Cara Membuat Gantt Chart Proses Kerja Di Excel

Manajemen proyek adalah salah satu hal yang bisa sangat penting untuk keberhasilan sebuah perusahaan. Manajemen proyek melibatkan banyak hal, mulai dari penjadwalan, manajemen sumber daya, hingga estimasi biaya. Salah satu alat yang sangat berguna dan sering digunakan dalam manajemen proyek adalah Gantt Chart. Gantt Chart adalah sebuah diagram batang yang digunakan untuk memvisualisasikan pekerjaan yang harus dilakukan dalam suatu proyek. Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang Gantt Chart, mulai dari pengertian, cara membuat, hingga tujuan dari penggunaannya.

Pengertian Gantt Chart

Gantt Chart adalah sebuah diagram batang yang menampilkan jadwal kegiatan suatu proyek secara terperinci. Gantt Chart menunjukkan waktu mulai dan waktu selesai dari suatu kegiatan, serta ketergantungan antara satu kegiatan dengan kegiatan lainnya. Diagram ini juga menunjukkan durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu kegiatan, dengan menggambarkan panjang batang pada diagram.

Diagram Gantt pertama kali diperkenalkan oleh Henry Gantt pada awal abad ke-20, agar manajer proyek dapat mengawasi proyek mereka secara lebih efektif.

Cara Membuat Gantt Chart di Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi spreadsheet yang banyak digunakan. Hal ini membuat Excel menjadi salah satu alat pilihan untuk membuat Gantt Chart. Berikut adalah langkah-langkah sederhana untuk membuat Gantt Chart di Microsoft Excel:

1. Buka Microsoft Excel dan buatlah sebuah tabel yang memuat informasi-informasi yang akan digunakan dalam pembuatan Gantt Chart. Kolom bisa berisi nama kegiatan, waktu mulai, waktu selesai, dan durasi waktu kegiatan.
2. Pilih seluruh tabel, lalu klik menu Insert dan pilih Insert Bar Chart. Pilihlah bar chart yang ingin digunakan. Pilih bar chart yang mempunyai garis vertikal.
3. Buatlah sebuah kolom baru di tabel, kolom tersebut akan digunakan untuk menunjukkan garis waktu. Kemudian beri nama kolom tersebut dengan “Garis Waktu”.
4. Pilih seluruh tabel, lalu klik drop down Chart Elements (pojok kanan atas chart) – Axes – Primary Horizontal Axis – More Horizontal Axis Option. Pilih Axis Option yang mempunyai opsi “Date axis”. Kemudian klik tombol OK.
5. Pilih seluruh kolom kecuali kolom “Garis Waktu” dan klik kanan. Pilih opsi Format Data Series. Pilih Fill, kemudian pilih No Fill. Pilih Line, kemudian pilih jenis line yang disukai, misalnya line dash (tanda hubung).
6. Pilih seluruh kolom pada kolom “Garis Waktu”. Klik kanan dan pilih Format Data Series. Pilih opsi Fill, kemudian pilih No Fill. Pilih Line, kemudian pilih jenis line yang disukai, misalnya line break (titik-titik).
7. Atur ukuran batang kebijakan sesuai dengan durasi waktu kegiatan dalam tabel. Lalu, beri tanda sesuai dengan waktu mulai dan waktu selesai kegiatan.
8. Klik kembali seluruh chart, dan tambahkan judul yang sesuai. Kemudian aturlah warna dan format lain chart sesuai dengan keinginan.

Tujuan dari Penggunaan Gantt Chart

Gantt Chart sangat berguna untuk membantu manajer proyek melakukan penjadwalan dan pemantauan suatu proyek. Tujuan penggunaan Gantt Chart antara lain:

• Visualisasi Jadwal: Gantt Chart memungkinkan manajer proyek untuk melihat jadwal proyek dalam bentuk visual. Ini sangat membantu dalam memahami urutan kegiatan yang harus dilakukan, dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan.
• Pemantauan Kemajuan: Dengan Gantt Chart, manajer proyek dapat memantau kemajuan proyek mereka secara real-time. Mereka dapat melihat kegiatan mana yang sudah selesai, dan kegiatan mana yang masih tertunda. Hal ini dapat membantu manajer proyek untuk memperkirakan apakah proyek masih berjalan sesuai jadwal atau tidak.
• Manajemen Sumber Daya: Gantt Chart juga dapat membantu manajer proyek untuk mengelola sumber daya dalam proyek. Dalam Gantt Chart, manajer proyek dapat melihat ketergantungan antara kegiatan-kegiatan dalam proyek. Hal ini memudahkan mereka untuk menentukan sumber daya yang diperlukan pada setiap tahapan proyek.

FAQ

1. Apa kelebihan dari Gantt Chart?

Kelebihan dari Gantt Chart antara lain:

• Visualisasi: Gantt Chart memungkinkan manajer proyek untuk memvisualisasikan jadwal proyek secara lebih baik. Ini sangat membantu dalam memahami urutan kegiatan yang harus dilakukan, dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap kegiatan.
• Komunikasi: Gantt Chart memungkinkan manajer proyek untuk berkomunikasi dengan tim proyeknya secara lebih efektif. Dengan melihat Gantt Chart proyek, anggota tim dapat memahami tugas-tugas mereka, serta tanggung jawab serta waktu yang harus dikerjakan.
• Pemantauan: Gantt Chart memungkinkan manajer proyek untuk memantau kemajuan proyek secara real-time. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan perbaikan pada proyek jika diperlukan.

2. Apakah ada alternatif lain untuk Gantt Chart?

Ya, ada beberapa alternatif untuk Gantt Chart, seperti:

• Pert Chart: Pert Chart adalah diagram alur yang menunjukkan hubungan antara tugas dalam proyek. Pert Chart membantu untuk memvisualisasikan dependensi antara kegiatan dalam proyek.
• Critical Path Method (CPM): CPM adalah metode pengelolaan proyek yang menggabungkan jadwal proyek dan pengendalian biaya proyek dalam satu sistem. CPM membantu untuk menentukan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh kegiatan dalam proyek.

Video Tutorial: Cara Membuat Gantt Chart di Excel

Berikut adalah video tutorial yang dapat membantu Anda dalam membuat Gantt Chart di Excel:

Dalam video tutorial ini, Anda akan diberi tahu bagaimana cara membuat Gantt Chart di Microsoft Excel. Video ini membahas langkah-langkah yang diperlukan dalam membuat Gantt Chart yang efektif dan berguna untuk manajemen proyek Anda.

Dalam kesimpulan, Gantt Chart adalah alat yang sangat berguna dan efektif dalam manajemen proyek. Dengan Gantt Chart, manajer proyek dapat melihat jadwal proyek secara visual dan memantau kemajuan proyek mereka secara real-time. Selain itu, Gantt Chart juga memungkinkan manajer proyek untuk mengelola sumber daya mereka dengan lebih efektif. Jadi, jika Anda membutuhkan alat untuk membantu mengelola proyek Anda, Gantt Chart bisa menjadi pilihan yang tepat.