Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas tentang Mail Merge, sebuah fitur yang ada pada Microsoft Word yang memungkinkan kita untuk mengirim surat atau email dengan isi yang sama, namun ditujukan untuk penerima yang berbeda-beda. Dalam artikel ini, kita akan membahas langkah-langkah cara menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word, serta beberapa FAQ yang sering muncul terkait fitur ini.
Langkah-langkah Cara Menggunakan Fitur Mail Merge di Microsoft Word
Sebelum kita mulai menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Pertama, kita perlu menyiapkan data penerima, baik itu dalam bentuk tabel di Microsoft Excel atau dokumen teks biasa di Microsoft Word. Data penerima ini biasanya berisi informasi seperti nama dan alamat email/alamat rumah mereka.
Setelah menyiapkan data penerima, kita bisa mulai menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word dengan langkah-langkah berikut ini:
1. Buka Microsoft Word, lalu buat dokumen baru. Pilih tab Mailings, dan klik Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.
2. Pada Step 1: Select document type, pilih Letters. Pada bagian bawah jendela, klik Next: Starting document.
3. Pada Step 2: Select starting document, pilih Use the current document. Lalu klik Next: Select recipients.
4. Pada Step 3: Select recipients, pilih Use an existing list. Klik Browse, lalu cari dan pilih file dokumen yang berisi data penerima yang sudah kita siapkan sebelumnya. Setelah memilih file tersebut, klik Open.
5. Jika dokumen kita memiliki beberapa tabel, atau jika dokumen kita masih kosong, maka pada jendela Mail Merge Recipients, kita perlu memilih tabel atau bagian yang akan digunakan sebagai sumber data. Pastikan semua kolom yang perlu diikutsertakan pada dokumen ditandai dengan benar.
6. Kalau sudah yakin dengan data penerima yang dipilih, klik OK. Pada jendela yang muncul, kita perlu memastikan bahwa tag nama kolom sudah benar. Tekan Preview Results jika ingin melihat hasil Mail Merge kita sebelum dicetak.
7. Setelah yakin dengan hasil Mail Merge yang akan diterbitkan, kembali ke jendela utama dan klik Next: Write your letter.
8. Kali ini kita akan mulai menulis surat yang akan dikirimkan. Pada dokumen utama, untuk setiap tempat yang ada nama penerima, kita perlu menambahkan tag Merge Field. Caranya adalah dengan memilih Insert Merge Field pada bagian Write & Insert Fields.
9. Setelah menambahkan tag Merge Field pada dokumen, kita bisa mulai menulis isi surat yang nantinya akan dikirimkan. Pastikan surat yang kita buat sudah mencakup semua data yang perlu disertakan untuk setiap penerima.
10. Setelah selesai menulis surat, klik Next: Preview your letters untuk melihat hasil Mail Merge kita secara keseluruhan. Kita juga bisa mencetak hasil Mail Merge ini jika sudah yakin dengan isinya.
FAQ Mengenai Fitur Mail Merge di Microsoft Word
1. Apa itu Mail Merge?
Mail Merge adalah sebuah fitur pada Microsoft Word yang memungkinkan kita untuk membuat surat atau email dengan isi yang sama, namun ditujukan untuk penerima yang berbeda-beda. Dengan fitur ini, kita bisa menghemat waktu dan usaha dalam mengirimkan surat atau email massal.
2. Apa yang dimaksud dengan data penerima pada Mail Merge?
Data penerima pada Mail Merge adalah data yang berisi informasi seperti nama dan alamat email/alamat rumah dari penerima surat atau email yang akan kita kirimkan. Data penerima ini biasanya disimpan dalam bentuk tabel di Microsoft Excel atau dokumen teks biasa di Microsoft Word.
Video Tutorial Cara Mail Merge Excel ke Word
Berikut ini adalah video tutorial yang bisa Anda tonton sebagai bahan referensi tambahan dalam menggunakan fitur Mail Merge di Microsoft Word:
[youtube video_id=”U9STdfhBTYg”]Pertanyaan dan Jawaban Mengenai Fitur Mail Merge di Microsoft Word
1. Apakah Mail Merge bisa digunakan untuk mengirim email massal?
Ya, Mail Merge bisa digunakan untuk mengirim email massal. Namun, untuk mengirim email melalui Mail Merge, kita perlu terlebih dahulu mengkonfigurasi email account kita di Microsoft Word. Proses konfigurasi ini bisa dilakukan melalui tab File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Email Security.
2. Bisakah kita menggunakan Mail Merge untuk membuat label pengiriman?
Ya, kita bisa menggunakan Mail Merge untuk membuat label pengiriman. Langkah-langkahnya hampir sama seperti pada Mail Merge untuk membuat surat atau email, hanya saja kita perlu memilih opsi Labels pada Step 1: Select document type. Setelah itu, kita perlu memilih jenis label yang akan digunakan, serta memastikan bahwa konfigurasi printer sudah sesuai dengan ukuran label yang digunakan.
Demikianlah artikel tentang Mail Merge di Microsoft Word beserta langkah-langkah cara menggunakannya. Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang ingin mengirim surat atau email massal dengan waktu dan usaha yang lebih efisien. Terima kasih telah membaca!
