Pembuatan absensi karyawan menjadi hal yang sangat penting dalam setiap perusahaan untuk dapat memantau kehadiran karyawan. Di dalam sebuah perusahaan, absensi digunakan sebagai acuan untuk mengukur tingkat disiplin kerja karyawan. Selain itu, absensi pun menjadi acuan untuk penggajian pada akhir bulan nanti.
Cara Membuat Absensi Karyawan
Untuk membuat absensi karyawan, terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan, yaitu:
- Siapkan lembar absen atau sheet yang berisi informasi kehadiran karyawan. Sheet ini harus mencakup informasi seperti tanggal, nama karyawan, departemen, jam masuk, jam keluar, dan keterangan kehadiran.
- Sesuaikan format absensi dengan kondisi perusahaan Anda. Tiap perusahaan memiliki perbedaan dalam hal format absensi, namun pada dasarnya format tersebut terdiri atas informasi yang disebutkan di atas.
- Catat kehadiran karyawan setiap hari dan pastikan catatan tersebut cukup akurat. Anda dapat mencatat kehadiran karyawan secara manual atau menggunakan aplikasi yang memudahkan Anda dalam mengelola data absensi karyawan.
- Setelah data terkumpul dengan sempurna, Anda dapat mulai memeriksa kehadiran karyawan setiap hari dan mengukur disiplin kerja karyawan.
Cara Membuat Absensi Otomatis dengan Excel 2007
Bagi Anda yang ingin membuat absensi karyawan dengan lebih mudah dan efisien, Anda dapat menggunakan program spreadsheet Microsoft Excel. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat absensi otomatis dengan Excel 2007:
- Buat tabel yang terdiri atas kolom-kolom yang berisi informasi kehadiran karyawan, seperti tanggal, nama karyawan, jam masuk, jam keluar, dan keterangan kehadiran. Selain itu, buat juga kolom untuk menghitung jam kerja karyawan.
- Selanjutnya, buat formula di kolom jam kerja yang dapat menghitung total jam kerja karyawan dalam sehari. Formula yang dapat digunakan adalah: =IF(HOUR(D2-C2)<=6,HOUR(D2-C2)+18,HOUR(D2-C2)).
- Sesuaikan format tabel dengan kebutuhan perusahaan Anda. Anda dapat menambahkan kolom-kolom tambahan atau mengubah format penampilan sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Setelah tabel terbentuk, masukkan data kehadiran karyawan pada tabel tersebut dengan catatan yang sesuai.
- Terakhir, Anda dapat mengekspor tabel tersebut dalam bentuk PDF atau psd untuk penggunaan dan pembagian bulanan.
Contoh Format Absensi Guru Manual
Berikut adalah contoh format absensi guru manual yang dapat Anda gunakan sebagai acuan dalam membuat absensi karyawan:
| No. | Nama | Hadir | Ijin | Cuti | Sakit | Alpa |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | John Doe | |||||
| 2. | Jane Doe |
Contoh Absensi Karyawan
Berikut adalah contoh absensi karyawan yang dapat Anda gunakan sebagai acuan dalam melakukan pencatatan kehadiran karyawan:
| Tanggal | Nama Karyawan | Departemen | Jam Masuk | Jam Keluar | Keterangan Kehadiran |
|---|---|---|---|---|---|
| 01/01/2022 | John Doe | Marketing | 08.00 | 17.00 | Hadiri |
| 01/01/2022 | Jane Doe | Keuangan | 08.00 | 17.00 | Hadiri |
FAQ
1. Apa yang harus dilakukan jika karyawan alpa?
Jika karyawan tidak hadir tanpa keterangan atau alpa, Anda harus mencari tahu penyebabnya terlebih dahulu. Kemudian, Anda dapat memberikan sanksi sesuai dengan aturan perusahaan yang berlaku.
2. Bagaimana cara mengecek kebenaran catatan kehadiran karyawan?
Anda dapat mengecek kebenaran catatan kehadiran karyawan dengan membandingkan catatan tersebut dengan bukti masuk karyawan seperti fingerprint atau kartu absensi.
