Mencocokan 2 data di Excel adalah hal yang sangat penting untuk dilakukan karena dapat membantu kita dalam mencari duplikasi atau redundansi data yang mungkin terjadi. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara detail tentang cara untuk mencocokan 2 data di Excel dan juga memberikan beberapa tips dan trik yang berguna untuk mengoptimalkan proses pencarian duplikasi data tersebut.
Cara Mencocokan 2 Data di Excel untuk Mencari Redudansi Data
Untuk mencocokan 2 data di Excel, ada beberapa langkah yang perlu diikuti. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:
Langkah 1: Persiapkan Data di Excel
Sebelum memulai proses pencarian duplikasi data, hal pertama yang perlu dilakukan adalah menyiapkan data di Excel. Pastikan jika kedua data yang akan kita cocokan sudah disimpan dalam satu file Excel yang sama, dan juga sudah diatur dengan benar. Data tersebut haruslah terorganisir dengan rapi, memiliki judul yang jelas, dan terpisah dengan kolom-kolom yang berbeda sehingga memudahkan kita dalam melihat setiap elemen data yang masing-masing.
Langkah 2: Highlight Data yang Ingin Dicocokan
Setelah data terorganisir dengan rapi, selanjutnya perlu-highlight data yang ingin dicocokkan. Untuk melakukannya, pilih data yang ingin dicocokkan dengan cara klik kolom pertama, kemudian drag mouse turun atau ke samping hingga memilih seluruh kolom yang ingin dicocokkan. Setelah selesai, klik kanan pada pilihan tersebut dan pilih “Copy”.
Langkah 3: Paste Data yang Ingin Dicocokkan
Setelah data di-highlight, selanjutnya paste data yang ingin dicocokkan ke tempat yang baru. Untuk melakukannya, pilih cel yang ingin di tempatkan data baru, klik kanan pada pilihan tersebut dan pilih “Paste”. Klik “OK” saat muncul menu untuk mengkonfirmasi bahwa data baru akan me-replace data sebelumnya.
Langkah 4: Gunakan Fungsi “Conditional Formatting”
Setelah proses paste selesai, kita perlu menggunakan fungsi ‘Conditional Formatting’ untuk mencari duplikasi data di antara dua database. Fungsi ini dapat membantu kita dalam menyoroti data yang sama di kedua database dengan warna yang berbeda. Untuk menyetel fungsi tersebut, pilih seluruh data yang ingin dicocokkan, kemudian pilih “Conditional Formatting” dari menu “Home”. Pilih “Highlight Cells” dan pilih “Duplicate Values”. Selanjutnya pilih warna yang ingin digunakan untuk menandai duplikasi data dengan cara mengklik “Format” dan memilih warna yang diinginkan. Klik “OK” untuk menyelesaikan proses ini.
Langkah 5: Periksa duplikasi data
Setelah menggunakan fungsi “Conditional Formatting”, kita akan dapat melihat secara jelas bagian mana dari data yang terduplikasi di kedua database. Lakukan periksa dan identifikasi data yang terduplikasi tersebut dengan memperhatikan perbedaan warna data tersebut. Setelah menemukan duplikasi, langkah terakhir adalah menghapus data yang duplikasi tersebut dengan cara klik pada data tersebut dan memilih “Delete”.
Tips dan Trik
Dalam mencocokan 2 data di Excel, ada beberapa tips dan trik yang dapat membantu kita dalam mempercepat proses tersebut. Berikut ini adalah beberapa tips dan trik yang dapat digunakan:
Trik 1: Gunakan Fungsi “VLOOKUP”
Fungsi VLOOKUP adalah salah satu fungsi penting di Excel yang dapat membantu kita dalam mencari data yang cocok berdasarkan nilai tertentu. Fungsi ini dapat digunakan untuk mencari nilai tertentu di database dan menampilkan nilai yang cocok tersebut pada baris tertentu. Untuk menggunakannya, cukup ketikkan fungsi VLOOKUP dengan mengikuti sintaks yang benar, dan kemudian masukkan nilai kunci yang ingin dicari.
Trik 2: Gunakan Fungsi “COUNTIF” dan “SUMIF”
Fungsi COUNTIF dan SUMIF dapat digunakan untuk melakukan penghitungan pada data tertentu berdasarkan kondisi tertentu. Fungsi COUNTIF digunakan untuk menghitung data tertentu yang memenuhi syarat tertentu, sedangkan fungsi SUMIF digunakan untuk menjumlahkan data tertentu yang memenuhi syarat tertentu. Untuk menggunakannya, cukup ketikkan fungsi COUNTIF atau SUMIF dengan mengikuti sintaks yang benar, dan kemudian masukkan kondisi yang ingin digunakan untuk penghitungan data.
Trik 3: Export Data ke Spreadsheet Lain
Salah satu trik yang berguna adalah meng-export data ke spreadsheet lain. Dengan meng-export data tertentu ke spreadsheet lain, kita dapat menghemat waktu dan mencegah kesalahan karena kita tidak perlu melakukan proses pencarian duplikasi secara manual. Untuk meng-export data, cukup pilih data tertentu yang ingin di-export, klik kanan pada data tersebut, pilih “Copy” dan kemudian paste ke spreadsheet baru.
FAQ
Pertanyaan 1: Apa itu Excel?
Excel adalah program spreadsheet yang dikembangkan oleh Microsoft Corporation untuk digunakan dalam pengolahan data, analisis, dan visualisasi data. Program ini sangat berguna karena dapat digunakan untuk mengatur data dalam bentuk tabel, menghitung angka, membuat grafik dan diagram, dan banyak lagi.
Pertanyaan 2: Mengapa mencocokan 2 data di Excel sangat penting?
Mencocokan 2 data di Excel sangat penting karena dapat membantu kita dalam mencari duplikasi atau redundansi data yang mungkin terjadi. Dengan melakukan pencocokan data, kita dapat memastikan bahwa data yang disimpan di Excel terorganisir dengan rapi dan tidak ada duplikasi yang tidak perlu. Hal ini juga dapat membantu kita menghemat waktu dan membuat pengolahan data menjadi lebih efisien.
