Pada artikel ini, kita akan membahas mengenai cara membuat kode otomatis pada Microsoft Excel. Excel adalah software pengolah data yang banyak digunakan pada berbagai industri, mulai dari keuangan, pemasaran, hingga ilmu pengetahuan. Salah satu fitur yang sangat berguna dalam menggunakan Excel adalah membuat kode otomatis. Dengan cara ini, kita dapat menghemat waktu dan usaha dalam membuat kode produk atau barang yang kita jual. Berikut ini adalah panduan lengkap untuk membuat kode otomatis pada Microsoft Excel.
Membuat Kode Otomatis dengan Rumus COUNTIF
Salah satu cara paling sederhana untuk membuat kode otomatis pada Excel adalah dengan menggunakan rumus COUNTIF. Rumus ini akan menghitung jumlah data dalam suatu range yang memenuhi syarat tertentu. Kita dapat memanfaatkan rumus ini untuk membuat kode otomatis pada Excel.
Langkah 1: Buatlah daftar produk atau barang yang ingin kita berikan kode otomatis. Misalnya, kita ingin memberikan kode pada 5 jenis produk, yaitu baju, celana, sepatu, tas, dan topi.
Langkah 2: Pilih sel kosong pada kolom di sebelah kanan, yaitu kolom B. Kolom ini akan digunakan untuk menampilkan kode otomatis.
Langkah 3: Ketikkan rumus COUNTIF pada sel kosong tersebut. Rumus ini akan menghitung jumlah data pada kolom A yang memenuhi syarat. Pada kasus ini, kita ingin menghasilkan kode otomatis dengan format “P-001” untuk produk pertama, “C-001” untuk produk kedua, dan seterusnya.
Langkah 4: Perhatikan format rumus COUNTIF berikut ini:
“`
=COUNTIF($A$2:A2,A2)
“`
Rumus ini akan menghitung jumlah data pada range $A$2:A2 yang memenuhi syarat A2. Pada saat pertama kali diterapkan pada sel B2, rumus ini akan menghitung jumlah data pada range $A$2:A2 yang sama dengan A2, yaitu “Baju”. Hasilnya adalah 1.
Langkah 5: Lakukan copy and paste pada sel B2 untuk mengaplikasikan rumus tersebut pada sel B3 hingga B6. Pada baris kedua, rumus tersebut akan menghitung jumlah data yang sama dengan A3, yaitu “Celana”. Karena belum ada data sebelumnya yang sama dengan “Celana”, maka hasilnya akan menjadi 1.
Langkah 6: Agar kode otomatis terbentuk dengan format yang kita inginkan, tambahkan fungsi CONCATENATE pada rumus. Seperti format yang telah kita tentukan sebelumnya, kode otomatis akan terdiri dari huruf awal dari jenis produk yang diikuti dengan tiga digit nomor urut kode. Dalam hal ini, kita akan menggunakan huruf awal dari jenis produk sebagai teks pertama pada rumus CONCATENATE.
Langkah 7: Perhatikan format lengkap rumus COUNTIF dan CONCATENATE pada sel B2:
“`
=CONCATENATE(LEFT(A2,1),”-“,TEXT(COUNTIF($A$2:A2,A2),”000″))
“`
Rumus CONCATENATE akan menggabungkan teks pertama dari sel A2 dengan tanda pemisah “-“ dan hasil perhitungan dari fungsi COUNTIF yang telah diberikan format tiga digit menggunakan fungsi TEXT. Hasilnya adalah “B-001” untuk produk pertama.
Langkah 8: Lakukan copy and paste pada sel B2 untuk mengaplikasikan rumus tersebut pada sel B3 hingga B6. Kode otomatis akan terus terbentuk dengan format yang diinginkan.
Membuat Kode Otomatis dengan Fungsi ROW
Selain menggunakan rumus COUNTIF, kita juga dapat memanfaatkan fungsi ROW untuk membuat kode otomatis pada Excel. Fungsi ini akan mengembalikan nomor baris dari sel yang digunakan. Ketika digabungkan dengan rumus CONCATENATE, kita dapat membuat kode otomatis dengan format yang diinginkan.
Langkah 1: Buatlah daftar produk atau barang yang ingin kita berikan kode otomatis seperti pada langkah sebelumnya.
Langkah 2: Pilih sel kosong pada kolom di sebelah kanan, yaitu kolom B. Kolom ini akan digunakan untuk menampilkan kode otomatis.
Langkah 3: Pada sel B2, ketikkan rumus ROW(A2)-1. Rumus ini akan mengembalikan nomor baris dari sel A2, yaitu 2, dan dikurangi 1. Hasilnya adalah 1.
Langkah 4: Lakukan copy and paste pada sel B2 untuk mengaplikasikan rumus tersebut pada sel B3 hingga B6. Kode otomatis akan terus terbentuk dengan format yang diinginkan.
Langkah 5: Agar kode otomatis terbentuk dengan format yang kita inginkan, tambahkan fungsi CONCATENATE pada rumus. Seperti format yang telah kita tentukan sebelumnya, kode otomatis akan terdiri dari huruf awal dari jenis produk yang diikuti dengan tiga digit nomor urut kode. Dalam hal ini, kita akan menggunakan huruf awal dari jenis produk sebagai teks pertama pada rumus CONCATENATE.
Langkah 6: Perhatikan format lengkap rumus ROW dan CONCATENATE pada sel B2:
“`
=CONCATENATE(LEFT(A2,1),”-“,TEXT(ROW(A2)-1,”000”))
“`
Rumus CONCATENATE akan menggabungkan teks pertama dari sel A2 dengan tanda pemisah “-“ dan nomor baris dari sel A2 yang diurutkan secara otomatis dan diberikan format tiga digit menggunakan fungsi TEXT. Hasilnya adalah “B-001” untuk produk pertama.
Langkah 7: Lakukan copy and paste pada sel B2 untuk mengaplikasikan rumus tersebut pada sel B3 hingga B6. Kode otomatis akan terus terbentuk dengan format yang diinginkan.
FAQ:
Pertanyaan 1: Apakah saya dapat mengubah format kode otomatis yang telah dibuat?
Jawaban: Ya, Anda dapat mengubah format kode otomatis yang telah dibuat dengan mengedit rumus pada sel tersebut. Anda juga dapat menambahkan format tambahan seperti tanggal, bulan, atau tahun pada kode otomatis.
Pertanyaan 2: Apa yang harus saya lakukan jika terdapat data ganda pada kolom produk?
Jawaban: Jika terdapat data ganda pada kolom produk, maka rumus COUNTIF atau fungsi ROW akan menghitung kode otomatis secara otomatis. Namun, Anda dapat menghapus salah satu data ganda untuk memudahkan pengelolaan kode otomatis yang telah dibuat.
Untuk lebih memahami cara membuat kode otomatis pada Excel, Anda dapat menonton video tutorial berikut ini:
Kesimpulan:
Membuat kode otomatis pada Excel dapat sangat membantu dalam menghemat waktu dan usaha dalam memproses data. Metode yang paling sering digunakan untuk membuat kode otomatis adalah dengan menggunakan rumus COUNTIF atau fungsi ROW. Namun, Anda juga dapat menambahkan format tambahan pada kode otomatis untuk memudahkan pengelolaan data. Dengan menggunakan cara ini, Anda dapat membuat kode otomatis dengan mudah dan cepat. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca yang ingin mempelajari cara membuat kode otomatis pada Excel.
