Pada saat bekerja di kantor, terkadang kita dihadapkan pada tugas mengelola stok barang. Tugas ini memang terlihat sederhana, namun seringkali menuntut kecermatan dan ketelitian yang tinggi. Salah-salah, stok barang bisa saja kurang atau bahkan terlebih beberapa barang yang seharusnya tidak dibutuhkan.
Tidak hanya itu, pemantauan stok barang juga tidak boleh dilupakan begitu saja. Hal ini dikarenakan dengan pemantauan stok barang, kita bisa mengetahui stok barang yang tersisa dan kapan kita harus melakukan stok ulang atau pembelian kembali. Sejatinya, pengelolaan stok barang merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan dengan baik oleh kita yang bekerja di suatu kantor.
Dalam artikel ini, saya akan berbagi tentang contoh tabel pengelolaan barang persediaan kantor, cara membuat stok barang masuk dan keluar dengan Excel, serta contoh format pembukuan keluar masuk barang. Selain itu, saya juga akan membagikan tips cara membuat stok Excel berkurang otomatis dan contoh form keluar masuk barang.
Contoh Tabel Pengelolaan Barang Persediaan Kantor
Saat ini, sudah banyak perusahaan yang menggunakan komputerisasi dalam proses administrasi. Begitu juga dalam pengelolaan stok barang kantor. Salah satu cara untuk mengelola stok barang adalah dengan menggunakan tabel pengelolaan barang.
Berikut adalah contoh tabel pengelolaan barang persediaan kantor:
Contoh Tabel Pengelolaan Barang Persediaan Kantor
Cara membaca tabel ini adalah dengan melihat pada kolom tanggal, nama barang, jumlah masuk dan jumlah keluar. Tabel ini juga dilengkapi dengan kolom keterangan yang bisa digunakan untuk mencatat pengeluaran atau penerimaan barang.
Dengan menggunakan tabel ini, kita dapat dengan mudah mengetahui stok barang yang ada dan kapan kita harus melakukan stok ulang. Selain itu, dengan mencatat keterangan di dalam kolom keterangan, kita juga dapat melakukan tracking pengeluaran barang atau penerimaan barang per tanggal.
Cara Membuat Stok Barang Masuk dan Keluar dengan Excel
Salah satu faktor utama yang harus diperhatikan dalam management stok barang kantor adalah pengendalian stok barang masuk dan keluar. Sejatinya, pengendalian stok barang harus dilakukan dengan baik supaya dapat mengetahui jumlah stok barang yang masih ada atau kapan harus melakukan order kembali. Salah satu cara yang dapat digunakan adalah membuat stok barang masuk dan keluar dengan Excel.
Berikut adalah langkah-langkah membuat stok barang masuk dan keluar dengan Excel:
Cara Membuat Stok Barang Masuk dan Keluar dengan Excel
1. Siapkan data yang akan diinput ke dalam Excel. Buatlah kolom dengan nama tanggal, nama barang, jumlah masuk dan jumlah keluar. Sebaiknya data yang diinput dipisahkan per-upload agar lebih mudah diinput.
2. Masukkan data tersebut ke dalam Excel sesuai dengan kolom yang sudah dibuat. Data yang diinput sebaiknya urut berdasarkan tanggal, mulai dari tanggal terbaru sampai dengan tanggal terlama.
3. Buatlah rumus untuk menghitung stok akhir. Rumus ini digunakan untuk mengetahui stok barang yang tersisa setelah keluar. Kita bisa membuat rumus dengan cara menjumlahkan jumlah masuk dan selanjutnya dikurangi jumlah keluar.
4. Terakhir, buatlah grafik stok barang. Dengan grafik stok barang, kita dapat dengan mudah memvisualisasikan pengelolaan stok barang secara keseluruhan.
Contoh Format Pembukuan Keluar Masuk Barang
Dalam mengelola stok barang, tidak cukup hanya dengan membuat tabel pengelolaan barang dan stok barang masuk dan keluar dengan Excel. Salah satu hal yang juga penting dilakukan adalah pembukuan keluar masuk barang. Pembukuan keluar masuk barang akan sangat membantu dalam memantau pergerakan barang, mengetahui barang yang sudah masuk atau keluar dari kantor, dan memantau kondisi stok barang.
Berikut adalah beberapa contoh format pembukuan keluar masuk barang:
Contoh Format Pembukuan Keluar Masuk Barang
1. Format pembukuan keluar masuk barang sederhana: Format ini sangat cocok dipakai oleh instansi atau perusahaan yang masih kecil. Format ini sangat mudah dipahami dan diisi oleh semua orang. Format ini terdiri dari kolom tanggal, nama barang, jumlah masuk, jumlah keluar dan stok barang.
2. Format pembukuan keluar masuk barang dengan kategori: Format ini ditujukan untuk perusahaan yang memiliki banyak jenis barang. Dalam penjelasannya juga tersedia kategori, yang bisa dipilih sesuai dengan jenis barangnya.
3. Format pembukuan keluar masuk barang dengan metode LIFO atau FIFO: Format ini sangat berguna bagi perusahaan yang memiliki jumlah barang yang banyak. Dalam format ini, stok barang dihitung berdasarkan metode LIFO atau FIFO (LAST IN FISR OUT atau FIRST IN FIRST OUT), yang mencatat barang yang masuk terakhir atau barang yang masuk pertama.
Cara Membuat Stok Excel Berkurang Otomatis
Gagal dalam melakukan pengendalian stok barang masuk dan keluar bisa berujung pada overstock atau understock. Kedua hal ini tentu saja akan berdampak pada kelangsungan operasional perusahaan dan membuat kerugian finansial. Untuk menghindarinya, kita perlu memperhatikan kembali unsur-unsur dan cara pengendalian stok. Salah satu cara pengendalian stok barang adalah dengan membuat stok Excel berkurang otomatis.
Berikut adalah cara membuat stok Excel berkurang otomatis:
Cara Membuat Stok Excel Berkurang Otomatis
1. Siapkan data yang akan diinputkan ke dalam kolom Excel. Buatlah kolom dengan nama tanggal, nama barang, jumlah barang dan stok barang.
2. Masukkan data tersebut ke dalam rumus Excel. Dalam kolom stok kembali. Dalam kolom stok barang, ketikkan rumus Excel yang mengurangi jumlah barang kamu dari bagian stokakhir. Rumus yang bisa digunakan adalah “=STOKAKHIR – jumlah barang.” Pastikan rumus yang diinput sudah benar dengan mengecek hasilnya.
3. Lakukan input barang. Ketika kalian memasukkan data jumlah barang, stok akan berkurang secara otomatis. Hal ini dapat mempermudah pengendalian stok barang di kantor.
Contoh Form Keluar Masuk Barang
Kita perlu mencatat dan mengelola semua barang yang keluar masuk dari kantor. Untuk itu, dibutuhkan sebuah form keluar masuk barang yang resmi dan terstandarisasi.
Berikut adalah contoh dari form keluar masuk barang:
Contoh Form Keluar Masuk Barang
Form keluar masuk barang ini terdiri dari beberapa kolom, yaitu tanggal, penerima, keterangan barang keluar, jumlah keluar, keterangan barang masuk dan jumlah masuk. Form ini sangat membantu dalam memudahkan pengelolaan barang di kantor.
FAQ
Q: Bagaimana cara mengendalikan stok barang di kantor?
A: Salah satu cara untuk mengendalikan stok barang di kantor adalah dengan membuat tabel pengelolaan barang dan stok barang masuk dan keluar dengan Excel. Dengan begitu, kita bisa mengetahui stok barang yang tersisa dan kapan harus melakukan stok ulang.
Q: Seberapa pentingkah pembukuan keluar masuk barang?
A: Pembukuan keluar masuk barang sangatlah penting untuk dilakukan. Dengan melakukan pembukuan keluar masuk barang, kita dapat dengan mudah memantau pergerakan barang, mengetahui barang yang sudah masuk atau keluar dari kantor, dan memantau kondisi stok barang.
Video Youtube
Berikut adalah video tutorial cara membuat stok barang masuk dan keluar dengan Excel:
Demikian adalah artikel saya tentang pengelolaan stok barang di kantor. Semoga artikel ini bisa membantu kalian dalam mengendalikan stok barang yang ada di perusahaan atau kantor kalian.
