Saat bekerja di kantor, terkadang kita dihadapkan dengan tugas untuk mengolah surat keluar masuk. Aktivitas ini menjadi penting karena berkaitan dengan dokumentasi penting perusahaan dan juga sebagai bentuk komunikasi resmi dengan pihak eksternal. Oleh karena itu, penting untuk memiliki pemahaman yang tepat mengenai cara merekod surat keluar masuk.
1. Apa itu surat keluar masuk?
Surat keluar masuk adalah bentuk dokumen resmi yang digunakan untuk komunikasi antar perusahaan dengan pihak eksternal. Biasanya, surat keluar masuk mencantumkan identitas pengirim dan penerima, isi surat, tanggal pengiriman, dan nomor surat.
Ada beberapa jenis surat keluar masuk, yaitu:
- Surat Permintaan
- Surat Penawaran
- Surat Pemesanan
- Surat Konfirmasi
- Surat Pembatalan
- Surat Pengumuman
Ketika mengelola surat keluar masuk, kita harus memastikan bahwa semua dokumen sudah direkam dengan baik untuk mencegah terjadinya kesalahan pada saat pengiriman dokumen. Selain itu, merekod surat keluar masuk yang baik juga akan membantu dalam melacak dokumen yang sudah dikirim dan yang belum.
2. Mengapa penting untuk merekod surat keluar masuk?
Salah satu alasan pentingnya merekod surat keluar masuk adalah untuk melacak dokumen yang sudah dikirim dan yang belum. Hal ini akan memudahkan kita dalam menindaklanjuti dokumen yang belum terkirim agar dapat segera diurus dan dikirimkan. Selain itu, merekod surat keluar masuk juga berguna untuk:
- Mencegah terjadinya kesalahan pada saat pengiriman dokumen
- Menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen
- Memudahkan dalam pencarian dokumen
- Memudahkan dalam memantau aktivitas surat keluar masuk
- Menjaga dokumentasi penting perusahaan
3. Cara merekod surat keluar masuk
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk merekod surat keluar masuk:
- Membuat buku registri
- Membuat sistem komputerisasi
- Menggunakan aplikasi surat keluar masuk
- Menggunakan excel
Setiap metode merekod surat keluar masuk memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut penjelasan mengenai masing-masing metode:
Membuat buku registri
Metode ini adalah yang paling umum digunakan. Penggunaan buku registri akan memudahkan kita dalam melacak dokumen yang sudah dikirim dan yang belum. Selain itu, buku registri juga lebih aman karena dokumen yang sudah direkam tidak mudah diubah atau dihapus. Salah satu kekurangan dari metode ini adalah kurang efisien jika jumlah surat keluar masuk yang diterima dalam sehari cukup banyak.
Membuat sistem komputerisasi
Menggunakan sistem komputerisasi akan memudahkan kita dalam melakukan merekod surat keluar masuk. Dengan menggunakan perangkat lunak khusus, kita dapat merekam dan mengelola surat keluar masuk dengan lebih mudah dan akurat. Kelebihan lain dari metode ini adalah efisiensi waktu karena tidak perlu merekam dokumen secara manual. Namun, kekurangan dari metode ini adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk membeli perangkat lunak dan pelatihan penggunaannya.
Menggunakan aplikasi surat keluar masuk
Saat ini, banyak pengembang yang menawarkan aplikasi surat keluar masuk yang dapat diinstal pada perangkat komputer. Aplikasi ini memiliki fitur yang lebih kompleks dibandingkan dengan buku registri atau sistem komputerisasi. Namun, untuk menggunakan aplikasi ini biasanya kita harus membayar biaya lisensi. Selain itu, aplikasi ini juga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk proses instalasi dan pelatihan penggunaan.
Menggunakan excel
Menggunakan excel adalah cara yang cukup mudah dan efektif dalam merekod surat keluar masuk. Kita dapat membuat template excel yang berisi kolom-kolom seperti nomor surat, tanggal surat, jenis surat, penerima, pengirim, dan status surat (dikirim atau belum dikirim). Penggunaan excel juga lebih fleksibel karena kita dapat mengubah format dan desain sesuai dengan kebutuhan perusahaan kita. Namun, kekurangan dari metode ini adalah kurang aman karena dapat terhapus jika terjadi kerusakan pada file excel.
4. FAQ
Q: Apa yang harus dilakukan jika surat keluar masuk tidak sampai ke tujuan?
A: Jika surat keluar masuk tidak sampai ke tujuan, maka kita harus segera menindaklanjuti untuk mengirim ulang surat tersebut atau menghubungi pihak eksternal tersebut. Sebelum mengirim ulang surat tersebut, kita harus memastikan bahwa alamat penerima sudah benar dan surat sudah dikemas dengan baik.
Q: Berapa lama waktu yang disarankan untuk merekod surat keluar masuk?
A: Disarankan untuk merekod surat keluar masuk setiap hari pada akhir jam kerja. Hal ini akan memastikan bahwa semua dokumen yang sudah dikirimkan pada hari tersebut sudah direkam dengan baik. Jangan biarkan dokumen yang belum tercatat karena akan menyulitkan dalam melacak dan menindaklanjuti dokumen tersebut di kemudian hari.
5. Video penjelasan cara merekod surat keluar masuk
Demikianlah pembahasan mengenai cara merekod surat keluar masuk dan pentingnya merekod surat keluar masuk. Dengan memahami cara merekod surat keluar masuk yang tepat, kita dapat mengelola surat keluar masuk dengan lebih mudah dan efektif sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja kita.
