat yang Tepat
Pastikan bahwa email lamaran dikirimkan ke alamat email perusahaan yang tepat dan lengkap. Jangan hanya mengirimkan email lamaran ke “[email protected]” tanpa menentukan nama perusahaan yang jelas. Hal ini dapat menunjukkan bahwa Anda tidak serius dalam mencari pekerjaan.
FAQ
1. Bagaimana Cara Menambahkan Lampiran dalam Email?
Untuk menambahkan lampiran dalam email, Anda dapat mengklik tombol “Attach File” atau “Lampirkan File” yang biasanya terdapat di menu toolbar email. Setelah itu, cari file yang ingin dilampirkan dan klik “ok” atau “attach”. Pastikan bahwa ukuran file tidak terlalu besar dan telah di-zip jika memungkinkan.
2. Bagaimana Cara Menjadwalkan Pengiriman Email di Gmail?
Jika Anda ingin menjadwalkan pengiriman email di Gmail, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:
- Buat email seperti biasa.
- Klik pada tombol panah ke bawah pada tombol “kirim” di bagian bawah email.
- Pilih waktu dan tanggal kapan email tersebut akan dikirimkan.
- Klik “schedule send” atau “jadwalkan pengiriman”.
Video Tutorial Cara Mengirim Email
Dalam video tutorial ini, Anda akan belajar cara mengirim email dengan benar dan efektif dengan menggunakan aplikasi Gmail. Dalam video ini, dijelaskan langkah-langkah mulai dari menulis subjek hingga mengirimkan email dengan benar.
Semoga artikel ini berguna bagi Anda yang ingin belajar cara mengirim email dengan benar dan efektif. Dengan terampil dalam mengirim email, Anda dapat memastikan komunikasi yang baik dengan rekan kerja, klien, dan atasan.
