Microsoft Access adalah salah satu aplikasi yang digunakan untuk mengolah database secara mudah dan efisien. Aplikasi ini sangat populer di kalangan pemilik bisnis kecil, mahasiswa, dan pekerja kantoran yang membutuhkan alat untuk mengolah database secara cepat. Salah satu fitur utama yang dimiliki Microsoft Access adalah kemampuan untuk membuat laporan atau report secara otomatis. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara membuat report dengan cepat pada Microsoft Access.
Tutorial Membuat Report Pada Microsoft Access
Langkah pertama untuk membuat report pada Microsoft Access adalah membuka aplikasi dan memilih table yang akan digunakan untuk membuat report. Setelah memilih table yang akan digunakan, langkah selanjutnya adalah memilih “Create” pada menu bar dan kemudian pilih “Report Wizard”. Setelah itu, akan muncul jendela wizard yang akan membantu kita membuat report dengan mudah. Berikut adalah langkah-langkahnya:
Langkah 1: Pilih Table atau Query
Pada langkah ini, kita harus memilih table atau query yang akan digunakan sebagai sumber data pada report. Jika kita ingin menggunakan satu table saja, bisa memilih table tersebut. Namun, jika kita ingin menggunakan beberapa table atau melakukan perhitungan pada data, kita bisa membuat query terlebih dahulu dan menggunakan query tersebut sebagai sumber data pada report. Setelah memilih table atau query, klik “Next”.
Langkah 2: Pilih Kolom untuk Report
Pada langkah ini, kita harus memilih kolom yang akan ditampilkan pada report. Kita bisa memilih semua kolom atau hanya beberapa kolom saja. Selain itu, kita juga bisa mengubah urutan kolom dan memasukkan kolom baru dengan mengklik tombol “Add Field”. Setelah memilih kolom, klik “Next”.
Langkah 3: Mengelompokkan Data
Pada langkah ini, kita bisa mengelompokkan data berdasarkan salah satu kolom pada table. Misalnya, jika kita memiliki data penjualan dari beberapa toko secara keseluruhan, kita bisa mengelompokkan data berdasarkan toko masing-masing. Setelah memilih kolom untuk pengelompokan, klik “Next”.
Langkah 4: Memilih Layout
Pada langkah ini, kita bisa memilih tampilan layout pada report. Ada beberapa pilihan layout yang bisa dipilih, yaitu “Tabular”, “Columnar”, “Justified”, dan lain-lain. Selain itu, kita juga bisa mengubah tampilan header dan footer pada report. Setelah memilih layout, klik “Next”.
Langkah 5: Menambahkan Summary Fields
Pada langkah ini, kita bisa menambahkan summary fields untuk melakukan perhitungan pada data. Misalnya, kita ingin melihat total penjualan dari semua toko, maka kita bisa menambahkan summary field untuk kolom “Penjualan”. Selain itu, kita juga bisa menambahkan perhitungan lain seperti rata-rata, minimum, maksimum, dan sebagainya. Setelah menambahkan summary fields, klik “Next”.
Langkah 6: Memberikan Nama pada Report
Pada langkah terakhir, kita harus memberikan nama pada report yang telah kita buat. Setelah memberikan nama, klik “Finish”. Report akan otomatis dibuat dan ditampilkan pada layar kerja Microsoft Access.
Memodifikasi Report Pada Microsoft Access
Setelah report dibuat, kita bisa memodifikasi tampilannya sesuai dengan kebutuhan. Ada beberapa hal yang bisa dilakukan, antara lain:
Mengubah Tampilan Kolom
Kita bisa mengubah ukuran kolom, merubah urutan kolom, atau mengubah format tampilan kolom pada report. Caranya sangat mudah, yaitu dengan mengklik tampilan output pada report dan melakukan perubahan sesuai dengan kebutuhan.
Menambahkan Logo atau Gambar Lainnya
Untuk membuat report terlihat lebih menarik dan profesional, kita bisa menambahkan logo atau gambar lainnya pada report. Caranya adalah dengan menambahkan gambar pada header atau footer report. Kita bisa memilih gambar dari komputer kita sendiri atau menggunakan gambar yang sudah tersedia pada Microsoft Access.
Menambahkan Chart atau Diagram
Untuk membuat report lebih mudah dipahami, kita bisa menambahkan chart atau diagram pada report. Caranya sangat mudah, yaitu dengan membuat chart atau diagram terlebih dahulu pada Microsoft Access dan menambahkannya ke dalam report.
FAQ
1. Apakah report pada Microsoft Access bisa diedit atau dimodifikasi setelah report selesai dibuat?
Iya, report pada Microsoft Access bisa diedit atau dimodifikasi setelah report selesai dibuat. Kita bisa mengubah tampilan, menambahkan kolom, menghapus kolom, atau melakukan perubahan lainnya sesuai dengan kebutuhan. Selain itu, kita juga bisa menyimpan report sebagai template untuk digunakan di masa depan.
2. Bisakah report pada Microsoft Access diubah menjadi file PDF atau Excel?
Iya, report pada Microsoft Access bisa diubah menjadi file PDF atau Excel. Caranya sangat mudah, yaitu dengan melakukan export pada report dan memilih format file yang diinginkan. Setelah itu, kita bisa membuka file PDF atau Excel tersebut menggunakan aplikasi yang sesuai.
Video Tutorial: Membuat Report pada Microsoft Access
Berikut adalah video tutorial tentang cara membuat report pada Microsoft Access:
