CARA MEMBUAT RUNDOWN ACARA DI EXCEL

Rundown Acara merupakan salah satu elemen penting dalam kegiatan acara. Tanpa rundown, acara akan menjadi tidak terstruktur, sulit diikuti, dan tidak memberikan pengalaman yang memuaskan bagi para peserta. Oleh karena itu, penting bagi penyelenggara acara untuk membuat dan mengikuti sebuah rundown yang baik dan efektif.

Cara membuat Rundown Acara di Excel

Salah satu cara untuk membuat Rundown Acara adalah dengan menggunakan aplikasi Excel. Berikut ini adalah langkah-langkah cara membuat Rundown Acara di Excel:

1. Buatlah tabel dengan kolom-kolom yang merepresentasikan setiap bagian dari acara, seperti waktu, nama kegiatan, durasi, atau siapa yang bertanggung jawab.
2. Isilah tabel tersebut dengan informasi-informasi yang diperlukan.
3. Setelah tabel terisi dengan informasi yang diperlukan, jangan lupa untuk merapikan tampilannya agar mudah dibaca dan dipahami.
4. Gunakan fitur filter pada Excel untuk mempermudah pencarian informasi.
5. Ketika acara telah berlangsung, update Rundown Acara dengan informasi-informasi yang relevan, seperti apakah kegiatan sudah dilakukan atau belum dan berapa durasi yang dibutuhkan.

Cara membuat Rundown Acara di Word

Selain menggunakan Excel, Rundown Acara juga dapat dibuat menggunakan aplikasi Word. Berikut ini adalah langkah-langkah cara membuat Rundown Acara di Word:

1. Buka aplikasi Microsoft Word dan buatlah sebuah tabel.
2. Atur tabel tersebut sehingga sesuai dengan kebutuhan acara, seperti waktu, nama kegiatan, durasi, dan siapa yang bertanggung jawab.
3. Isi tabel tersebut dengan informasi-informasi yang akan ditampilkan pada Rundown Acara.
4. Setelah tabel terisi dengan informasi yang diperlukan, rapihkan tampilannya agar mudah dipahami oleh peserta acara.
5. Simpan file tersebut dan cetak untuk digunakan saat acara berlangsung.

Pengertian Rundown Acara

Rundown Acara atau sering disebut juga sebagai Agenda Acara adalah suatu rencana detil yang menyusun kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dalam suatu acara. Rundown Acara berisi jadwal lengkap yang terdiri dari waktu, kegiatan, dan pelaksana. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa Rundown Acara sangat penting dalam suatu kegiatan acara:

1. Menjaga Keteraturan Acara – Rundown Acara membantu menjaga jalannya acara dengan keteraturan yang baik sehingga peserta dan tamu undangan dapat mengikuti acara dengan mudah.
2. Meningkatkan Pengalaman Peserta Acara – Dengan Rundown Acara yang baik, peserta acara dapat merencanakan kehadirannya dengan lebih baik dan merasa puas karena acara dapat dimulai dan berakhir sesuai jadwal.
3. Meningkatkan Efektivitas Acara – Dengan Rundown Acara yang telah disiapkan dengan baik, maka setiap kegiatan di dalam acara akan berjalan efektif dan efisien.
4. Memudahkan Koordinasi – Dalam suatu acara, terdapat banyak orang yang terlibat dalam proses penyelenggaraan. Dengan adanya Rundown Acara, koordinasi antar semua pihak dapat menjadi lebih mudah dan efektif.

Contoh Rundown Acara

Berikut ini adalah contoh Rundown Acara untuk sebuah acara pernikahan:

1. 08.00 – 09.00 WIB : Penerimaan tamu
2. 09.00 – 10.00 WIB : Upacara adat penerimaan mempelai wanita
3. 10.00 – 11.00 WIB : Upacara adat penerimaan mempelai pria
4. 11.00 – 11.30 WIB : Acara rest and refreshment
5. 11.30 – 12.00 WIB : Penampilan tari tradisional
6. 12.00 – 13.00 WIB : Makan siang
7. 13.00 – 14.00 WIB : Foto bersama keluarga dan tamu undangan
8. 14.00 – 15.00 WIB : Pembukaan acara
9. 15.00 – 17.00 WIB : Acara utama
10. 17.00 – 17.30 WIB : Sesi foto dan networking
11. 17.30 – 19.00 WIB : Acara penutupan dan pemberian souvenir

FAQ

1. Apa yang harus dilakukan jika acara terlalu lama atau terlalu pendek?

Jawaban: Jika acara terlalu lama, ada beberapa pilihan yang dapat dilakukan untuk memperpendek durasi acara, seperti mengurangi pajangan, menghapus beberapa kegiatan yang tidak terlalu penting, menghilangkan jeda terlalu lama, atau menggabungkan beberapa kegiatan yang sejenis. Namun, jika acara terlalu pendek, pastikan untuk menambahkan beberapa kegiatan yang dapat meningkatkan pengalaman para peserta acara.

2. Bagaimana jika ada penambahan atau perubahan acara di tengah-tengah?

Jawaban: Jika ada perubahan atau penambahan kegiatan di tengah-tengah acara, pastikan untuk melakukan koordinasi dengan baik untuk menginformasikan kepada semua pihak yang terkait. Selain itu, perbarui juga Rundown Acara dan pastikan bahwa semua pihak sudah mengetahui perubahan atau penambahan tersebut.

Demikianlah pembahasan mengenai Rundown Acara dan cara membuatnya. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang sedang merencanakan sebuah acara.