Excel merupakan salah satu program yang sangat bermanfaat untuk pengolahan data. Dalam menggunakan Excel, seringkali pengguna perlu mencetak data yang telah diolah dalam bentuk lembar kerja (worksheet) Excel. Namun, terkadang hasil cetakan tersebut belum optimal dan dapat mengakibatkan tidak efektifnya penggunaan kertas. Untuk mengatasi masalah ini, ada beberapa cara yang dapat dilakukan, di antaranya adalah dengan membuat print area. Berikut ini adalah cara membuat print area di Excel dan beberapa tips untuk mencetak data secara efektif.
Cara Membuat Print Area di Excel
Sebelum memulai membuat print area di Excel, pastikan terlebih dahulu untuk menentukan area yang ingin dicetak. Gunakan fitur freeze pane (kunci kolom atau baris) apabila ingin menjaga agar kolom atau baris tertentu tetap terlihat ketika melakukan scrolling pada worksheet. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat print area di Excel:
1. Pilih Area yang Ingin Dicetak
Secara default, saat ingin mencetak seluruh data yang terdapat dalam worksheet Excel, pengguna dapat langsung menekan tombol Ctrl+P. Namun, apabila hanya ingin mencetak sebagian data, pilih area yang ingin dicetak dengan menekan dan menahan tombol mouse di area tersebut.
2. Masuk ke Menu Page Layout
Setelah memilih area yang ingin dicetak, masuk ke menu Page Layout pada ribbon Excel. Pada menu tab tersebut, pengguna akan menemukan beberapa opsi seperti Margins, Orientation, dan lain-lain. Di atas opsi Margin terdapat opsi Print Area.
3. Klik Print Area dan Pilih Set Print Area
Pada opsi Print Area, klik mouse pada pilihan Set Print Area. Dengan melakukan langkah ini, maka Excel akan menjadikan area yang telah dipilih oleh pengguna sebagai print area.
4. Cetak Data
Setelah membuat print area, langkah terakhir yang harus dilakukan adalah mencetak data. Pastikan untuk mengecek preview sebelum mencetak. Apabila terdapat bagian data yang tidak tercetak, atau terdapat area kosong pada kertas, periksa kembali print area dan margin.
Tips Mencetak Data secara Efektif
Mencetak data dalam bentuk lembar kerja Excel memang terkadang menyebabkan ketidakoptimalan dalam penggunaan kertas. Oleh karena itu, gunakan beberapa tips berikut ini untuk mencetak data secara efektif:
1. Gunakan Fitur Freeze Panes
Saat jumlah kolom atau baris dalam worksheet Excel sangat banyak, sehingga sulit untuk membaca semuanya pada satu layar, gunakan fitur freeze panes. Fitur ini memungkinkan kolom atau baris tertentu dapat tetap terlihat pada layar sehingga memudahkan pengguna dalam membaca data. Caranya, pilih baris atau kolom yang ingin di-freeze (biasanya baris pertama atau kolom pertama), kemudian pilih Freeze Panes pada opsi View di ribbon Excel.
2. Menggunakan Fitur Scaling pada Print Area
Fitur Scaling pada Print Area dapat membantu pengguna dalam memperkecil atau memperbesar tampilan data ketika mencetak sehingga lebih efisien dalam penggunaan kertas. Caranya, klik pada opsi Scale to Fit pada Print Area, kemudian sesuaikan pada opsi Width dan Height di bagian Scaling dengan angka yang diinginkan.
FAQ
1. Apa itu Print Area di Excel?
Print Area adalah area tertentu yang telah dipilih oleh pengguna dan hendak dicetak dalam bentuk lembar kerja Excel.
2. Apakah ada cara lain selain membuat print area untuk mencetak data di Excel?
Ada beberapa cara lain untuk mencetak data di Excel seperti membuat Pivot Table, Filter, atau Charts. Namun, hal tersebut tergantung dari kebutuhan pengguna.
Video Tutorial Cara Membuat Print Area di Excel
Berikut ini adalah video tutorial cara membuat print area di Excel:
