Jika kamu sering bekerja dengan dokumen digital seperti file PDF atau Word, kamu pasti pernah merasa kesulitan ketika harus mengirim dokumen tersebut melalui email karena ukuran filenya yang terlalu besar. Hal ini bukanlah masalah yang kecil karena email memiliki batasan ukuran file yang dapat diunggah. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui cara mengecilkan ukuran file agar lebih mudah untuk mengirimkannya melalui email atau platform lainnya.
Cara Mengecilkan Ukuran File Excel
Jika kamu sering menggunakan Microsoft Excel, kamu pasti sudah paham bahwa file Excel memiliki kemampuan untuk menyimpan data dalam jumlah besar. Tentu saja, hal ini menarik ketika kamu bekerja dengan data yang sangat besar. Namun, hal ini juga berarti bahwa file Excel yang kamu buat cenderung memiliki ukuran file yang besar.
Untuk mengecilkan ukuran file Excel, kamu bisa melakukan beberapa langkah berikut:
1. Hapus Sel Kosong dan Format yang Tidak Diperlukan
Sebelum kamu melakukan kompresi, pertama-tama pastikan untuk menghapus sel kosong dan format yang tidak diperlukan. Hal ini akan membantumu untuk mengurangi ukuran file Excel secara signifikan. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka file Excel yang ingin kamu kompresi.
- Pilih seluruh data dengan menekan Ctrl + A pada keyboard.
- Pilih Find & Select > Go To Special pada menu Home.
- Pilih Blanks dan klik OK.
- Tekan Delete pada keyboard untuk menghapus sel kosong.
- Untuk menghapus format yang tidak diperlukan, pilih seluruh data lagi dan klik Clear pada menu Home.
2. Kompresi Gambar
Saat kamu mengupload file Excel yang mengandung gambar, kamu cenderung akan mendapatkan file yang berukuran besar. Oleh karena itu, kamu bisa melakukan kompresi pada gambar tersebut agar ukuran file Excel menjadi lebih kecil. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih gambar yang ingin di kompresi.
- Klik kanan pada gambar dan pilih Format Picture.
- Pada tab Picture Format, pilih Compress Pictures.
- Pilih resolusi yang ingin kamu gunakan dan klik OK.
Cara Mengecilkan File PDF
Dari semua jenis file digital, file PDF mungkin merupakan yang paling banyak digunakan. Dokumen dalam format PDF terlihat profesional dan mudah dibaca oleh banyak orang. Namun, kelemahan dari jenis file ini adalah ukuran file yang terkadang sangat besar. Berikut adalah beberapa cara yang dapat kamu lakukan untuk mengecilkan ukuran file PDF:
1. Menggunakan Adobe Acrobat Pro
Jika kamu sering bekerja dengan file PDF, kamu pasti sudah memahami bahwa Adobe Acrobat Pro merupakan salah satu software terbaik untuk mengedit file PDF. Adobe Acrobat Pro juga memiliki fitur untuk mengecilkan ukuran file PDF. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka file PDF yang ingin kamu kompresi melalui Adobe Acrobat Pro.
- Pilih File > Save As Other > Reduced Size PDF.
- Pilih level kompresi yang ingin kamu gunakan.
- Klik OK untuk mengecilkan ukuran file PDF.
2. Menggunakan SmallPDF
SmallPDF merupakan salah satu platform online yang dapat membantumu mengecilkan ukuran file PDF tanpa perlu mengunduh software apapun. Kamu hanya perlu upload dokumen PDF yang ingin dikompresi ke SmallPDF dan download dokumen yang sudah dikompresi dalam hitungan detik. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buka halaman compress-pdf di SmallPDF.
- Upload file PDF yang ingin kamu kompresi dengan cara melakukan drag & drop atau dengan mengklik area upload.
- Tunggu hingga proses kompresi selesai.
- Download file PDF yang sudah dikompresi.
FAQ
Pertanyaan 1: Apakah semua file dapat dikompresi?
Jawab:
Tidak semua file dapat dikompresi. Beberapa jenis file seperti file audio atau video sudah bawaan dalam format kompresi sehingga tidak perlu dikompresi lagi. Namun, jenis file lain seperti dokumen teks atau gambar cenderung memiliki ukuran file yang besar dan dapat dikompresi agar lebih mudah dipindahkan atau diunggah ke platform lainnya.
Pertanyaan 2: Apakah semua metode kompresi memiliki hasil yang sama?
Jawab:
Tidak semua metode kompresi memiliki hasil yang sama. Beberapa metode kompresi dapat menghasilkan kualitas file yang lebih baik dari metode lainnya. Sebagai contoh, jika kamu menggunakan software untuk mengompresi file PDF, kamu bisa memilih level kompresi yang berbeda-beda dan hasilnya akan berbeda pula. Namun, terkadang hasil yang lebih baik juga berarti waktu yang lebih lama untuk melakukan proses kompresi.
Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial yang dapat membantumu untuk mengecilkan ukuran file:
