Work Breakdown Structure atau WBS adalah suatu teknik manajemen yang digunakan untuk mengorganisasi dan mengelola sebuah proyek. Teknik ini digunakan untuk memecahkan sebuah proyek menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, sehingga memudahkan manajemen proyek dan pengawasan atas jalannya proyek itu sendiri.
Bagaimana cara membuat WBS?
Ada beberapa cara untuk membuat WBS, baik secara manual maupun menggunakan perangkat lunak. Berikut ini adalah cara membuat WBS secara manual:
- Tentukan tujuan proyek
- Identifikasi pekerjaan utama
- Pecah pekerjaan utama menjadi bagian-bagian yang lebih kecil
- Buat struktur hirarki
- Tentukan durasi dan biaya masing-masing sub-pekerjaan
Langkah pertama dalam membuat WBS adalah menentukan tujuan proyek. Tujuan harus jelas dan spesifik agar mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat dalam proyek.
Setelah menentukan tujuan proyek, yang selanjutnya dilakukan adalah mengidentifikasi pekerjaan utama yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Pekerjaan utama ini harus spesifik dan terperinci sehingga mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
Setelah mengidentifikasi pekerjaan utama, yang selanjutnya dilakukan adalah memecah pekerjaan utama tersebut menjadi bagian-bagian yang lebih kecil atau sub-pekerjaan. Setiap sub-pekerjaan harus spesifik dan terperinci agar mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat.
Setelah memecah pekerjaan utama menjadi sub-pekerjaan, yang selanjutnya dilakukan adalah membuat struktur hirarki atau jaringan kerja yang menunjukkan bagaimana sub-pekerjaan tersebut terkait satu sama lain. Struktur hirarki ini memudahkan untuk menentukan prioritas dan mengalokasikan sumber daya.
Setelah membuat struktur hirarki, yang selanjutnya dilakukan adalah menentukan durasi dan biaya masing-masing sub-pekerjaan. Hal ini penting dilakukan karena akan memudahkan dalam mengalokasikan sumber daya dan memantau kemajuan proyek.
Cara membuat WBS menggunakan Microsoft Project
Selain menggunakan cara manual seperti yang telah dijelaskan di atas, WBS juga bisa dibuat menggunakan perangkat lunak seperti Microsoft Project. Berikut ini adalah langkah-langkah cara membuat WBS menggunakan Microsoft Project:
- Install dan buka Microsoft Project
- Buat proyek baru
- Tentukan durasi proyek
- Buat daftar tugas
- Buat WBS
- Tentukan durasi dan biaya masing-masing tugas
- Analisis dan pengawasan proyek
Langkah pertama adalah mengunduh dan menginstall Microsoft Project pada komputer Anda. Setelah Microsoft Project terinstall, Anda bisa membuka program tersebut.
Setelah membuka Microsoft Project, langkah selanjutnya adalah membuat proyek baru. Pilih menu File dan klik New Project.
Setelah membuat proyek baru, yang selanjutnya dilakukan adalah menentukan durasi proyek. Pilih menu Project dan klik Project Information. Isi durasi proyek yang diinginkan pada kolom Duration.
Setelah menentukan durasi proyek, yang selanjutnya dilakukan adalah membuat daftar tugas. Pilih menu View dan klik Gantt Chart. Kemudian, klik tombol Task Entry pada toolbar.
Buat WBS dengan cara mengklik kanan pada tugas utama dan memilih Add Task. Kemudian, tambahkan sub-pekerjaan pada tugas utama dengan mengklik kanan pada tugas tersebut dan memilih Add Task.
Setelah membuat WBS, yang selanjutnya dilakukan adalah menentukan durasi dan biaya masing-masing tugas. Klik kanan pada tugas yang ingin diatur dan pilih Information. Isi durasi dan biaya pada kolom yang tersedia.
Setelah membuat WBS dan menentukan durasi dan biaya masing-masing tugas, yang selanjutnya dilakukan adalah menganalisis dan mengawasi proyek tersebut. Dengan Microsoft Project, Anda bisa memantau kemajuan proyek secara langsung dan membuat laporan yang memudahkan untuk mengambil keputusan.
FAQ (Frequently Asked Questions)
Pertanyaan 1: Apa keuntungan menggunakan WBS dalam manajemen proyek?
Jawaban: WBS memiliki beberapa keuntungan dalam manajemen proyek, yaitu:
- Memudahkan dalam mengorganisasi dan mengelola proyek
- Memudahkan dalam memantau kemajuan proyek dan mengambil tindakan yang diperlukan
- Memperlihatkan ketergantungan antar pekerjaan sehingga memudahkan dalam menentukan prioritas
- Memudahkan dalam mengalokasikan sumber daya dan waktu
- Memudahkan dalam membuat laporan terkait kemajuan proyek
Pertanyaan 2: Apakah WBS hanya digunakan dalam proyek besar?
Jawaban: WBS dapat digunakan dalam semua jenis proyek, baik skala kecil maupun besar. Penggunaan WBS pada proyek kecil pun dapat membantu dalam memastikan bahwa proyek tersebut terselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan budget yang disediakan.
Video Tutorial
Berikut ini adalah video tutorial cara membuat WBS menggunakan Microsoft Project:
Gambar dalam Konten
Cara Membuat Work Breakdown Structure dari RelaxBlog
Gambar di atas menunjukkan salah satu contoh cara membuat WBS dari blog RelaxBlog.
Cara Membuat WBS di Word
Gambar di atas menunjukkan cara membuat WBS di Word dengan menggunakan tabel.
Contoh WBS untuk Penulisan Ilmiah
Gambar di atas menunjukkan contoh WBS yang sesuai dengan penulisan ilmiah.
Cara Membuat Time Schedule di Excel
Gambar di atas menunjukkan cara membuat Time Schedule di Excel untuk memantau kemajuan proyek.
