Banyak pekerjaan dalam bidang profesional membutuhkan penggunaan Microsoft Excel. Terkadang, orang harus bekerja dengan banyak file Excel, dan memerlukan untuk menggabungkan file-file tersebut menjadi satu. Cara menggabungkan file Excel memiliki beberapa cara, dan dalam artikel ini akan membahas cara-cara tersebut.
Menggabungkan File Excel Menggunakan Fungsi Copy dan Paste
Fungsi Copy dan Paste adalah salah satu cara paling sederhana untuk menggabungkan file Excel. Caranya adalah dengan melakukan Copy data dari file Excel yang akan digabungkan, kemudian Paste data tersebut ke file Excel yang dituju.
Langkah-langkahnya adalah seperti berikut:
- Buka file Excel pertama yang akan digabungkan data atau sheet-nya.
- Pilih data atau sheet yang akan di-copy.
- Pilih tombol Copy, atau gunakan shortcut Ctrl + C.
- Buka file Excel kedua tempat data akan digabungkan. Jika Anda ingin menggabungkan data di sheet yang sama, cukup klik sheet yang akan digunakan.
- Pilih sel atau cell pada sheet tujuan yang akan menjadi titik awal paste, kemudian Anda bisa pilih tombol Paste atau gunakan shortcut Ctrl + V.
Cara ini dapat melakukan penggabungan file dengan cepat dan mudah. Namun, kelemahan dari cara ini adalah ketika terdapat perubahan pada file pertama, maka file kedua masih belum ter-update. Artinya, pada metode ini data impor cukup tunggal dan sulit untuk memperbaharui data.
Menggabungkan File Excel dengan Fungsi “Consolidate”
Fungsi Consolidate adalah cara lain untuk menggabungkan data dari beberapa file Excel. Hal ini sangat berguna ketika data yang dihasilkan di file pertama masih terus ditambahkan atau diperbaharui. Cara Menggabungkan File Excel Menggunakan Fungsi Consolidate cara-cara seperti berikut:
- Buka salah satu file Excel.
- Pada file Excel tersebut, pilih data yang ingin digabungkan dari file lain.
- Pilih tab Data.
- Pada grup Data Tools, pilih tombol Consolidate.
- Pada dialog box yang muncul, pastikan bahwa Function telah di-set menjadi SUM.
- Pilih tombol Reference, kemudian pilih sheet dari file kedua.
- Pilih sel atau kolom yang ingin digabungkan, kemudian pilih tombol Add. Kemudian pilih tombol OK.
Langkah ini harus di ulang jika Anda ingin mengambil data bagi file yang lebih banyak lagi. Kunci dalam metode ini adalah bahwa data yang dipersatukan harus berada di area yang sama pada setiap sheet Excel. Dalam cara ini, data juga tidak akan terkunci dan selalu reaktif terhadap perubahan pada file pertama.
Menggabungkan File Excel dengan Macro
Menggunakan Macro adalah salah satu cara lain untuk menggabungkan file Excel secara otomatis. Cara ini sangat berguna jika Anda memiliki banyak file Excel yang perlu digabungkan secara otomatis, atau Anda perlu menggabungkan file Excel secara berkala.
Langkah-langkah untuk menggabungkan file Excel dengan Macro antara lain:
- Buka salah satu file Excel dan buat Macro baru.
- Pilih tab Developer.
- Klik tombol Visual Basic.
- Di area Proyek Explorer, klik kanan pada Personal.xlsx, pilih Insert → Module.
- Ketik kode Macro.
- Klik pada Jumlah sheet Excel yang akan digabungkan data-nya.
- Tambahkan procedure di Macro untuk menambahkan data ke sheet Excel tujuan.
Metode ini sangat efektif jika Anda memiliki banyak file untuk digabungkan. Dalam Macro, seluruh proses digabungkan sehingga Anda tidak perlu repot untuk membuka dan copy data dari setiap file.
FAQ
Apa yang harus saya lakukan jika terjadi kesalahan saat menggabungkan file Excel?
Jika terjadi kesalahan saat menggabungkan file Excel, pastikan bahwa setiap sheet pada setiap file memiliki struktur yang sama dan mencontohkan kolom atau baris yang sama di setiap file. Jika tidak, maka akan muncul peringatan yang mempersulit penggabungan data.
Bagaimana jika file Excel memiliki banyak sheet?
Jika file Excel yang ingin digabungkan memiliki lebih dari satu sheet, maka Anda perlu menentukan sheet yang akan digabungkan. Dalam cara pertama, anda cukup memilih sheet yang akan digabungkan, kemudian Anda harus menambahkan file ke tiap sheet terpisah secara manual. Namun, dalam cara kedua diperlukan sedikit pengaturan agar kumpulan sheet file yang ingin digabungkan menjadi simpel dan efektif. Jika menggunakan Macro, Anda dapat dengan mudah menentukan sheet mana yang ingin digabungkan, tanpa memerlukan intervensi manusia pada keminatan sheet.
Video Tutorial: Cara Menggabungkan File Excel
Berikut adalah video tutorial yang menjelaskan cara menggabungkan file Excel:
