Cara membuat surat masal merupakan salah satu kegiatan penting yang dapat membantu kegiatan kantor, bisnis atau bahkan personal. Surat masal memudahkan pengiriman email atau surat tanpa harus menulis satu per satu secara manual. Hal ini tidak hanya efisien, waktu yang dibutuhkan juga jauh lebih sedikit dibandingkan mengirim secara manual.
Cara Membuat Surat dengan Excel – Dehaliyah
Cara membuat surat masal dengan excel bisa dilakukan melalui beberapa langkah berikut:
- Pertama-tama, buatlah sebuah file excel yang berisi informasi yang ingin Anda gunakan untuk membuat surat. Pastikan informasi tersebut terdiri dari kolom-kolom yang spesifik seperti Nama, Alamat, Kota, Kode Pos dan Telephone.
- Setelah membuat file excel, selanjutnya ketikkan isi surat yang ingin Anda kirimkan. Lakukan hal ini seperti biasa, dengan cara membuka dokumen kosong dan mengetikkan isi surat masal Anda.
- Setelah itu, pilihlah menu “Aplikasi Surat” di salah satu baris Excel untuk membuka kotak dialog “Aplikasi Surat.” Sebelum itu, kita harus menambahkan kolom Dear ke file excel tadi. Kolom tersebut wajib ada jika Anda ingin menggunakan aplikasi surat ini.
- Pilihlah “Surat” dan klik “Mulai Aplikasi Surat.” Setelah itu, isi kolom surat masal yang belum diisi dengan kata pengganti seperti “<Dear Name>” atau kata pengganti lainnya yang diinginkan.
- Selanjutnya, pilih “Surat Masal” dan tentukan nomor digit yang akan Anda gunakan.
- Pilih “Kontak” dan klik “OK.”
- Setelah itu, Anda akan melihat sendiri suatu halaman Mail Merge dimana Anda diharuskan mengisi sesuai dengan instruksi yang diberikan.
- Langkah selanjutnya Anda bisa melakukan Mail Merge, dengan mengklik “Baru” dan pilih dokumen Anda. Setelah itu, Anda bisa mengedit dan menyimpan file tersebut dengan memilih “Surat” dan “Simpan sebagai file baru”.
Cara Membuat Surat Masal di Microsoft Word – Dehaliyah
Cara membuat surat masal dengan menggunakan Microsoft Word juga merupakan cara yang mudah dan praktis. Berikut langkah-langkahnya:
- Buka Microsoft Word di komputer Anda, kemudian buat dokumen baru.
- Pada awalnya, dokumen tersebut akan kosong. Kemudian ketikkan isi surat yang ingin dikirimkan sebagai surat masal.
- Pilih tab “Mailing” lalu klik icon “Start Mail Merge”. Pilih pilihan “Step by step Mail Merge Wizard”.
- Pilih jenis dokumen yang ingin dibuat, misalnya “Letters”, kemudian klik “Next: Starting document”.
- Pilih “Use the Current Document” kemudian klik “Next: Select Recipients”.
- Jika belum memiliki alamat, silakan import data dari Excel, sebaliknya jika sudah langsung pilih “Type a new list” atau gunakan Outlook Contacts.
- Pilihlah “Customize Columns” untuk memilih informasi mana saja yang akan muncul di surat masal.
- Selanjutnya, ketik isi surat dan pilih Mail Merge Field dari hasil kolom yang tadi dipilih tadi.
- Setelah itu, kliklah tombol “Preview Results” untuk melihat tampilan dokumen surat masal.
- Jika sudah sesuai dan puas dengan tampilan hasil dari dokumen surat masal tersebut, barulah Anda bisa mencetaknya atau mengirimkannya dalam format lain.
Cara Membuat Surat Masal Tanpa Mail Merge Dengan Microsoft Excel
Jika Anda ingin membuat surat masal tanpa menggunakan Mail Merge, Anda bisa menggunakan fitur “Copy-Paste” dari Microsoft Excel. Berikut cara-cara membuat surat masal dengan menggunakan Copy-Paste:
- Buat Excel File yang berisi data Personal Anda, termasuk nama dan alamat.
- Buka dokumen kosong di Microsoft Word.
- Pilih tab “Insert” lalu pilih “Table”. Kemudian pilih “Excel Spreadsheet” dan pilih “Insert.”
- Pilihlah Data yang ingin di-copy dan kembalikan ke dokumen Word.
- Besarkan ulang kolom Excel sehingga terlihat lebih besar, dan potong tempel pada lembar word.
- Pilih dengan menggunakan tombol mouse atau keyboard bagian lembar yang sebaiknya dimasukkan dan tarik ke suatu posisi di tipis. Lakukan pengeditan dalam prosedur Copy-Paste.
- Pada saat memasukkan informasi Anda, Anda perlu memformat tulisan Anda sesuai keinginan Anda, dengan cara mengubah jenis font, ukuran, dan warna yang diinginkan.
- Setelah itu, dokumen surat masal pun siap dicetak atau dishare melalui email.
FAQ
1. Apa itu surat masal?
Surat masal adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa penerima secara sekaligus. Biasanya surat ini digunakan untuk keperluan bisnis, seperti pengiriman undangan atau untuk menginformasikan suatu pengumuman. Saat ini bahkan surat masal bisa dilakukan dengan cara mengirimkan email kepada orang yang diinginkan.
2. Apa manfaat dari membuat surat masal?
Membuat surat masal memiliki banyak manfaat antara lain:
- Memudahkan pengiriman informasi kepada banyak orang sekaligus.
- Meningkatkan efisiensi waktu dalam pengiriman informasi.
- Membuat pengiriman informasi lebih mudah dan dapat dilakukan dalam waktu yang singkat.
Video tutorial
Berikut video tutorial mengenai cara membuat surat masal dengan menggunakan Mail Merge di Microsoft Word:
Dengan adanya artikel ini, diharapkan pembaca dapat lebih mudah memahami cara membuat surat masal dengan menggunakan Microsoft Word atau Excel. Dimana kedua metode tersebut dapat memberikan kemudahan dalam mengirimkan informasi atau surat, baik untuk keperluan bisnis maupun personal. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca dan bisa mencoba membuat surat masal sendiri.
