Purchase Order, atau sering disingkat PO, adalah dokumen tertulis yang menggambarkan barang atau jasa yang harus dibeli oleh sebuah perusahaan dari supplier. PO biasanya mencakup detail tentang harga barang atau jasa dan tanggal pengiriman, serta rincian tentang penawaran dan persyaratan pembelian. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang PO, pertanyaan umum seputar PO, dan juga cara membuat PO dengan Excel.
Contoh Purchase Order
Sebelum kita membahas tentang PO secara detail, mari kita lihat contoh PO yang umum digunakan oleh banyak perusahaan.
Seperti yang bisa dilihat dari gambar di atas, PO mencakup beberapa informasi penting, termasuk:
- Nama perusahaan
- Alamat perusahaan
- Tanggal
- Nomor PO
- Deskripsi barang atau jasa
- Kuantitas barang atau jasa
- Harga per unit
- Total harga
Selain itu, PO biasanya juga mencakup informasi tambahan, seperti persyaratan pembayaran, informasi pengiriman, dan ketentuan pengembalian.
Perbedaan Antara PO dan Faktur
Sebelum kita melanjutkan, hal penting yang perlu dipahami adalah perbedaan antara PO dan faktur. Meskipun keduanya merupakan dokumen penting dalam proses pembelian, PO dan faktur memiliki perbedaan yang signifikan.
PO adalah dokumen awal yang digunakan oleh perusahaan untuk memesan barang atau jasa dari supplier. PO biasanya dibuat sebelum barang atau jasa dikirim ke perusahaan pemesan. PO digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah memesan barang atau jasa dari supplier tersebut.
Sementara faktur adalah dokumen yang dibuat oleh supplier sebagai bukti bahwa barang atau jasa telah dikirim ke perusahaan pemesan dan harus dibayar. Faktur mencakup detail tentang barang atau jasa yang dijual, termasuk harga dan tanggal pengiriman. Faktur biasanya dibuat setelah barang atau jasa dikirimkan ke perusahaan pemesan.
Cara Membuat PO Dengan Excel
Sekarang, mari kita lihat bagaimana cara membuat PO dengan Excel. Menggunakan Excel untuk membuat PO bisa sangat bermanfaat, terutama jika perusahaan Anda belum menggunakan sistem manajemen inventaris yang lebih canggih.
Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk membuat PO dengan Excel:
- Buka Excel dan buat dokumen baru
- Tambahkan judul dokumen (misalnya, Purchase Order)
- Tambahkan header dokumen dengan informasi perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon
- Tambahkan kolom untuk deskripsi barang atau jasa, kuantitas, harga per unit, dan total harga
- Tambahkan kolom tambahan untuk informasi pengiriman, seperti tanggal dan alamat pengiriman
- Tambahkan kolom untuk persyaratan pembayaran, termasuk tanggal jatuh tempo dan cara pembayaran
- Tambahkan nomor PO dan tanggal di bagian atas dokumen
- Tambahkan tanda tangan dan nama orang yang bertanggung jawab atas pembelian
Setelah dokumen PO selesai dibuat, Anda bisa menyimpannya di komputer atau mencetaknya untuk dicetak dan disimpan secara fisik.
FAQ
1. Apa yang harus dilakukan jika PO tidak mencantumkan persyaratan pengiriman?
Jika PO tidak mencantumkan persyaratan pengiriman, Anda harus menghubungi supplier dan meminta informasi lebih lanjut. Anda harus memastikan bahwa Anda memiliki semua informasi yang diperlukan untuk menerima produk atau jasa dengan sukses. Jika Anda tidak yakin tentang persyaratan pengiriman yang seharusnya, Anda juga bisa meminta bantuan dari profesional yang berpengalaman dalam manajemen inventaris atau pembelian.
2. Bisakah PO digunakan untuk membeli barang atau jasa dari berbagai supplier?
Ya, PO bisa digunakan untuk membeli barang atau jasa dari berbagai supplier. PO harus mencantumkan detail tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk deskripsi, kuantitas, harga per unit, dan total harga. PO juga harus mencantumkan informasi tentang persyaratan pembayaran dan informasi pengiriman, jika diperlukan. Jika PO diisi dengan detail yang lengkap, Anda bisa menggunakan dokumen tersebut untuk membeli barang atau jasa dari berbagai supplier.
Video Tutorial Cara Membuat PO
Untuk membantu Anda lebih memahami tentang cara membuat PO, kami telah menyediakan video tutorial yang berguna di bawah ini.
Kesimpulan
Dalam artikel ini, kita telah membahas tentang PO, termasuk contoh PO dan perbedaan antara PO dan faktur. Selain itu, kita juga telah membahas tentang cara membuat PO dengan Excel dan beberapa pertanyaan umum tentang PO. Semoga informasi ini berguna bagi Anda dan membantu mempermudah proses pembelian untuk perusahaan Anda.
