Memahami cara mengambil data dari sheet lain dengan tepat adalah keterampilan penting dalam pengoperasian Excel. Pada intinya, proses ini melibatkan penggunaan rumus tertentu untuk mendapatkan data dari satu atau beberapa lembar kerja dalam satu file Excel dan menggunakannya pada lembar kerja lain dalam file yang sama. Dalam artikel ini, kita akan membahas berbagai cara mengambil data dari sheet lain di Excel.
Cara Menggunakan Rumus VLOOKUP
Salah satu cara terpopuler dan paling berguna untuk mengambil data dari sheet lain di Excel adalah dengan menggunakan rumus VLOOKUP. Rumus ini memungkinkan pencarian nilai dalam satu atau lebih tabel dan pengambilan nilai yang terkait dengan input tertentu. Jika Anda ingin memahami dan menggunakan rumus ini dengan efektif, ikuti langkah-langkah berikut:
Langkah 1: Menentukan Tabel Sumber
Pertama-tama, Anda harus menentukan tabel sumber yang akan digunakan untuk pengambilan data. Tabel ini dapat berada dalam lembar kerja yang sama atau dalam lembar kerja yang berbeda dalam file yang sama. Pastikan bahwa tabel tersebut memiliki kolom unik yang dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk pencarian nilai.
Langkah 2: Menentukan Kolom Referensi
Setelah menentukan tabel sumber, Anda harus menentukan kolom referensi yang akan digunakan untuk pencarian nilai. Kolom ini harus merujuk pada kolom unik dalam tabel sumber dan merupakan input yang akan digunakan dalam rumus VLOOKUP.
Langkah 3: Menentukan Kolom Output
Selanjutnya, Anda harus menentukan kolom output yang akan mencantumkan nilai yang terkait dengan input pada kolom referensi. Kolom ini akan menentukan data yang akan diambil dari sheet lain dan digunakan pada lembar kerja saat ini.
Langkah 4: Menentukan Area Lookup
Dalam langkah ini, Anda harus menentukan area lookup yang akan digunakan dalam rumus VLOOKUP. Area ini adalah ruang lingkup data dalam tabel sumber yang akan dicari dan digunakan untuk menetapkan nilai tertentu pada kolom output. Area ini dapat mencakup satu atau lebih kolom data dan harus diketik sebagai rentang sel atau alamat sel.
Langkah 5: Menuliskan Rumus VLOOKUP
Setelah menentukan semua parameter penting di atas, saatnya menuliskan rumus VLOOKUP itu sendiri. Rumus ini terdiri dari lima argumen: nilai yang parting dicari, area lookup, kolom output, tipe pencocokan, dan benar atau salah. Berikut adalah contoh rumus:
VLOOKUP(“Nilai Cari”,”Area Lookup”,”Kolom Output”,Tipe Pencocokan)
Argumen pertama dalam rumus adalah nilai yang ingin Anda cari. Ini dapat berupa nilai yang tertulis dalam sel pada lembar kerja saat ini atau nilai yang berasal dari sel di sheet lain.
Argumen kedua dalam rumus adalah area lookup yang Anda tentukan dalam langkah sebelumnya. Pastikan untuk mencakup seluruh area lookup dan menuliskan rentang sel atau alamat sel dengan benar.
Argumen ketiga dalam rumus adalah kolom output yang Anda tetapkan dalam langkah sebelumnya. Pastikan untuk memberikan referensi yang akurat dan mencakup seluruh kolom output yang Anda perlukan.
Argumen keempat dalam rumus adalah tipe pencocokan. Anda dapat menggunakan tipe pencocokan eksak atau pencocokan terdekat. Jika Anda ingin melakukan pencarian yang tepat, gunakan tipe pencocokan eksak dengan mengatur nilai ke 0 atau FALSE. Jika Anda ingin melakukan pencocokan terdekat, gunakan tipe pencocokan tidak tepat dengan mengatur nilai ke 1 atau benar.
Argumen kelima dalam rumus adalah nilai benar atau salah. Jika nilai benar ditetapkan, rumus akan mengembalikan nilai yang cocok dengan input pada kolom referensi. Jika nilai salah ditetapkan, rumus akan mengembalikan nilai terdekat atau nol jika tidak ada pencocokan yang ditemukan.
Cara Menggunakan Rumus INDEX dan MATCH
Selain rumus VLOOKUP, rumus INDEX dan MATCH juga berguna untuk mengambil data dari sheet lain di Excel. Rumus ini cukup rumit dan membutuhkan sedikit pemahaman tentang jenis pencarian yang tepat yang digunakan untuk pencarian data. Berikut adalah langkah-langkah umum untuk menggunakan rumus INDEX dan MATCH:
Langkah 1: Menentukan Tabel Sumber
Langkah pertama dalam menggunakan rumus INDEX dan MATCH adalah menentukan tabel sumber yang akan digunakan untuk pengambilan data. Seperti yang disebutkan sebelumnya, tabel ini dapat berada dalam lembar kerja yang sama atau dalam lembar kerja yang berbeda dalam file yang sama.
Langkah 2: Menentukan Row dan Column Index
Selanjutnya, Anda harus menentukan row dan column index yang terkait dengan penentuan nilai yang akan dicari. Row index menjelaskan baris dalam tabel sumber yang sesuai dengan kriteria pencarian, sedangkan column index menjelaskan kolom di dalam tabel sumber yang berisi nilai yang ingin dicari. Ini mirip dengan kolom referensi yang digunakan dalam rumus VLOOKUP.
Langkah 3: Menuliskan rumus MATCH
Setelah menentukan parameter penting di atas, saatnya menuliskan rumus MATCH. Rumus ini akan digunakan untuk mencari nilai tertentu dalam row index dan mengembalikan nomor baris yang sesuai. Rumus ini terdiri dari tiga argumen: nilai yang ingin dicari, area lookup, dan tipe pencocokan. Berikut adalah contoh rumus:
MATCH(“Nilai Cari”,”Area Lookup”,Tipe Pencocokan)
Argumen pertama dalam rumus adalah nilai yang ingin Anda cari. Ini dapat berupa nilai yang tertulis dalam sel pada lembar kerja saat ini atau nilai yang berasal dari sel di sheet lain.
Argumen kedua dalam rumus adalah area lookup yang Anda tetapkan saat menentukan tabel sumber. Pastikan untuk mencakup seluruh area lookup dan menuliskan rentang sel atau alamat sel dengan benar.
Argumen ketiga dalam rumus adalah tipe pencocokan. Anda dapat menggunakan tipe pencocokan eksak atau pencocokan terdekat, tergantung pada kebutuhan Anda.
Langkah 4: Menuliskan rumus INDEX
Setelah menentukan nomor baris yang sesuai dengan input tertentu, saatnya menuliskan rumus INDEX. Rumus ini akan mengambil nilai tertentu dari kolom yang terkait dengan coloumn index. Rumus ini terdiri dari tiga argumen: area lookup, nomor baris, dan nomor kolom. Berikut adalah contoh rumus:
INDEX(“Area Lookup”,”Nomor Baris”,”Nomor Kolom”)
Argumen pertama dalam rumus adalah area lookup yang Anda tentukan saat menentukan tabel sumber. Pastikan untuk mencakup seluruh area lookup dan menuliskan rentang sel atau alamat sel dengan benar.
Argumen kedua dalam rumus adalah nomor baris yang diambil dari rumus MATCH. Pastikan untuk memberikan nilai yang masuk akal dan merujuk pada kolom unik yang diidentifikasi dalam tabel sumber.
Argumen ketiga dalam rumus adalah nomor kolom yang terkait dengan input yang Anda inginkan. Ini harus menjadi angka bulat positif yang sesuai dengan kolom dalam tabel sumber.
FAQ
Pertanyaan 1: Apa bedanya antara menggunakan rumus VLOOKUP dan INDEX/MATCH?
Jawaban: Meskipun keduanya digunakan untuk menarik data dari sheet lain di Excel, rumus VLOOKUP dan INDEX/MATCH memiliki perbedaan. VLOOKUP digunakan jika sumber data terdiri dari satu kolom saja, sedangkan INDEX/MATCH dapat digunakan jika sumber data lebih kompleks atau terdiri dari lebih dari satu kolom. Selain itu, INDEX/MATCH lebih fleksibel dan dapat menangani kasus di mana nomor baris atau kolom berubah tergantung pada data yang dicari.
Pertanyaan 2: Apakah ada cara lain untuk mengambil data dari sheet lain di Excel selain menggunakan rumus?
Jawaban: Ya, ada beberapa cara lain untuk mengambil data dari sheet lain di Excel. Salah satu cara termudah adalah dengan menyalin dan menempel data dari satu sheet ke sheet lain. Anda juga dapat menggunakan fitur “Import Data” di Excel untuk membaca data dari sumber eksternal seperti file CSV, file TXT, atau database. Namun, penggunaan fitur ini dapat sedikit rumit dan membutuhkan pengetahuan dasar SQL.
Video YouTube
Berikut adalah video tutorial tentang cara mengambil data dari sheet lain di Excel:
