Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas tentang cara membuat singkatan di Excel dan mengubahnya menjadi panjang. Excel sendiri adalah aplikasi pengolah data yang cukup populer di kalangan pengguna komputer, apalagi bagi mereka yang bekerja di bidang administrasi atau keuangan. Dalam kegiatan sehari-hari, Excel dapat membantu penggunanya untuk mengelola data dengan mudah dan cepat.
Namun, terkadang ada beberapa kasus di mana kita perlu membuat data dalam bentuk singkatan, tetapi ketika di tampilkan, kita menginginkan singkatan tersebut diubah menjadi kata lengkap. Misalnya, saat kita membuat tabel di Excel yang berisi data singkat tentang produk. Kita ingin menampilkan data produk dalam bentuk singkat, tetapi saat tabel ditampilkan, kita ingin data tersebut muncul dalam bentuk kata lengkap.
Untuk mengatasi kasus seperti ini, kita perlu melakukan beberapa langkah. Berikut adalah panduan-caranya:
1. Membuat Kolom Singkatan
Langkah pertama yang harus kita lakukan adalah membuat kolom dalam lembar kerja Excel untuk menampilkan data produk dalam bentuk singkat. Caranya cukup mudah. Kita cukup menambahkan kolom baru pada lembar kerja Excel, lalu kita beri nama pada kolom tersebut.
2. Menentukan Singkatan untuk Tiap Data Produk
Setelah kolom singkatan dibuat, kita perlu menentukan singkatan untuk tiap data produk pada kolom tersebut. Singkatan dapat ditentukan sesuai dengan kebutuhan atau aturan yang berlaku dalam organisasi/kantor kita. Misalnya, dalam organisasi kita setiap produk dibuat dalam singkatan 3 huruf pertamanya saja.
3. Menggunakan Fungsi IF pada Kolom Produk Lengkap
Setelah kolom singkatan dan data produk telah diisikan, kita perlu membuat kolom produk lengkap yang akan menampilkan nama produk lengkap berdasarkan singkatan produk di kolom singkatan. Cara yang dapat dilakukan adalah dengan menggunakan fungsi IF. Fungsi IF adalah salah satu fungsi dasar dalam Excel yang berfungsi untuk menentukan apakah suatu kondisi adalah benar atau salah.
Pada kolom produk lengkap, kita dapat menuliskan formula IF seperti berikut:
=IF(D2=”ABT”,”Alat Bengkel Teknik”,IF(D2=”JNE”,”Jalur Nugraha Ekakurir”,IF(D2=”PGW”,”Perusahaan Gas Negara”)))
Dalam formula di atas, kita menggunakan kondisi IF untuk menampilkan nama produk lengkap berdasarkan singkatan yang terdapat dalam kolom singkatan. Misalnya, jika singkatan produk di kolom singkatan adalah “ABT”, maka nama produk lengkap yang ditampilkan di kolom produk lengkap adalah “Alat Bengkel Teknik”. Begitu pula sebaliknya.
4. Menyisipkan Hiperlink pada Kolom Produk Lengkap
Setelah formula dan data pada kolom produk lengkap telah diisikan, kita dapat menyisipkan hiperlink pada tiap data produk. Hal ini berguna agar ketika pengguna mengklik nama produk lengkap, mereka akan langsung diarahkan ke halaman detail produk di situs web atau sistem informasi yang dilakukan pengguna.
Untuk menyisipkan hiperlink pada kolom produk lengkap, kita cukup memilih text atau sel pada kolom produk lengkap dan melakukan klik kanan. Lalu pada menu yang muncul, klik hiperlink. Setelah itu, masukkan URL atau alamat web yang sesuai untuk tiap tiap nama produk lengkap.
5. Mengubah Jenis Huruf pada Kolom Produk Lengkap
Terakhir, kita dapat mengubah jenis huruf pada kolom produk lengkap agar data yang ditampilkan lebih mudah dibaca oleh pengguna. Dalam Excel, ada beberapa format huruf yang dapat digunakan, seperti huruf tebal, miring, warna, dan lain-lain. Pertimbangkan penggunaan jenis huruf yang sesuai untuk data produk yang ditampilkan.
FAQ
Q: Apakah Excel hanya berguna di bidang administrasi atau keuangan?
A: Tidak. Excel dapat digunakan dalam berbagai bidang, seperti riset dan pengembangan, pemasaran, dan lain-lain. Excel dapat membantu dalam pengumpulan, pengolahan, dan analisis data untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
Q: Apakah Excel sulit dipelajari bagi pemula?
A: Tidak, Excel sangat mudah dipelajari bagi pemula. Ada banyak sumber belajar Excel yang tersedia secara online seperti video tutorial, blog, dan forum yang dapat membantu pemula memahami konsep dasar Excel. Selain itu, fitur Excel juga sangat user-friendly, sehingga pengguna dapat belajar dengan mudah dan cepat.
Di samping panduan di atas, berikut adalah juga beberapa tips yang dapat membantu pengguna Excel dalam mengelola data:
1. Menggunakan fitur sorting untuk mengurutkan data secara alfabetis atau numerik.
2. Membuat daftar terkait data berdasarkan urutan waktu atau prioritas.
3. Menggunakan filter dan pengisian otomatis untuk mempercepat pengolahan data.
4. Menggunakan formula dan fungsi Excel untuk merubah atau mengolah data.
