What is a General Ledger?
Every business needs to track its financial transactions. This is where the general ledger comes into play. The general ledger is a record-keeping system that captures all the transactions of a business. It is the primary account for recording and summarizing financial transactions. The general ledger contains all of the accounts used by a business to record its financial transactions, such as assets, liabilities, revenue, and expenses. It is a key component in maintaining the financial health of a business.
What is a Bookkeeping System?
A bookkeeping system is a method of keeping track of a business’s financial transactions. This system includes recording financial transactions, classifying them, and summarizing them into reports that provide key financial information for decision-making. It is essential for any business to have an accurate bookkeeping system as it provides a record of all financial activities.
Types of General Ledger Accounts
The general ledger contains several accounts that are used to keep track of different types of financial transactions. Here are some of the most common types of general ledger accounts:
- Assets: These are resources that a business owns and that have economic value. Examples include cash, property, and equipment.
- Liabilities: These are financial obligations that a business owes to others. Examples include loans, accounts payable, and taxes owed.
- Revenue: This is the income generated from the sale of a business’s products or services.
- Expenses: These are costs that a business incurs in order to operate. Examples include rent, salaries, and supplies.
The Importance of a General Ledger in Bookkeeping
The general ledger is a critical component of any bookkeeping system. It provides a record-keeping system for all financial transactions, which is essential for tracking a business’s financial health. The general ledger helps to ensure the accuracy of financial records by providing a centralized location for all of the transactions that occur within a business.
In addition, the general ledger enables a business to produce financial statements and reports that provide valuable information for decision-making. These financial statements, such as the balance sheet and income statement, provide insights into a business’s financial performance and help to identify areas where improvements can be made.
How to Create a General Ledger
Creating a general ledger is a fundamental task that every business owner should know how to do. Here is a step-by-step guide to creating a general ledger:
- Compile a list of accounts: Begin by making a comprehensive list of all the accounts that need to be tracked. This list should include all of the accounts that a business uses to record financial transactions, such as assets, liabilities, revenue, and expenses.
- Organize the accounts: Once the list of accounts has been compiled, organize the accounts in a logical order. This will help make it easier to input and track financial transactions. For example, group all of the accounts related to revenue together.
- Enter beginning balances: Enter the beginning balances for each account. This should include the starting balances for assets, liabilities, revenue, and expenses.
- Enter financial transactions: Record all financial transactions that occur within the business. This includes all receipts, invoices, and other financial documents.
- Balance the ledger: Periodically balance the ledger by ensuring that the debits and credits for each account are equal. This will help ensure the accuracy of the financial records and provide a clear picture of the business’s financial health.
Creating a General Ledger in Excel
Excel is a powerful tool for creating a general ledger. Here are the steps to creating a general ledger in Excel:
- Enter the account names: Enter the name of each account into the first row of the Excel spreadsheet.
- Create columns for debits and credits: Create two columns for each account: one for debits and one for credits.
- Enter the beginning balances: Enter the beginning balance for each account in the first row of the debits or credits column.
- Record transactions: Record all financial transactions that occur within the business in the appropriate debits or credits column for each account.
- Balance the ledger: Periodically balance the ledger by ensuring that the debits and credits for each account are equal.
Cara Membuat Buku Besar Di Excel
Bagi pemilik bisnis, membuat buku besar mengambil satu tempat penting dalam merawat kesehatan finansial perusahaannya. Salah satu cara untuk membuat buku besar dengan mudah menggunakan Excel. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat buku besar di Excel:
- Buat kolom akun: Buat kolom pertama untuk memasukkan nama akun-akun yang akan dipakai dalam buku besar.
- Buat kolom layaknya jurnal: Buat kolom kedua untuk memasukkan jumlah debit dan kolom ketiga untuk memasukkan jumlah kredit.
- Masukkan saldo awal: Masukkan saldo awal untuk setiap akun pada baris pertama di kolom debit atau kredit.
- Rekam transaksi: Catat setiap transaksi keuangan yang terjadi di perusahaan, baik itu penerimaan, tagihan, maupun dokumen keuangan lainnya.
- Hitung saldo: Secara berkala, periksa bahwa jumlah debit dan kredit untuk setiap akun adalah sama.
Pengertian Buku Besar dan 4 Tahapan Posting
Buku besar adalah catatan akuntansi yang digunakan untuk merekam transaksi keuangan yang terjadi dalam sebuah perusahaan. Buku besar memiliki 4 tahapan posting, yaitu sebagai berikut:
1. Posting ke Jurnal Umum
Transaksi keuangan akan dicatat terlebih dahulu dalam format jurnal umum yang berisi informasi seperti tanggal, jenis transaksi, akun yang terlibat, jumlah debit, dan jumlah kredit.
2. Posting ke Buku Pembantu
Setelah transaksi dicatat ke dalam jurnal umum, maka langkah selanjutnya adalah memposting transaksi ke dalam buku pembantu. Buku pembantu digunakan untuk mengumpulkan transaksi berdasarkan jenisnya, sehingga memudahkan penghitungan.
3. Penyesuaian Transaksi
Setiap akhir periode akuntansi, transaksi perusahaan akan disesuaikan dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Transaksi tersebut akan dicatat dalam jurnal penyesuaian untuk mengubah jumlah akun yang ada dalam buku besar.
4. Posting ke Buku Besar
Setelah transaksi dicatat di dalam jurnal pembantu dan disesuaikan, langkah selanjutnya adalah memposting transaksi ke dalam buku besar. Buku besar adalah akun utama untuk merekam transaksi keuangan dalam sebuah perusahaan.
Cara Membuat Buku Besar Secara Manual Beserta Contohnya
Meskipun Excel dapat digunakan untuk membuat buku besar, namun beberapa perusahaan masih memilih untuk membuat buku besar secara manual. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat buku besar secara manual:
- Buat kolom akun: Buat kolom pertama untuk memasukkan nama akun-akun yang akan dipakai dalam buku besar.
- Buat kolom untuk tanggal: Buat kolom kedua terkait dengan tanggal.
- Buat kolom untuk catatan/keterangan: Buat kolom ketiga untuk menyimpan informasi yang berkaitan dengan transaksi.
- Buat kolom untuk debit: Buat kolom keempat untuk mencatat jumlah debit.
- Buat kolom untuk kredit: Buat kolom kelima untuk mencatat jumlah kredit.
Contoh Buku Besar Manual
Berikut adalah bagan buku besar yang dibuat secara manual:
Cara Membuat Buku Besar Akuntansi Sesuai dengan Jenis-Jenisnya
Ada beberapa jenis buku besar akuntansi yang harus dipahami oleh pemilik bisnis. Berikut adalah beberapa jenis buku besar akuntansi dan cara membuatnya:
1. Buku Besar Pembelian
Buku besar pembelian adalah buku besar yang mencatat semua transaksi pembelian barang dan jasa oleh sebuah perusahaan. Berikut cara membuat buku besar pembelian:
- Tentukan akun: Tentukan akun-akun yang akan digunakan dalam buku besar.
- Buat kolom: Buat kolom untuk tanggal, nomor faktur, nama vendor, deskripsi pembelian, jumlah, dan saldo.
- Rekam transaksi: Rekam setiap transaksi pembelian yang terjadi pada perusahaan.
- Hitung saldo: Secara berkala, periksa bahwa jumlah kredit dan debit untuk setiap akun adalah sama.
2. Buku Besar Penjualan
Buku besar penjualan adalah buku besar yang mencatat semua transaksi penjualan barang dan jasa oleh sebuah perusahaan. Berikut cara membuat buku besar penjualan:
- Tentukan akun: Tentukan akun-akun yang akan digunakan dalam buku besar.
- Buat kolom: Buat kolom untuk tanggal, nomor faktur, nama pelanggan, deskripsi penjualan, jumlah, dan saldo.
- Rekam transaksi: Rekam setiap transaksi penjualan yang terjadi pada perusahaan.
- Hitung saldo: Secara berkala, periksa bahwa jumlah kredit dan debit untuk setiap akun adalah sama.
3. Buku Besar Kas
Buku besar kas adalah buku besar yang mencatat setiap transaksi kas yang terjadi pada sebuah perusahaan. Berikut cara membuat buku besar kas:
- Buat kolom: Buat kolom untuk tanggal, rincian transaksi, jumlah kas masuk, jumlah kas keluar, dan saldo.
- Rekam transaksi: Rekam setiap transaksi kas yang terjadi pada perusahaan.
- Hitung saldo: Secara berkala, periksa bahwa jumlah kredit dan debit untuk setiap akun adalah sama.
FAQ
1. Apa itu tanggal jatuh tempo dalam buku besar?
Tanggal jatuh tempo dalam buku besar adalah tanggal di mana pembayaran suatu hutang harus dilakukan, atau tanggal di mana suatu piutang harus ditagihkan.
2. Bagaimana cara mengecek kebenaran buku besar?
Untuk mengecek kebenaran buku besar, lakukan langkah-langkah berikut:
- Periksa saldo: Periksa bahwa jumlah kredit dan debit untuk setiap akun dalam buku besar sama.
- Periksa transaksi: Periksa kembali semua transaksi yang tercatat dalam buku besar untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan.
- Periksa dokumen: Periksa bahwa semua dokumen yang terkait dengan transaksi dicatat dengan benar dalam buku besar.
Video Tutorial: Cara Membuat Buku Besar di Excel
Berikut adalah video tutorial yang dapat membantu Anda dalam membuat buku besar di Excel:
