Pembukaan
Mail Merge merupakan proses menggabungkan dua dokumen berbeda menjadi satu dokumen utuh. Dokumen utuh ini dapat berupa surat ataupun laporan. Pada umumnya, mail merge dilakukan menggunakan program Microsoft Word dan Excel.
Namun, pada artikel ini akan dijelaskan cara membuat mail merge menggunakan database Microsoft Excel, serta menggabungkan hasilnya dengan program Microsoft Word. Anda dapat mengikuti langkah-langkahnya dengan mudah, baik untuk keperluan pekerjaan, tugas, ataupun proyek Anda.
1. Cara Membuat Mail Merge Menggunakan Database Excel
Langkah pertama dalam membuat mail merge adalah membuat database di Excel terlebih dahulu. Database ini akan digunakan sebagai sumber data untuk mengisi surat, form, ataupun laporan.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat database di Excel:
a. Buat tabel di Excel
Buat tabel dengan kolom-kolom yang sesuai dengan data yang ingin dijadikan sumber untuk mail merge. Misalnya, tabel untuk daftar nama yang terdiri dari kolom Nama, Alamat, Kota, dan Provinsi.
b. Isi table dengan data
Setelah tabel selesai dibuat, selanjutnya isi tabel tersebut dengan data yang sesuai.
c. Simpan database
Simpan database tersebut dengan menyimpan seluruh pekerjaan di dalam sebuah folder khusus. Hal ini untuk memudahkan mengakses file tersebut di kemudian hari.
Setelah database berhasil dibuat, selanjutnya kita dapat membuat mail merge di program Microsoft Word.
2. Cara Membuat Mail Merge di Word
Setelah membuat database di Microsoft Excel, langkah selanjutnya adalah membuat mail merge di program Microsoft Word.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat mail merge di Microsoft Word:
a. Buka dokumen baru
Buka dokumen baru di Microsoft Word.
b. Klik pada ribbon Mailings
Setelah dokumen baru terbuka, klik pada bagian ribbon Mailings.
c. Pilih Start Mail Merge
Pada bagian ribbon Mailings, pilih Start Mail Merge.
d. Pilih jenis dokumen
Pilih jenis dokumen yang akan diisi dengan data dari Excel. Misalnya, surat atau laporan.
e. Klik pada Select Recipients
Setelah memilih jenis dokumen, selanjutnya klik pada Select Recipients.
f. Pilih Use Existing List
Pada bagian Select Recipients, pilih Use Existing List.
g. Cari database yang ingin digunakan
Cari database yang ingin digunakan sebagai sumber data untuk mail merge. File database tersebut harus berupa file Excel dengan format yang benar.
h. Pilih tabel dalam database
Setelah file database ditemukan dan dibuka, pilih tabel yang ingin dijadikan sebagai sumber data untuk mail merge.
i. Tentukan isi surat / laporan
Setelah memilih tabel yang akan digunakan sebagai sumber data, selanjutnya tentukan isi dari surat atau laporan yang akan diisi dengan data dari Excel.
j. Masukkan field
Masukkan field pada dokumen yang dibuat dengan mengklik tombol Insert Merge Field. Pilih field dari tabel yang dibuat di Excel. Field ini akan diisi dengan data dari database Excel.
k. Preview hasil mail merge
Preview hasil mail merge dengan mengklik tombol Preview Results.
l. Simpan dan kirim dokumen
Setelah preview hasil mail merge berhasil dilakukan, selanjutnya simpan dokumen tersebut dan kirimkan ke penerima yang dituju.
3. Cara Membuat Rapor Menggunakan Mail Merge Excel
Mail merge yang terintegrasi dengan database Microsoft Excel dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis dokumen. Salah satunya adalah laporan atau rapor.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat laporan atau rapor menggunakan mail merge Excel:
a. Buat tabel di Excel
Buat tabel yang memuat data yang akan digunakan untuk membuat laporan atau rapor. Misalnya, tabel berisi daftar siswa dan nilai yang telah diperoleh.
b. Buat dokumen baru di Word
Buat dokumen baru di Microsoft Word.
c. Pilih mail merge
Pilih mail merge pada bagian ribbon Mailings.
d. Pilih Jenis Dokumen
Pilih jenis dokumen yang akan diisi dengan data dari Excel. Misalnya, surat atau laporan.
e. Pilih Data Source
Pada bagian Select Recipients, pilih Use Existing List.
f. Pilih tabel dalam database
Pilih tabel yang ingin dijadikan sebagai sumber data untuk mail merge.
g. Masukkan field
Masukkan field pada dokumen yang dibuat dengan mengklik tombol Insert Merge Field. Pilih field dari tabel yang dibuat di Excel.
h. Tentukan format laporan
Setelah memilih field yang akan digunakan, selanjutnya tentukan format laporan atau rapor yang diinginkan. Misalnya, format laporan nilai akhir siswa dalam sebuah kelas.
i. Preview hasil mail merge
Preview hasil mail merge dengan mengklik tombol Preview Results.
j. Simpan dan cetak laporan
Setelah preview hasil mail merge berhasil dilakukan, selanjutnya simpan laporan atau rapor tersebut dan siapkan untuk dicetak.
4. FAQ
a. Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah proses menggabungkan dua dokumen berbeda menjadi satu dokumen utuh. Dokumen utuh ini dapat berupa surat ataupun laporan.
b. Apa yang dibutuhkan untuk bisa membuat Mail Merge di Word menggunakan database Excel?
Untuk bisa membuat Mail Merge di Word menggunakan database Excel, Anda memerlukan program Microsoft Word dan Microsoft Excel. Selain itu, Anda juga harus membuat sebuah database di Excel yang memuat data yang akan digunakan sebagai sumber data untuk mail merge.
5. Video Tutorial
Berikut adalah video tutorial singkat mengenai cara membuat mail merge menggunakan database Excel dan Microsoft Word:
—
Demikianlah tutorial mengenai cara membuat mail merge menggunakan database Microsoft Excel dan menggabungkannya dengan program Microsoft Word. Dengan mengikuti langkah-langkah yang telah disebutkan di atas, Anda akan bisa membuat berbagai jenis dokumen dengan mudah dan cepat. Semoga tutorial ini bermanfaat bagi Anda dalam kehidupan sehari-hari ataupun dalam pekerjaan dan bisnis Anda.
