Pada artikel kali ini, akan dibahas mengenai tutorial cara mengambil data dari file lain menggunakan rumus dan fitur Excel. Ada beberapa macam rumus dan fitur yang bisa digunakan untuk mengambil data dari file lain, seperti rumus VLOOKUP dan fitur Filter. Cara ini sangat berguna bagi Anda yang ingin mengumpulkan data dari beberapa file atau sheet yang berbeda-beda dalam satu workbook Excel. Langsung saja, berikut tutorial selengkapnya.
Mengambil Data dari Sheet Lain dengan Kriteria Tertentu Menggunakan Fitur Filter
Fitur Filter adalah salah satu fitur yang disediakan oleh Excel untuk memudahkan pengguna dalam melakukan pengelolaan data pada spreadsheet. Salah satu fungsi dari fitur Filter adalah untuk melakukan pemfilteran data berdasarkan kriteria tertentu, sehingga hanya data yang memenuhi kriteria tersebut yang akan ditampilkan.
Untuk mengambil data dari sheet lain dengan kriteria tertentu menggunakan fitur Filter, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka file Excel yang ingin Anda gunakan.
- Buka sheet yang akan digunakan sebagai sumber data.
- Pilih seluruh data yang ingin Anda ambil dari sheet tersebut.
- Klik kanan pada seluruh data yang telah dipilih, kemudian pilih Copy.
- Buka sheet baru pada file Excel yang sama.
- Pada sheet baru tersebut, buatlah sebuah table dengan menentukan kolom-kolom dan baris-baris sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Klik pada cell pertama pada kolom yang akan berisi data yang akan diambil dari sheet lain menggunakan filter.
- Pada menu Ribbon, pilihlah tab Data.
- Pada grup Sort & Filter, pilihlah tombol Filter.
- Filter akan bekerja pada kolom tersebut, sehingga Anda dapat menampilkan data yang Anda inginkan dalam kolom tersebut berdasarkan kriteria tertentu.
- Klik tanda panah ke bawah pada header kolom yang akan difilter untuk menampilkan menu dropdown.
- Pilihlah data yang ingin Anda tampilkan dalam tabel.
- Filter akan menampilkan data yang Anda inginkan dalam kolom tersebut yang memenuhi kriteria tertentu yang telah Anda tentukan.
- Setelah menyelesaikan seluruh filter yang Anda inginkan pada setiap kolom, copy seluruh data tabel tersebut dan tempelkan pada sheet yang diinginkan.
- Perlu diperhatikan bahwa data yang telah diproses menggunakan fitur filter tidak akan terupdate secara otomatis, jika pada sheet sumber telah ada perubahan pada kriteria atau data pada kolom yang sebelumnya telah difilter.
Mengambil Data dari File Lain Menggunakan Rumus VLOOKUP
Rumus VLOOKUP adalah salah satu rumus yang sering digunakan dalam pengelolaan data pada Excel. Rumus ini berguna untuk mencari nilai suatu data pada tabel atau range data, kemudian mengembalikan nilai lain yang terkait dengan nilai tersebut pada kolom yang diinginkan di tabel atau range data yang sama. Rumus VLOOOKUP memiliki beberapa argumen yang harus disertakan pada formula yang dibuat, yaitu:
- Lookup value (nilai yang ingin dicari pada tabel atau range data)
- Table array (tabel atau range data tempat nilai dicari dan nilai terkait akan diambil)
- Column index number (nomor kolom pada tabel atau range data tempat nilai terkait terdapat)
- Range lookup (argument opsional yang menentukan apakah nilai yang dicari harus berupa nilai yang sama persis dengan nilai pada tabel atau range data, atau cukup memiliki nilai yang lebih kecil dari nilai pada tabel atau range data)
Untuk mengambil data dari file lain menggunakan rumus VLOOKUP, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
- Buka file Excel yang ingin Anda gunakan.
- Buka sheet yang akan digunakan sebagai sumber data yang akan digunakan dalam rumus VLOOKUP.
- Tentukan range data pada sheet tersebut yang akan digunakan sebagai sumber data untuk rumus VLOOKUP.
- Isi nominal kolom di sheet yang akan digunakan untuk menampilkan data dari sheet sumber menggunakan rumus VLOOKUP.
- Buka sheet baru pada file Excel yang sama.
- Pada sheet baru tersebut, buatlah sebuah table dengan menentukan kolom-kolom dan baris-baris sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Ketikkan rumus VLOOKUP pada cell yang akan menampilkan data dari sheet sumber.
- Setelah selesai mengetik rumus VLOOKUP, tekan Enter.
- Seluruh data yang telah dicari akan tampil pada tabel dengan rumus VLOOKUP.
- Setelah menyelesaikan seluruh pengisian rumus VLOOKUP pada setiap data, copy seluruh data tabel tersebut dan tempelkan pada sheet yang diinginkan.
- Perlu diperhatikan bahwa dalam memasukkan rumus VLOOKUP, tabel sumber dan tabel tujuan harus memiliki baris dan kolom yang sama, sehingga tidak akan ada data yang terlewatkan atau menjadi duplikat.
- Rumus VLOOKUP juga akan otomatis terupdate jika ada perubahan pada sheet sumber, sehingga tidak perlu lagi melakukan pengolahan data dengan copy paste secara manual.
FAQ
Apa Saja Kriteria Yang Bisa Ditetapkan untuk Filter Data pada Excel?
Filter pada Excel dapat diterapkan pada kolom-kolom yang belum difilter, sehingga tidak semua kolom harus mengalami proses pemfilteran. Kriteria yang bisa ditentukan untuk melakukan filter pada data di antaranya:
- Laporan tanggal
- Klasifikasi produk
- Status pesanan
- Nama kustomer
- Alamat pelanggan
- Harga terendah atau tertinggi
- Dan banyak lagi
Bagaimana cara mencari data yang tidak tepat persis menggunakan rumus VLOOKUP?
Jika Anda ingin mencari data yang tidak tepat persis menggunakan rumus VLOOKUP, Anda dapat menambahkan argument “FALSE” pada bagian terakhir formula VLOOKUP, seperti berikut:
=VLOOKUP(lookup value, table array, column index number, FALSE)
Dengan menambahkan argument “FALSE”, maka formula VLOOKUP akan mencari data yang persis sama dengan nilai pada range data atau tabel sumber.
Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial untuk mengambil data dari file lain dalam Excel menggunakan rumus VLOOKUP dan fitur Filter:
Sekian tutorial cara mengambil data dari file lain menggunakan rumus dan fitur Excel. Semoga bermanfaat!
