Mendata dan merekap gaji karyawan merupakan kegiatan rutin yang dilakukan oleh departemen HRD atau bagian keuangan sebuah perusahaan. Tugas ini bisa menjadi sebuah pekerjaan yang rumit karena tidak hanya melibatkan data gaji, tetapi juga data seperti tunjangan, potongan, dan pajak. Namun, dengan bantuan software spreadsheet seperti Microsoft Excel, tugas ini bisa dengan mudah diselesaikan.
Membuat Rekap Gaji Karyawan Menggunakan Alamat Cell Pada Excel
Ada banyak cara untuk membuat rekap gaji karyawan pada Excel, dan salah satunya adalah dengan menggunakan alamat cell. Dengan menggunakan alamat cell, kita bisa mendapatkan data yang kita butuhkan dan menempatkannya di tempat yang kita inginkan.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat rekap gaji karyawan menggunakan alamat cell di Excel:
- Buka Microsoft Excel dan buatlah lembar kerja baru.
- Masukkan data gaji karyawan ke dalam lembar kerja tersebut. Pastikan bahwa setiap kolom sesuai dengan data yang diinginkan, misalnya nama karyawan, gaji pokok, tunjangan, dan potongan.
- Buka lembar kerja baru dan ketikkan nama-nama karyawan di kolom A. Kemudian, di kolom B, ketikkan formula untuk mengambil gaji pokok karyawan dari lembar kerja pertama. Misalnya, jika gaji pokok karyawan disimpan di kolom C di lembar kerja pertama, maka formula di kolom B di lembar kerja kedua harus menjadi “=Sheet1!C2” (tanpa tanda kutip).
- Silakan tambahkan rumus untuk tunjangan dan pengurangan di kolom-kolom berikutnya sesuai dengan rumus gaji karyawan Anda. Jangan lupa untuk menambahkan total gaji di kolom terakhir.
- Pembuatan grafik bisa dilakukan dengan mengklik Insert > Chart. Kemudian pilih jenis grafik yang diinginkan, misalnya grafik batang atau circular. Setelah itu, Anda hanya perlu memilih data grafik dari lembar kerja kedua dan mengaturnya sesuai dengan preferensi Anda.
- Simpan lembar kerja Anda, dan rekap gaji karyawan Anda sudah selesai dilakukan.
Cara Membuat Rekap Data Menggunakan Pivot Table di MS Excel 2013
Selain menggunakan alamat cell, ada cara lain untuk membuat rekap data di Excel yaitu dengan Pivot Table. Pivot Table adalah alat yang digunakan untuk merangkum dan mengolah data dalam tabel. Anda bisa melakukan banyak hal dengan Pivot Table, seperti menghitung total, mengelompokkan data, dan menampilkan data dalam bentuk grafik.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat rekap data menggunakan Pivot Table di MS Excel 2013:
- Buka Microsoft Excel dan buatlah lembar kerja baru.
- Masukkan data ke dalam lembar kerja tersebut. Anda bisa menambahkan banyak baris dan kolom seperti yang Anda inginkan. Namun, pastikan setiap kolom sesuai dengan data yang diperlukan, misalnya tanggal, laporan keuangan, dan banyak lagi.
- Select range data, tekan tombol ‘Insert’, lalu pilih ‘PivotTable’.
- Setelah Pivot Table dibuat, akan muncul menu PivotTable Fields. Dari sana, seret kolom yang ingin Anda sertakan dalam Pivot Table ke dalam Set Filter Fields, Set Column Fields, atau Set Row Fields. Misalnya, jika Anda ingin mengelompokkan data berdasarkan tanggal, seret kolom tanggal ke dalam Set Row Fields.
- Setelah kolom ditambahkan, Anda bisa menggunakan tombol filter untuk menilai data. Misalnya Anda ingin memfilter data hanya untuk satu jenis bulan atau karyawan.
- Terakhir, klik kanan pada lokasi kosong, dan pilih PivotTable > Pivot Chart. Anda bisa memilih tipe grafik yang ingin Anda gunakan untuk menampilkan data.
FAQ
1. Bagaimana saya bisa menambahkan data ke dalam pivot table?
Untuk menambahkan data ke dalam Pivot Table, Anda hanya perlu menyeret kolom yang ingin Anda sertakan dalam Pivot Table ke dalam kotak Set Filter Fields, Set Column Fields, atau Set Row Fields. Jika Anda ingin mengelompokkan data, misalnya berdasarkan tanggal atau nama karyawan, Anda bisa juga menambahkan kolom yang sesuai ke dalam set tersebut.
2. Apa perbedaan antara menggunakan alamat cell dan Pivot Table dalam membuat rekap data di Excel?
Alamat cell dan Pivot Table keduanya bisa digunakan untuk membuat rekap data di Excel. Namun, ada beberapa perbedaan antara keduanya. Penggunaan alamat cell lebih fleksibel, dan Anda bisa sesuai dengan preferensi Anda sendiri. Selain itu, Anda bisa sesuai dengan rumus gaji dan potongan yang lebih kompleks. Di sisi lain, Pivot Table lebih mudah digunakan jika Anda ingin mengelompokkan atau menyaring data dan melihatnya dalam bentuk grafik. Anda juga bisa menambahkan atau menghapus data dalam Pivot Table hanya dengan menarik kolom yang sesuai.
Video Tutorial: Cara Membuat Rekap THR Karyawan di Excel
Untuk membantu Anda lebih memahami cara membuat rekap data di Excel, silakan tonton video tutorial berikut:
