Apabila Anda bekerja sebagai HRD atau memiliki perusahaan sendiri, menghitung jam kerja karyawan merupakan salah satu tugas yang harus diperhatikan. Terdapat beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menghitung total jam kerja karyawan, salah satunya menggunakan Microsoft Excel. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara menghitung total jam kerja di Excel beserta daftar laporan gaji karyawan dan cara menghitung absensi karyawan.
Cara Menghitung Total Jam Kerja Di Excel
Microsoft Excel merupakan program pengolah data yang sering digunakan untuk menghitung jumlah jam bekerja karyawan. Berikut ini cara menghitung total jam kerja di Excel:
1. Buat Tabel Absen
Buat tabel absen dengan kolom-kolom yang dibutuhkan, seperti tanggal, jam masuk, jam keluar, jumlah jam kerja, dan keterangan. Anda bisa menggunakan format waktu di Excel dengan mengetik 08:00 atau 17:00 untuk jam masuk atau keluar.
2. Hitung Jumlah Jam Kerja
Untuk menghitung jumlah jam kerja, gunakan rumus =jam(keluar)-jam(masuk) pada kolom jumlah jam kerja. Misalnya, jika karyawan masuk pada pukul 08:00 dan keluar pada pukul 17:00, maka jumlah jam kerja adalah 9.
3. Menghitung Total Jam Kerja Per Periode
Untuk menghitung total jam kerja per periode, gunakan rumus =SUM(jumlah jam kerja) pada sel yang dituju. Misalnya, jika Anda ingin menghitung total jam kerja selama seminggu, maka gunakan rumus =SUM(A2:A8) pada sel di bawah kolom jumlah jam kerja.
4. Menghitung Total Jam Kerja Seluruh Karyawan
Untuk menghitung total jam kerja seluruh karyawan, gunakan rumus =SUM(jumlah jam kerja) pada sel di akhir kolom jumlah jam kerja. Pastikan untuk menjumlahkan jumlah jam kerja pada setiap baris karyawan.
Daftar Laporan Gaji Karyawan
Setelah mengetahui cara menghitung total jam kerja, langkah selanjutnya adalah membuat laporan gaji karyawan. Berikut ini adalah beberapa daftar laporan gaji karyawan:
1. Slip Gaji Bulanan
Slip gaji bulanan merupakan laporan berisi daftar penghasilan dan potongan yang diterima karyawan dalam satu bulan. Beberapa penghasilan yang tercantum dalam slip gaji antara lain gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, dan bonus. Sedangkan, beberapa potongan di antaranya adalah potongan BPJS, potongan pinjaman karyawan, dan potongan iuran asuransi.
2. Laporan Lembur
Laporan lembur merupakan daftar jam kerja yang dilakukan di luar jam kerja normal dan dihitung dengan tarif gaji yang lebih tinggi dari gaji normal. Laporan lembur biasanya digunakan untuk menghitung gaji lembur karyawan dalam satu bulan.
3. Laporan Pajak Penghasilan
Laporan pajak penghasilan merupakan laporan penghasilan karyawan dan jumlah pajak yang harus dibayar oleh perusahaan. Laporan pajak penghasilan biasanya dibuat setiap tahun dan diserahkan ke Kantor Pajak.
Cara Menghitung Absensi Karyawan
Menghitung absensi karyawan merupakan tugas penting dalam manajemen HRD. Absensi karyawan digunakan untuk menentukan masuk dan sakit, cuti tahunan, cuti bersama, dan cuti di luar tanggungan perusahaan. Berikut ini cara menghitung absensi karyawan:
1. Buat Tabel Absen
Buat tabel absen dengan kolom-kolom yang dibutuhkan, seperti tanggal, absen masuk, absen keluar, izin, sakit, alpha, dan keterangan. Tanggal harus diisi secara lengkap dan benar.
2. Hitung Jumlah Hari Absen
Untuk menghitung jumlah hari absen, gunakan rumus =COUNTIF(range,”kondisi”) pada sel di bawah kolom absen masuk. Misalnya, jika karyawan absen masuk pada tanggal tertentu, maka gunakan rumus =COUNTIF(A2:A31,”=12/12/2022″) pada sel di bawah kolom absen masuk. Lakukan hal yang sama pada kolom absen keluar, izin, sakit, alpha, dan keterangan.
3. Hitung Total Hari Kerja dan Kehadiran
Untuk menghitung total hari kerja, kurangi jumlah hari libur dan cuti dari jumlah hari dalam satu bulan. Misalnya, total hari dalam satu bulan adalah 30, dan terdapat 2 hari libur dan 2 hari cuti, maka total hari kerja adalah 26. Untuk menghitung total hari kehadiran, gunakan rumus =total hari kerja-jumlah hari absen pada sel di bawah kolom keterangan.
4. Menghitung Persentase Kehadiran
Untuk menghitung persentase kehadiran, gunakan rumus =total hari kehadiran/total hari kerja*100 pada sel di bawah kolom keterangan.
FAQ
1. Apa saja penghasilan dan potongan yang dicantumkan dalam slip gaji bulanan?
Beberapa penghasilan yang tercantum dalam slip gaji antara lain gaji pokok, tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, dan bonus. Sedangkan, beberapa potongan di antaranya adalah potongan BPJS, potongan pinjaman karyawan, dan potongan iuran asuransi.
2. Apa yang harus dilakukan perusahaan jika salah satu karyawan absen selama lebih dari 3 hari?
Jika salah satu karyawan absen selama lebih dari 3 hari, perusahaan harus memberikan surat keterangan dokter sebagai bukti sakit. Apabila tidak memberikan surat keterangan dokter, maka absensi karyawan akan dihitung sebagai alpha dan perusahaan tidak berkewajiban membayar gaji karyawan yang bersangkutan.
