Cara Membuat Mail Merge Di Word 2016 Data Di Excel Beserta Panduan Praktisnya
Mail Merge adalah salah satu fitur yang paling banyak digunakan di aplikasi Microsoft Office, terutama pada Microsoft Word. Hal ini karena Mail Merge memungkinkan kita untuk membuat dokumen yang sama dengan data yang berbeda. Misalnya, membuat undangan yang sama tetapi berkirim ke banyak orang, membuat surat edaran, atau membuat label dengan informasi yang berbeda untuk setiap labelnya.
Mail Merge juga berguna dalam menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia dalam membuat dokumen yang sama dalam jumlah yang besar. Sebuah fitur yang sangat membantu untuk kantor dan pekerjaan sehari-hari.
Namun, Meskipun sangat berguna, Mail Merge kadangkala menjadi sulit dipahami dan merepotkan bagi sebagian orang. Jika Anda sedang berada dalam situasi di mana Anda perlu menggunakan Mail Merge tetapi tidak tahu cara melakukannya, maka artikel ini dapat membantu Anda.
Pada artikel ini, kita akan membahas cara membuat Mail Merge di Word 2016 dengan data di Excel. Artikel ini akan memberikan panduan praktis dan detail untuk membantu Anda mengerti dengan mudah. Mari kita mulai!
Langkah-langkah Membuat Mail Merge Di Word 2016 Dengan Data Di Excel
Langkah 1: Membuat Dokumen Utama
Pertama, kita perlu membuat dokumen utama di Word 2016. Dokumen ini akan menjadi dokumen induk dari semua dokumen yang akan Anda buat dengan Mail Merge.
Setelah Anda membuka Word 2016, pilih “Mailings” di toolbar utama, lalu pilih “Start Mail Merge” dan “Step by Step Mail Merge Wizard”.
Langkah 2: Pilih Tipe Dokumen dan Mulai Proses Mail Merge
Setelah Anda memilih “Step by Step Mail Merge Wizard”, wizard akan membuka dialog box yang akan memandu Anda melalui proses Mail Merge.
Pertama, pilih jenis dokumen yang ingin Anda buat. Pada contoh ini, kita akan membuat surat. Setelah itu, klik “Next: Starting document” di bagian bawah dialog box.
Langkah 3: Memilih Dokumen Utama
Selanjutnya, pilih file dokumen utama Anda. Pastikan bahwa dokumen ini berisi dokumen dasar, seperti heading, tanda tangan, atau salam pembuka.
Untuk memilih dokumen utama, klik “Use the current document” dan kemudian klik “Next: Select recipients”.
Langkah 4: Memilih Daftar Penerima
Setelah dokumen utama dipilih, sekarang kita perlu memilih daftar penerima. Pada langkah ini, Anda dapat menggunakan daftar di dalam aplikasi Word atau menggunakan daftar yang telah Anda buat sebelumnya di Excel.
Untuk menggunakan daftar di dalam aplikasi Word, pilih “Type a New List”, untuk menggunakan daftar di Excel, pilih “Use an Existing List”.
Jika Anda memilih “Type a New List”, Word 2016 akan membuka dialog box “New Address List”. Isi formulir dengan informasi yang relevan tentang setiap penerima (nama, alamat, email, dll.), kemudian klik “Create”.
Jika Anda memilih “Use an Existing List”, Word 2016 akan meminta Anda memilih file Excel yang berisi daftar penerima Anda.
Setelah Anda memilih daftar penerima Anda, maka Anda akan kembali ke dialog box “Step by Step Mail Merge Wizard”. Klik “Next: Write your letter” untuk melanjutkan.
Langkah 5: Menulis Surat Anda
Sekarang, tulis surat Anda seperti biasa. Namun, jangan tulis informasi yang harus diisi oleh data dari daftar penerima Anda. Sebagai contoh, jika Anda ingin menyertakan nama penerima di dalam surat, maka gunakan kode yang disebut “field”.
Untuk menambahkan field, pilih “Insert Merge Field” pada toolbar Mailings, lalu cari dan pilih field yang sesuai dengan dokumen Anda.
Setelah Anda selesai menulis surat Anda, disarankan untuk memeriksanya secara menyeluruh untuk menghindari kesalahan.
Langkah 6: Menyelesaikan Proses Mail Merge
Setelah surat Anda selesai, klik “Next: Preview your letters” pada wizard Mail Merge untuk melihat tampilan surat Anda. Pastikan bahwa surat terlihat seperti yang Anda inginkan.
Jika surat terlihat bagus, klik “Next: Complete the Merge” untuk menyelesaikan proses Mail Merge.
Setelah Anda selesai, Anda dapat menyimpan dokumen Anda atau mencetaknya sesuai kebutuhan.
FAQ
1. Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah salah satu fitur yang paling banyak digunakan di aplikasi Microsoft Office, terutama pada Microsoft Word. Hal ini karena Mail Merge memungkinkan kita untuk membuat dokumen yang sama dengan data yang berbeda.
2. Apa keuntungan menggunakan Mail Merge?
Mail Merge berguna dalam menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia dalam membuat dokumen yang sama dalam jumlah yang besar. Sebuah fitur yang sangat membantu untuk kantor dan pekerjaan sehari-hari.
Video Youtube Tutorial Cara Membuat Mail Merge di Word 2016
[youtube U9STdfhBTYg]Kesimpulan
Mail Merge adalah fitur yang sangat berguna dalam aplikasi Microsoft Office, terutama pada Word 2016. Itu memungkinkan kita untuk membuat dokumen yang sama dengan data yang berbeda dengan cepat dan mudah, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manusia.
Dalam artikel ini, kita telah membahas langkah-langkah membuat Mail Merge di Word 2016 dengan data di Excel. Artikel ini memiliki panduan praktis dan detail untuk membantu Anda membuat dokumen yang sama berkali-kali.
Semoga artikel ini telah membantu Anda memahami Mail Merge dan cara menggunakan Mail Merge untuk membuat dokumen dengan mudah. Jangan lupa untuk melakukan latihan dan mengembangkan kemampuan Anda dalam menggunakan Mail Merge untuk mengoptimalkan pekerjaan Anda sehari-hari.
