Excel merupakan salah satu aplikasi yang populer dalam mengolah data. Dalam menggunakan Excel, kita bisa mengambil data dari sheet lain dengan kriteria tertentu. Salah satu caranya adalah menggunakan rumus VLOOKUP. Namun, jika data yang ingin diambil berada di file yang berbeda, apakah masih bisa menggunakan rumus VLOOKUP? Tentu bisa! Dalam artikel ini, kita akan mempelajari cara mengambil data dari file lain menggunakan rumus VLOOKUP.
Cara Mengambil Data dari File Lain dengan Rumus VLOOKUP
Pertama-tama, buka file Excel yang akan digunakan sebagai sumber data. Misalnya kita memiliki file bernama “Data Penjualan.xlsx” yang berisi data penjualan produk dalam beberapa bulan terakhir. File ini memiliki dua kolom, yaitu produk dan jumlah penjualan. Kita ingin mengambil data jumlah penjualan untuk produk tertentu dan memasukkannya ke dalam file Excel lain yang berbeda.
Untuk melakukan hal ini, kita perlu melakukan beberapa langkah sebagai berikut:
Langkah 1: Memasukkan File Sumber ke dalam Excel yang Dituju
Buka file Excel yang ingin kita gunakan untuk mengambil data dari file sumber. Misalnya kita memiliki file bernama “Laporan Penjualan.xlsx”. Buka file tersebut dan pilih cell tempat kita ingin menempatkan hasil pengambilan data. Misalnya kita ingin menempatkan data pada cell A2. Kemudian, masuk ke tab “Data” dan pilih opsi “From Other Sources”. Pilih opsi “From Microsoft Query” dan pilih file sumber yang akan digunakan. Setelah itu, klik tombol “OK”.
Pada jendela “Choose Data Source”, pilih file Excel sumber dan klik “OK”. Kemudian, pilih tabel atau range data yang ingin kita gunakan dan klik “OK”. Pada jendela selanjutnya, pilih kolom yang akan kita gunakan dan klik “OK”. Setelah itu, klik tombol “Next >”, “Next >”, dan “Finish”. Pada jendela terakhir, klik tombol “View data or edit query in Microsoft Query”.
Langkah 2: Membuat Query
Pada jendela “Microsoft Query”, kita bisa membuat query untuk mengambil data dari file sumber. Misalnya kita ingin mengambil data jumlah penjualan untuk produk “Minyak Goreng”. Pertama-tama, klik tombol “SQL” untuk membuka editor SQL. Kemudian, ketikkan query berikut:
SELECT * FROM `Sheet1$` WHERE `Produk` = 'Minyak Goreng'
Query ini akan mengambil seluruh data dari sheet pertama (Sheet1) di file sumber yang memiliki nilai “Minyak Goreng” pada kolom “Produk”. Kita bisa menyesuaikan nama sheet dan kolom dengan file sumber yang digunakan. Setelah itu, klik tombol “OK” dan “OK” kembali untuk menutup jendela “Microsoft Query”.
Langkah 3: Menggunakan Rumus VLOOKUP
Kembali ke file Excel yang ingin kita gunakan untuk menampilkan hasil pengambilan data. Misalnya kita telah menempatkan data pada cell A2. Untuk mengambil data jumlah penjualan dari file sumber, ketikkan rumus VLOOKUP berikut pada cell B2:
=VLOOKUP(A2,'ODBC Query Results'!$A:$C,3,FALSE)
Pada rumus di atas, A2 adalah nilai yang ingin kita cari di kolom pertama dari data hasil query. ‘ODBC Query Results’!$A:$C adalah range atau area data yang akan kita gunakan. Range ini merupakan hasil dari query yang telah kita buat pada langkah sebelumnya. Kolom ketiga (C) di sini adalah kolom yang akan kita ambil datanya. FALSE digunakan untuk memastikan data yang ditemukan merupakan nilai pasti dari nilai yang dicari (exact match).
Setelah itu, salin rumus pada cell B2 ke seluruh cell pada kolom B yang kita inginkan. Hasilnya, kita telah berhasil mengambil data dari file sumber dan menampilkan hasilnya pada file Excel yang kita tuju.
FAQ
Pertanyaan 1: Apa yang harus dilakukan jika file sumber memiliki banyak sheet?
Jika file sumber memiliki banyak sheet, kita bisa memilih sheet mana yang ingin digunakan untuk pengambilan data. Saat memasukkan file sumber ke dalam Excel tujuan, pilih opsi “From Other Sources” dan pilih opsi “From Microsoft Query”. Pada jendela “Choose Data Source”, pilih file Excel sumber dan klik “OK”. Klik tombol “Next >” sampai kita sampai pada jendela “Finish”. Pada jendela ini, pilih sheet mana yang ingin kita gunakan dan klik “OK”. Setelah itu, pilih tabel atau range data seperti pada langkah sebelumnya.
Pertanyaan 2: Apa yang harus dilakukan jika data yang ingin diambil lebih dari satu kolom?
Jika data yang ingin diambil lebih dari satu kolom, kita perlu menyesuaikan rumus VLOOKUP yang digunakan. Misalnya kita ingin mengambil data jumlah penjualan dan tanggal penjualan. Pertama-tama, lakukan query seperti pada langkah-langkah sebelumnya. Setelah itu, ketikkan rumus VLOOKUP berikut pada cell B2:
=VLOOKUP(A2,'ODBC Query Results'!$A:$D,3,FALSE)
Pada rumus di atas, range atau area data yang digunakan adalah ‘ODBC Query Results’!$A:$D. Perhatikan bahwa range data ini mencakup empat kolom, karena kita ingin mengambil data dari kolom jumlah penjualan dan kolom tanggal penjualan. Kolom ketiga (C) di sini adalah kolom jumlah penjualan, sedangkan kolom keempat (D) adalah kolom tanggal penjualan. Sesuaikan rumus ini dengan kebutuhan kita, dan salin rumus ke seluruh cell pada kolom B dan C.
Video Tutorial: Mengambil Data dari File Lain dengan Rumus VLOOKUP
Berikut adalah video tutorial tentang cara mengambil data dari file lain dengan menggunakan rumus VLOOKUP:
Dalam video ini, kita akan mempelajari cara mengambil data dari file lain dengan menggunakan rumus VLOOKUP. Tutorial ini cocok untuk pemula yang ingin belajar menggunakan Excel.
Demikianlah cara mengambil data dari file lain dengan rumus VLOOKUP. Dengan menggunakan cara ini, kita bisa mengolah data yang tersebar dalam beberapa file Excel dan memudahkan analisis data kita. Semoga artikel ini bermanfaat untuk pembaca. Terima kasih.
