Pembuatan surat menjadi salah satu hal penting yang perlu dipelajari oleh banyak orang, khususnya dalam lingkup pekerjaan atau bisnis. Salah satu hal penting dalam pembuatan surat adalah nomor surat, yang bertujuan untuk memudahkan pengarsipan serta identifikasi surat tersebut. Nah, bagaimana cara membuat nomor surat secara otomatis di Microsoft Excel? Simak penjelasannya berikut ini.
Cara Membuat Nomor Surat Otomatis di Microsoft Excel
Untuk membuat nomor surat secara otomatis di Microsoft Excel, kita dapat menggunakan rumus atau formula yang telah disediakan oleh Excel, yaitu COUNTIF dan CONCATENATE. Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Buatlah daftar nomor surat pada kolom yang diinginkan.
- Buatlah sebuah kolom kosong berjudul “Nomor Surat Baru”.
- Masukkan rumus berikut pada sel pertama di kolom “Nomor Surat Baru”:
- Salin rumus tersebut pada sel-sel di bawahnya untuk membuat nomor surat yang baru.
- Nomor surat yang baru akan otomatis muncul pada sel di kolom “Nomor Surat Baru”.
= CONCATENATE("No. Surat/","BUB/",YEAR(TODAY()),"/",TEXT(COUNTIF($A$1:A1,"*")+1,"000"))
Penjelasan dari rumus tersebut adalah:
- CONCATENATE berfungsi untuk menggabungkan kata atau angka pada sebuah sel.
- “No. Surat/” merupakan awalan dari nomor surat
- “BUB/” adalah kode surat, yang bisa diganti dengan kode surat yang lain.
- YEAR(TODAY()) menghasilkan tahun saat ini, misal 2021.
- TEXT digunakan untuk menghasilkan nomor urut dengan tiga digit, contohnya “001”.
- $A$1:A1 digunakan sebagai range dari nomor surat yang dihitung, sehingga nomor urut yang dihasilkan akan bertambah sesuai dengan nomor surat yang terdaftar.
- “+1” digunakan untuk menambahkan nomor urut secara otomatis pada nomor surat yang baru.
Dengan menggunakan rumus tersebut, kita dapat membuat nomor surat secara otomatis dengan mudah dan cepat. Selain itu, rumus tersebut akan menghasilkan nomor urut yang sesuai dengan jumlah nomor surat yang telah terdaftar.
Fungsi Nomor Surat dan Kode Surat
Sebelum membahas cara membuat nomor surat secara otomatis di Microsoft Excel, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu tentang fungsi nomor surat dan kode surat.
Nomor surat biasanya digunakan untuk mengidentifikasi suatu surat secara unik. Nomor surat ini bisa berupa angka atau huruf yang disusun secara tertentu sesuai dengan kebijakan sebuah instansi atau perusahaan.
Sementara itu, kode surat merupakan kode yang digunakan untuk membedakan jenis surat atau tujuan pengiriman surat tersebut. Kode surat ini juga disusun secara tertentu sesuai kebijakan dari sebuah instansi atau perusahaan. Contohnya, kode surat untuk surat izin usaha bisa berbeda dengan kode surat untuk surat pemberitahuan rapat.
Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Excel
Selain nomor surat, kop surat juga menjadi salah satu hal penting yang perlu dipertimbangkan dalam pembuatan surat. Kop surat biasa terdiri atas logo atau gambar perusahaan dan beberapa informasi penting seperti alamat, nomor telepon, email, dan lain sebagainya.
Berikut adalah cara membuat kop surat di Microsoft Excel:
- Buka sebuah file di Microsoft Excel dan pilih tab “Insert”.
- Pilih “Header & Footer” pada grup “Text”.
- Pilih salah satu dari tiga pilihan header yang disediakan. Umumnya, option “Blank” paling sering digunakan.
- Setelah itu, akan muncul tampilan header. Klik dua kali pada bagian header untuk memasukkan gambar atau logo perusahaan. Atau menggunakan fitur “Picture” pada grup “Insert”.
- Masukkan teks atau informasi yang dibutuhkan pada bagian header.
- Jangan lupa untuk menyimpan dan mencetak file tersebut.
Dengan membuat kop surat pada Microsoft Excel, kita dapat menghemat waktu dan biaya dalam pembuatan surat, karena tidak perlu membuat kop surat di luar program.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa itu Microsoft Excel?
Microsoft Excel adalah salah satu program pengolah data yang biasa digunakan untuk membuat tabel, grafik, dan laporan keuangan. Program ini merupakan bagian dari Microsoft Office, yang juga terdiri atas program-program lain seperti Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, dan lain sebagainya.
2. Apa manfaat membuat nomor surat secara otomatis di Microsoft Excel?
Membuat nomor surat secara otomatis di Microsoft Excel memiliki beberapa manfaat, antara lain:
- Memudahkan pengarsipan surat karena nomor surat telah terisi secara otomatis dan terstruktur dengan rapi.
- Menghemat waktu dan tenaga dalam pembuatan nomor surat, karena tidak perlu dilakukan secara manual.
- Meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pembuatan nomor surat karena menggunakan rumus yang sudah teruji dan mudah dipahami.
Demikianlah penjelasan tentang cara membuat nomor surat secara otomatis di Microsoft Excel, beserta dengan fungsi nomor surat dan kode surat serta cara membuat kop surat pada program tersebut. Semoga informasi ini bermanfaat dan dapat membantu dalam pembuatan surat di masa yang akan datang.
If you are searching about Cara Membuat Kop Surat di Ms. Excel dengan Mudah you’ve came to the right web. We have 5 Pictures about Cara Membuat Kop Surat di Ms. Excel dengan Mudah like Cara Membuat Kop Surat di Ms. Excel dengan Mudah, ILMU BETA: Cara Membuat Nomor Otomatis Pada Excel and also ILMU BETA: Cara Membuat Nomor Otomatis Pada Excel. Read more:
Cara Membuat Kop Surat Di Ms. Excel Dengan Mudah
matematikaakuntansi.blogspot.com
surat kop demikian
ILMU BETA: Cara Membuat Nomor Otomatis Pada Excel
ilmubeta.blogspot.com
nomor otomatis membuat rumus kolom inti menghitung
Cara Membuat Nomor Surat Berformat Secara Otomatis Di Excel, Permudah
www.merdeka.com
nomor merdeka otomatis berformat permudah pekerjaan
Websiteteknologi.Com_Info Dan Tutorial Aneka Teknologi
www.websiteteknologi.com
nomor urut membuat otomatis vertikal horisontal mudah
Fungsi Nomor Surat Dan Kode Surat – PINTU BELAJAR CERDAS (PBC)
pintubelajarcerdas.blogspot.co.id
nomor resmi arti fungsi tersebut penjelasan masing lihat berbagai jelas sekali
Ilmu beta: cara membuat nomor otomatis pada excel. Cara membuat kop surat di ms. excel dengan mudah. Nomor urut membuat otomatis vertikal horisontal mudah
