Microsoft Excel adalah salah satu perangkat lunak spreadsheet yang paling populer digunakan di seluruh dunia saat ini. Microsoft Excel merupakan salah satu dari Microsoft Office Application Suite dan digunakan untuk analisis data dan manajemen tabel. Menggunakan Microsoft Excel sangat mudah untuk memanipulasi data dan memasukkannya ke dalam setiap jenis format tabel atau bentuk yang Anda inginkan. Ada beberapa cara dalam mengambil data pada Excel, salah satunya adalah dengan cara mengambil data dari sheet lain dengan kriteria tertentu di Excel.
Cara Mengambil Data dari Sheet Lain dengan Kriteria Tertentu di Excel
Unsur dasar dari Microsoft Excel adalah lembar kerja atau worksheet. Data disimpan di dalam sheet dan bisa saja sulit untuk menemukan berkas dengan kriteria tertentu di antara banyaknya sheet yang ada. Tetapi, Anda sangat bisa melakukannya dengan mudah menggunakan fitur formula dan fungsi jika Anda tahu cara menggunakan Excel. Berikut cara mengambil data dari sheet lain dengan kriteria tertentu di Excel:
Langkah 1: Buatlah formula untuk sistem Anda di lembar kerja Excel yang ingin Anda ambil datanya.
Sebelum mulai mencari data di lembar kerja Excel Anda, buatlah formula yang akan mengambil data berdasarkan kriteria yang diinginkan. Misalnya, jika Anda ingin mengambil data dari lembar kerja ‘Sheet2’ berdasarkan kriteria tertentu, Anda harus membuat rumus yang mengambil data tersebut.
Langkah 2: Gunakan fungsi VLOOKUP untuk mencari atau mengambil data di lembar kerja lain pada kriteria tertentu.
Fungsi VLOOKUP digunakan untuk mencari nilai tertentu dalam seluruh tabel kemudian memberikan nilai tersebut ke dalam sel yang telah ditentukan pada lembar kerja utama. Fungsi VLOOKUP dapat digunakan dengan sintaks berikut = VLOOKUP (nilai yang dicari, range sel, kolom, [cocokkan]), di mana:
- Nilai yang dicari: adalah nilai yang akan dicari dalam lembar kerja.
- Range sel: adalah seluruh tabel di mana nilai yang dicari akan dicari.
- Kolom: adalah kolom di mana nilai dicari akan ditemukan pada range sel yang diberikan.
- Cocokkan: adalah nilai yang bersifat optional (pilihan) dan digunakan jika dicari tidak sesuai dengan watak dari sel dan mencari nilai terdekat pada range sel. Dan kalau tidak ditentukan berarti “TRUE” atau tidak ada pengecoh.
Mari kita lihat contoh di mana kita mencari nilai tertentu di lembar kerja lain. Misalnya, jika kita ingin mencari “Bobby” di sel B1 di Sheet2 dan mengambil nilai di sampingnya di sel C1, kita akan menggunakan rumus berikut:
=VLOOKUP("Bobby",Sheet2!A1:C5,3,FALSE)
Dalam rumus di atas, “Bobby” adalah nilai yang kita cari, “Sheet2!A1:C5” adalah range sel dari seluruh tabel di mana nilai akan dicari, dan angka 3 mengacu pada kolom di mana nilai akan dicari dari range sel yang sesuai. Fungsi VLOOKUP kemudian akan memberikan nilai tersebut ke dalam sel yang kita butuhkan.
Cara Mengambil Data dari File Lain di Excel
Microsoft Excel memungkinkan Anda untuk mengambil data dari file lain dengan mudah melalui fungsi khusus. Ada beberapa cara untuk melakukan ini, dan salah satu caranya adalah dengan menggunakan fungsi External References.
Langkah 1: Buka file Excel di mana Anda ingin mengambil data dari file lain.
Anda dapat membuka file Excel tersebut dengan menggunakan perintah ‘Open’ atau shortcut ‘CTRL + O’ di lembar kerja Excel yang dituju.
Langkah 2: Pilih cell tempat Anda ingin mengambil data dari file lain dalam file Excel saat ini.
Pindahkan cursor dan pilih sel di mana Anda ingin menempatkan data yang Anda ambil dari file Excel lain.
Langkah 3: Klik pada tab Data di lembar kerja Excel utama Anda dan pilih ‘From Other Sources’ pada grup ‘Get External Data’. Pilihlah ‘From Microsoft Query’.
Sekarang Anda akan melihat sebuah dialog kotak untuk memilih lokasi file Excel lain dari mana Anda ingin mengambil data. Setelah Anda memilih file yang menampung data yang Anda butuhkan, akan muncul dialog kotak baru yang menampilkan data yang ada di file Excel lain.
Langkah 4: Pilih tabel atau data lain yang ingin Anda ambil dari file Excel lain.
Pilihlah tabel atau data yang ingin Anda ambil dari file Excel lain.
Langkah 5: Sambungkan data dari file Excel lain ke sel Excel utama Anda.
Setelah menyambungkan data dari file Excel lain, hal yang harus dilakukan selanjutnya adalah memilih opsi ‘Return Data to Excel’ pada kotak dialog Query Tabel pada langsung memilih lembar kerja atau sel untuk hasilnya. Akhirnya, cukup klik pada tombol ‘Finish’ dan hasilnya akan segera ditampilkan pada lembar kerja utama Excel Anda. Selesai.
FAQ
1. Apakah ada cara lain untuk mengambil data dari sheet lain di Excel?
Ya. Selain menggunakan fungsi VLOOKUP, Anda juga dapat menggunakan INDEX MATCH untuk mengambil data dari sheet lain di Excel. Caranya hampir sama dengan menggunakan fungsi VLOOKUP, tetapi dengan menggunakan INDEX MATCH, Anda dapat lebih fleksibel dalam mengambil data karena ia memungkinkan Anda untuk mencari data di seluruh baris dan kolom tanpa mencari di kolom tertentu saja seperti VLOOKUP umumnya.
2. Apakah Microsoft Excel hanya bisa digunakan untuk pengolahan angka dan data?
Tidak. Selain untuk pengolahan angka dan data, Microsoft Excel juga dapat digunakan untuk banyak hal lain seperti mengatur jadwal, membuat grafik, dan membuat rencana kerja. Microsoft Excel memungkinkan Anda untuk membuat format yang berbeda-beda di setiap sheet, menggabungkan data antar sheet, dan menentukan peringkat data. Sehingga, Anda dapat menggunakannya untuk membuat tabel, grafik, jadwal, pembukuan, dan banyak lagi.
