Pada saat ini, Mail Merge menjadi salah satu fitur yang sangat penting dalam program Microsoft Word, terutama bagi mereka yang bekerja di bidang administrasi dan pemasaran. Melalui Mail Merge, pengguna dapat mengirimkan email massal dengan menggabungkan data dari file Excel ke dalam dokumen Word secara otomatis. Fitur ini sangat membantu dalam menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan yang sering terjadi jika melakukan pengiriman email secara manual satu per satu.
Namun, sebelum masuk ke dalam tutorial Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word, mari kita mengenal sedikit tentang Mail Merge itu sendiri.
Apa itu Mail Merge?
Mail Merge atau yang sering dikenal juga dengan Gabungan Surat adalah teknik penggabungan data dari sumber lain ke dalam dokumen utama yang sedang dibuat, seperti surat, email, atau label. Dalam program Microsoft Word, Mail Merge dapat digunakan untuk menggabungkan data dari sumber seperti Excel, Access, Outlook, dan lain sebagainya.
Dalam penggunaannya, Mail Merge sangat efektif digunakan untuk mengirimkan email massal dengan berbagai macam tujuan, seperti undangan, promosi produk atau acara, atau bahkan pesan ucapan selamat. Selain itu, Mail Merge juga dapat digunakan untuk mengirimkan surat atau label dengan jumlah yang banyak, dalam hal ini Mail Merge akan berguna untuk menghemat waktu dan juga tenaga.
Tutorial Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word
Berikut ini adalah tutorial lengkap Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word dengan menggabungkan data dari file Excel ke dalam dokumen Mail Merge yang telah dibuat.
1. Buka Program Microsoft Word
Langkah pertama adalah membuka program Microsoft Word, pastikan program Microsoft Word Anda telah terinstall dengan baik.
2. Buat Dokumen Utama
Setelah program Microsoft Word terbuka, buat dokumen utama yang akan digunakan sebagai template Mail Merge. Dokumen utama ini akan dijadikan dasar dokumen Mail Merge dengan menambahkan data dari sumber lain nantinya.
3. Klik Tab”Mailings” dan Pilih”Start Mail Merge”
Klik tab “Mailings” yang terletak di atas menu Microsoft Word dan pilih “Start Mail Merge” untuk memulai penggabungan surat.
4. Pilih Jenis Surat atau Dokumen
Setelah Anda memilih “Start Mail Merge”, langkah selanjutnya adalah memilih jenis surat atau dokumen yang akan digabungkan dengan data dari sumber lain. Pada langkah ini, pilih jenis dokumen yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
5. Pilih “Select Recipients” dan Pilih “Use Existing List”
Setelah memilih jenis dokumen, klik “Select Recipients” dan pilih “Use Existing List”. Kemudian pilih sumber data Anda, dalam hal ini file Excel, dan pilih sheet data yang akan digunakan.
6. Tambahkan Field pada Dokumen Utama
Setelah sumber data Anda telah terhubung ke dokumen utama Anda, langkah selanjutnya adalah menambahkan field pada dokumen utama. Field inilah yang nantinya akan diisi dengan data dari sumber lain.
Untuk menambahkan field, klik “Insert Merge Field” dan pilih field yang ingin ditambahkan dari sumber data Anda. Field yang dapat ditambahkan di sini dapat berupa nama, alamat, tanggal lahir, bahkan nomor telepon.
7. Atur Format Dokumen Utama
Setelah menambahkan field pada dokumen utama Anda, atur format dokumen utama Anda secara keseluruhan. Anda dapat menambahkan gambar, teks, atau bahkan tabel yang menampilkan data dari sumber lain.
8. Lihat Hasil Mail Merge
Setelah dokumen utama Anda selesai ditambahkan field dan diatur formatnya, langkah selanjutnya adalah melihat hasil Mail Merge. Klik pada “Preview Results” untuk melihat hasil mail merge Anda.
9. Sebar Email atau Cetak Dokumen
Setelah melihat hasil Mail Merge, langkah selanjutnya adalah menyebarkan email atau mencetak dokumen secara massal. Caranya cukup mudah, klik pada “Finish & Merge” dan pilih “Send E-Mail Messages” untuk menyebarkan email, atau “Print Documents” untuk mencetak dokumen secara massal.
FAQ
1. Apakah Mail Merge dapat digunakan untuk mengirimkan Email Massal?
Ya, Mail Merge sangat efektif digunakan untuk mengirimkan Email Massal dengan berbagai macam tujuan, seperti undangan, promosi produk atau acara, atau bahkan pesan ucapan selamat.
2. Apakah Mail Merge dapat digunakan untuk mencetak dokumen secara massal ?
Ya, Mail Merge dapat digunakan untuk mencetak dokumen secara massal dengan berbagai macam tujuan, seperti surat atau label.
Semoga tutorial Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word ini dapat membantu Anda dalam mengirimkan email atau mencetak dokumen secara massal dengan menggunakan fitur Mail Merge dari Microsoft Word. Jangan lupa klik tombol Like dan Share pada artikel ini, serta kunjungi channel Youtube Adriana ini untuk tutorial-tutorial menarik lainnya!
