Mail merge atau yang biasa juga disebut pengiriman surat massal adalah cara efektif untuk mengirimkan email atau surat yang sama ke banyak orang sekaligus. Dalam pengiriman surat massa, Anda hanya perlu mengetikkan satu email atau surat dan menambahkan daftar email atau alamat surat yang akan menerima surat tersebut. Mail merge bisa dilakukan pada Microsoft Word dan Excel.
Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word dan Excel Versi 2019
Untuk membuat mail merge, Anda memerlukan dua hal utama: sebuah dokumen di Microsoft Word dan daftar alamat email atau alamat surat di Microsoft Excel.
Langkah 1: Membuat Dokumen di Microsoft Word
Buka Microsoft Word, dan buatlah dokumen baru. Dokumen tersebut akan berisi tulisan atau pesan yang ingin Anda kirimkan ke orang banyak. Setelah membuat dokumen, gunakan fitur “Mailings” di bagian atas untuk membuka panel “Mailings”. Setelah itu ikuti langkah berikut:
- Klik “Select Recipients” pada panel Mailings, lalu pilih “Use Existing List”.
- Cari dan pilih daftar alamat email atau surat yang sudah Anda buat di Excel, dan klik “Open”.
- Masukkan data daftar Anda ke dalam dokumen dengan menggunakan field yang ada di Panel Mailings. Anda dapat menambahkan field “Alamat Email” atau “Alamat” jika ingin menambahkan informasi dari daftar di dalam dokumen.
- Setelah memasukkan field, Anda dapat mengedit tulisan yang sudah ada agar menjadi lebih personal dengan menggunakan fitur “Edit Recipient List”.
Langkah 2: Mengirimkan Email atau Surat Menggunakan Mail Merge
Setelah selesai mengedit dokumen, Anda dapat mengirim dokumen melalui email atau mencetaknya sebagai surat. Untuk mengirimkan melalui email, ikuti langkah berikut ini:
- Kembali ke Panel Mailings, klik “Finish & Merge”.
- Pilih “Send Email Messages”.
- Setelah itu, Anda dapat memilih kolom “To” untuk menambahkan subject dan pesan.
- Sebagai alternatif, Anda juga bisa memilih “Print Documents” jika ingin mencetak dokumen sebagai surat.
- Klik “OK”, dan Anda sudah sukses mengirimkan surat melalui mail merge!
Cara Membuat Mail Merge (Mailings) Excel ke Word
Selain membuat mail merge di Word dan Excel secara terpisah, Anda juga bisa membuatnya di kedua aplikasi tersebut dalam satu waktu. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat mail merge dengan menggunakan mailings di excel ke word:
Langkah 1: Membuat File Excel
Buka Excel, buatlah file baru dan masukkan daftar yang akan Anda gunakan untuk mail merge pada kolom A dan B. Kolom A akan berisi nama, sedangkan kolom B akan berisi alamat email.
Langkah 2: Membuat Dokumen di Microsoft Word
Seperti sebelumnya, buka Microsoft Word, dan buatlah dokumen yang ingin Anda kirimkan ke banyak orang. Setelah itu, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
- Klik tab “Mailings” dan pilih “Start Mail Merge”.
- Pilih “Step-by-Step Mail Merge Wizard” dan “Email Messages”.
- Setelah itu, akan muncul panel yang berisi langkah-langkah untuk membuat mail merge.
- Pada langkah 2, pilih “Use an existing list” dan “Browse” untuk mencari file excel yang sudah dibuat pada langkah pertama.
- Pilihlah lembar kerja Excel dan tabel data Anda dan klik “OK”.
- Kembali ke dokumen Word, Anda dapat menambahkan field di dokumen untuk menampilkan data pada excel yang telah Anda pilih.
- Lanjutkan ke langkah 5 dan konfigurasikan siapa yang memerlukan email dan nama dari email.
- Setelah selesai, langkah terakhir adalah mengirimkan mail merge atau menyimpan file Anda.
FAQ
Apa itu mail merge?
Mail merge atau pengiriman surat massal adalah cara efektif untuk mengirimkan email atau surat yang sama ke banyak orang sekaligus. Dalam pengiriman surat massa, Anda hanya perlu mengetikkan satu email atau surat dan menambahkan daftar email atau alamat surat yang akan menerima surat tersebut. Mail merge bisa dilakukan pada Microsoft Word dan Excel.
Apakah mail merge hanya bisa digunakan untuk mengirim email?
Tidak. Anda dapat menggunakan mail merge untuk mencetak surat, selebaran, atau dokumen lainnya. Mail merge tidak terbatas pada email saja, Anda juga dapat menggunakan mail merge untuk proses pengiriman surat dalam jumlah banyak.
Kesimpulan
Mail merge adalah cara efektif untuk mengirimkan email atau surat yang sama ke banyak orang sekaligus. Dalam pengiriman surat massa, Anda hanya perlu mengetikkan satu email atau surat dan menambahkan daftar email atau alamat surat yang akan menerima surat tersebut. Mail merge bisa dilakukan pada Microsoft Word dan Excel. Selain itu, ada beberapa langkah yang harus diikuti dalam membuat mail merge. Pertama, buat dokumen di Word, kemudian impor daftar Excel. setelah itu, Anda dapat menambahkan field pada dokumen dan mengkonfigurasi email yang diperlukan.
Mail merge sangat berguna jika Anda memerlukan pengiriman email atau surat ke banyak orang secara bersamaan. Anda dapat menghemat waktu dan upaya dalam mengirim email dan surat, karena Anda hanya perlu membuat satu dokumen dan menambahkan daftar email atau surat. Selain itu, mail merge juga dapat digunakan untuk mengirimkan email dalam jumlah banyak dan mendukung pencetakan dokumen apa saja secara simultan.
