Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas mengenai cara mengambil data dari file lain di Excel. Ada beberapa metode yang bisa digunakan untuk melakukan hal tersebut, salah satunya adalah menggunakan formula VLOOKUP.
Sebelum kita masuk ke dalam pembahasan tersebut, ada baiknya kita memahami konsep dasar dalam Excel terlebih dahulu. Excel merupakan salah satu perangkat lunak yang digunakan untuk mengolah data secara elektronik. Dengan Excel, kita dapat membuat berbagai macam laporan, grafik, tabel, dan sebagainya dengan mudah dan cepat.
Namun, ada kalanya kita perlu mengambil data dari file lain untuk digunakan dalam laporan atau tabel yang sedang kita buat. Cara untuk melakukan hal tersebut cukup mudah, yaitu dengan menggunakan formula VLOOKUP.
Formula VLOOKUP sendiri merupakan salah satu formula di Excel yang sangat berguna untuk mengambil data dari suatu tabel dan memasukkannya ke dalam sel tertentu. Formula VLOOKUP memiliki beberapa parameter, yaitu: lookup_value, table_array, col_index_num, dan [range_lookup].
– lookup_value: Nilai yang ingin dicari.
– table_array: Kumpulan data yang akan dicari nilai lookup_value.
– col_index_num: Nomor kolom di tabel_array yang akan dicari nilai lookup_value.
– [range_lookup]: Parameter opsional yang menentukan apakah nilai lookup_value harus dicari dengan persis atau tidak persis.
Untuk menggunakannya, pertama-tama kita harus menentukan nilai lookup_value. Kemudian, kita akan mencari nilai tersebut di kolom pertama (kolom A) dari tabel_array. Saat nilai tersebut ditemukan, kita akan mengambil nilai dari kolom yang kita inginkan (ditentukan oleh col_index_num) dan memasukkannya ke dalam sel yang kita inginkan.
Contoh penggunaan formula VLOOKUP adalah sebagai berikut:
“`
=VLOOKUP(A2,Sheet2!A1:B20,2,FALSE)
“`
Di dalam contoh tersebut, A2 adalah nilai yang ingin dicari, Sheet2!A1:B20 adalah tabel yang ingin dicari nilai A2, 2 menunjukkan bahwa hasil pencarian akan diambil dari kolom kedua (kolom B), dan FALSE menunjukkan bahwa nilai A2 harus dicari dengan persis.
Dalam Excel, kita dapat menggunakan formula VLOOKUP untuk mengambil data dari file Excel lain dengan cara yang sama seperti penggunaannya dalam tabel di file yang sama. Namun, kita harus menentukan letak file lain terlebih dahulu.
Untuk menentukan letak file lain, kita harus menggunakan tanda kurung siku ([ ]) di dalam formula VLOOKUP. Dalam tanda kurung siku tersebut, kita akan menyertakan nama file dan letak tabelnya di dalam tanda kutip.
“`
=VLOOKUP(A2,'[Data.xls]Sheet1′!A1:B20,2,FALSE)
“`
Di dalam contoh tersebut, Data.xls adalah nama file yang ingin kita ambil data dari tabelnya, Sheet1 adalah nama sheet atau lembar kerja di dalam file tersebut, dan A1:B20 adalah tabel yang ingin kita cari nilai A2 di dalamnya.
Selain VLOOKUP, ada juga formula HLOOKUP yang dapat digunakan untuk mengambil data dari file lain. Formula tersebut memiliki fungsi yang sama dengan VLOOKUP, namun dibuat untuk mengambil data dari baris atas tabel daripada kolom pertama.
“`
=HLOOKUP(A2,'[Data.xls]Sheet1′!A1:B20,2,FALSE)
“`
Di dalam contoh tersebut, kita akan mencari nilai A2 di baris pertama tabel di dalam lembar kerja Sheet1 pada file Data.xls, kemudian mengambil nilai dari kolom kedua dalam baris tersebut.
Selain menggunakan formula VLOOKUP dan HLOOKUP, kita juga dapat menggunakan fitur Get External Data yang tersedia di menu Data di Excel. Fitur tersebut memungkinkan kita untuk mengambil data dari sumber eksternal seperti file Excel, file teks, database, atau situs web.
Untuk menggunakan fitur tersebut, kita perlu melakukan beberapa langkah berikut:
1. Pilih area di mana kita ingin memasukkan data eksternal.
2. Klik pada menu Data, lalu pilih Get External Data, dan klik From Other Sources.
3. Pilih jenis sumber data yang ingin digunakan, lalu ikuti instruksi selanjutnya sesuai dengan jenis sumber data yang dipilih.
Setelah data eksternal berhasil dimasukkan ke dalam lembar kerja Excel, kita dapat menggunakan formula VLOOKUP atau HLOOKUP untuk mengambil data yang dibutuhkan.
Dalam menggunakan formula VLOOKUP atau HLOOKUP untuk mengambil data dari file lain, ada beberapa hal yang perlu kita perhatikan. Pertama, pastikan letak file lain sudah diatur dengan tepat. Kedua, pastikan tabel yang ingin dicari nilai A2 sudah memiliki format yang sesuai dengan jenis data yang akan dicari. Ketiga, pastikan nilai lookup_value sudah ditemukan di dalam tabel. Jika nilai tersebut tidak ditemukan, maka formula VLOOKUP atau HLOOKUP akan mengembalikan nilai error.
FAQ
1. Apa bedanya antara VLOOKUP dan HLOOKUP?
Jawaban: VLOOKUP dan HLOOKUP sama-sama digunakan untuk mengambil data dari tabel di Excel. Namun, VLOOKUP digunakan untuk mengambil data dari kolom pertama tabel, sedangkan HLOOKUP digunakan untuk mengambil data dari baris pertama tabel.
2. Apa yang harus dilakukan jika nilai lookup_value tidak ditemukan di dalam tabel?
Jawaban: Jika nilai lookup_value tidak ditemukan di dalam tabel, maka formula VLOOKUP atau HLOOKUP akan mengembalikan nilai error. Untuk menghindari hal tersebut, pastikan nilai lookup_value sudah benar-benar ada di dalam tabel. Jika tidak ada, maka kita perlu menambahkan nilai tersebut ke dalam tabel terlebih dahulu.
