Banyak perusahaan yang menggunakan sistem shift dalam mengatur jadwal kerja karyawannya. Hal ini dilakukan agar perusahaan bisa beroperasi selama 24 jam nonstop dan karyawan bisa beristirahat secara bergantian. Namun, mengatur jadwal shift bisa menjadi pekerjaan yang rumit, terutama jika jumlah karyawan dan jenis shift yang berbeda-beda. Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan software atau aplikasi untuk membantu mengatur jadwal kerja shift.
Jenis-jenis shift
Pada dasarnya, ada beberapa jenis shift yang sering digunakan oleh perusahaan, yaitu:
- Shift 1 : jam 08.00 – 16.00
- Shift 2 : jam 16:00 – 00.00
- Shift 3 : jam 00.00 – 08.00
Namun, ada juga perusahaan yang mengatur shift dengan durasi 12 jam, misalnya dari jam 06.00 – 18.00 dan 18.00 – 06.00.
Cara membuat jadwal shift dengan Excel
Microsoft Excel merupakan salah satu aplikasi komputer yang sangat berguna untuk membuat jadwal shift. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat jadwal shift dengan Excel:
- Buat tabel kosong dengan kolom-kolom yang dibutuhkan, misalnya kolom tanggal, shift 1, shift 2, dan shift 3.
- Untuk mengisi jadwal shift secara otomatis, gunakan fitur Auto Fill pada Excel. Misalnya, tuliskan “Shift 1” pada sel pertama, “Shift 2” pada sel kedua, dan “Shift 3” pada sel ketiga. Kemudian pilih ketiga sel tersebut dan geser ke bawah menggunakan mouse atau tekan tombol Ctrl + D.
- Untuk mengisi tanggal secara otomatis, klik pada sel pertama di bawah kolom tanggal, kemudian ketik tanggal awal di sana. Setelah itu, geser ke bawah menggunakan mouse atau tekan tombol yang sama seperti sebelumnya, yaitu Ctrl + D.
- Untuk mengisi jadwal shift, ketikkan kode-kode sesuai dengan jenis shift yang ditentukan. Misalnya, untuk shift 1, isi dengan “S1” atau “1”, untuk shift 2 dengan “S2” atau “2”, dan untuk shift 3 dengan “S3” atau “3”. Kode ini bisa dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Setelah semua kolom terisi, jadwal shift siap digunakan.
Gambaran jadwal shift dengan Excel
Jadwal Ronda
Above is an example of a shift schedule using Microsoft Excel. This schedule is called “Jadwal Ronda” and is used by security officers in a company. As can be seen, there are three types of shifts, namely shift 1, shift 2, and shift 3. Each shift is scheduled for eight hours, starting at 6 AM and ending at 10 PM. The total number of security officers who work in this company is 24, and they work in groups of eight. This means that there are always eight security officers on duty at each shift.
Jadwal kerja
Another example of a shift schedule is shown above. This schedule is used by a company that employs five people to work on two different shifts. Each shift lasts for eight hours, and there are two shifts per day. As can be seen, the first shift starts at 8 AM and ends at 4 PM, while the second shift starts at 4 PM and ends at midnight.
Cara membuat jadwal shift dengan software
Selain menggunakan Microsoft Excel, ada juga beberapa software yang bisa digunakan untuk membuat jadwal shift. Beberapa software tersebut antara lain:
- Shift Scheduler
- Open Shift Scheduler
- ABC Roster
- ShiftPlanning
- Sling
Kelebihan dari menggunakan software adalah kemampuannya untuk menghitung jadwal secara otomatis berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, misalnya jumlah karyawan, jenis shift, dan durasi shift. Selain itu, software juga bisa melakukan pengaturan ulang jadwal secara otomatis jika terjadi perubahan dalam jumlah karyawan atau jenis shift.
FAQ
1. Apakah ada aplikasi untuk membuat jadwal shift secara gratis?
Ya, ada beberapa aplikasi yang bisa digunakan untuk membuat jadwal shift secara gratis, seperti Shift Scheduler, Open Shift Scheduler, dan ABC Roster. Namun, fitur yang disediakan biasanya terbatas dan tidak sekompleks aplikasi berbayar.
2. Apakah bisa menggunakan video tutorial untuk mempelajari cara membuat jadwal shift?
Tentu saja. Ada banyak video tutorial yang bisa ditemukan di Youtube atau situs belajar online lainnya yang membahas tentang cara membuat jadwal shift dengan Excel atau software lainnya. Video tutorial bisa menjadi alternatif yang efektif untuk belajar, terutama bagi orang yang lebih suka belajar dengan melihat dan melakukan.
