Excel merupakan salah satu program software yang paling sering digunakan oleh banyak orang, khususnya mereka yang bekerja di bidang administrasi, keuangan, dan riset. Excel sangat membantu dalam melakukan pengolahan data, baik itu data numerik maupun data teks. Dalam pengolahan teks, seringkali kita akan menemui masalah seperti mencari data yang sama pada kolom berbeda dan menghitung jumlah huruf atau karakter tertentu pada kolom teks. Artikel ini akan membahas mengenai cara untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan mudah dan cepat menggunakan Microsoft Excel.
Cara Mencari Data yang Sama Pada Kolom Berbeda di Excel
Seringkali kita membutuhkan informasi yang sama dari dua atau lebih kolom pada worksheet yang berbeda di Excel. Misalnya, kita ingin menyeleksi nama-nama mahasiswa yang sama antara worksheet “Pengumuman Kelulusan” dan worksheet “Rekap Nilai”. Dalam hal ini, Excel memiliki fitur yang disebut VLOOKUP yang memudahkan kita dalam mencari data yang sama pada kolom berbeda.
Langkah-langkah untuk menggunakan VLOOKUP yaitu:
- Pilih sebuah sel pada worksheet tempat Anda ingin memasukkan hasil pencarian
- Di dalam formula bar, ketikkan formula
=VLOOKUP(search_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]), di mana:
search_value: data yang ingin Anda cari, bisa berupa angka atau tekstable_array: kisaran rentang sel yang ingin Anda cari data yang sama-nyacol_index_num: angka yang menunjukkan kolom padatable_arrayyang ingin Anda ambil datanyarange_lookup: nilai opsional yang menentukan apakah Anda ingin mencari data yang sama secara persis atau tidak (jika bernilai “false”, pencarian akan dilakukan secara persis)
Kita bisa mencoba untuk menyeleksi nama-nama mahasiswa yang sama pada worksheet “Pengumuman Kelulusan” dan worksheet “Rekap Nilai” dengan langkah sebagai berikut:
- Buat worksheet “Pengumuman Kelulusan” dengan kolom “Nama” dan “Lulus/Tidak”
- Buat worksheet “Rekap Nilai” dengan kolom “Nama” dan “Nilai Akhir”
- Di worksheet “Pengumuman Kelulusan”, masukkan beberapa nama mahasiswa dengan status lulus atau tidak
- Di worksheet “Rekap Nilai”, masukkan beberapa nama mahasiswa dengan nilai akhir mereka
- Pilih sebuah sel pada worksheet “Pengumuman Kelulusan” untuk memasukkan hasil pencarian
- Ketikkan formula
=VLOOKUP(A2, 'Rekap Nilai'!$A$2:$B$11, 2, FALSE)pada formula bar - Tekan Enter pada keyboard
Hasilnya akan menunjukkan nilai akhir mahasiswa yang memiliki nama yang sama dengan mahasiswa pada worksheet “Pengumuman Kelulusan”.
Cara Menghitung Jumlah Huruf yang Sama di Excel
Kita seringkali membutuhkan informasi tentang jumlah huruf atau karakter tertentu pada kolom teks di worksheet Excel. Misalnya, kita ingin mengetahui berapa banyak kata yang berisi huruf “a” pada kolom keterangan produk pada data inventaris.
Caranya yaitu dengan menggunakan formula LEN dan SUBSTITUTE. LEN digunakan untuk menghitung jumlah karakter pada sebuah sel, sedangkan SUBSTITUTE digunakan untuk mengganti setiap karakter tertentu dalam sebuah teks dengan karakter lain.
Langkah-langkah untuk menggunakan formula LEN dan SUBSTITUTE yaitu:
- Pilih sebuah sel pada worksheet tempat Anda ingin memasukkan hasil perhitungan
- Di dalam formula bar, ketikkan formula
=LEN(SUBSTITUTE(A2,"a","")), di mana:
A2: lokasi sel yang berisi teks yang ingin Anda hitung jumlah karakternya"a": karakter yang ingin Anda cari dalam teks tersebut
Formula ini akan menggantikan setiap karakter “a” dalam teks pada sel dengan karakter kosong, dan menghitung jumlah karakter dalam teks yang tersisa. Misalnya, jika Anda ingin mencari berapa banyak kata yang berisi huruf “a” pada kolom keterangan produk pada data inventaris, maka Anda bisa menggunakan formula ini untuk setiap sel pada kolom keterangan produk.
FAQ
1. Apa bedanya antara mencari data yang sama pada kolom berbeda dengan mencari data duplikat pada satu kolom?
Mencari data yang sama pada kolom berbeda berarti mencari data yang sama antara dua kolom atau lebih pada worksheet yang berbeda, sedangkan mencari data duplikat pada satu kolom berarti mencari data yang sama di dalam satu kolom pada worksheet yang sama. Contoh penggunaan mencari data duplikat pada satu kolom adalah untuk mendeteksi duplikat data pada suatu tabel atau database dalam rangka membersihkan data.
2. Apa keuntungan menggunakan Excel dalam menghitung data pada kolom teks?
Keuntungan menggunakan Excel dalam menghitung data pada kolom teks adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengolahan data. Excel memiliki banyak fitur dan formula yang memudahkan pengguna untuk melakukan pengolahan data, seperti pengelompokan data, filter, pivot table, dan sebagainya. Dalam hal ini, Excel juga mampu menghitung jumlah karakter atau huruf tertentu pada kolom teks dengan mudah dan cepat menggunakan formula yang sudah disediakan.
