Menjadi seorang pemilik bisnis tentunya memerlukan kemampuan dalam mendata informasi pelanggan, pendapatan, pengeluaran, dan lain-lain. Salah satu cara untuk melakukan hal tersebut adalah dengan membuat file CSV. Namun, bagi yang belum terbiasa, sering kali tampak rumit dan sulit dilakukan.
Kenali Lebih Jauh Apa Itu CSV
CSV merupakan kependekan dari Comma Separated Values. Seperti namanya, file CSV atau nilai dipisahkan dengan koma. File CSV pada dasarnya adalah file teks yang berisi kumpulan informasi yang terstruktur. Informasi tersebut disusun dalam beberapa kolom dan baris. Setiap kolom memiliki heading atau nama yang mewakili nilai-nilai yang ada dalam kolom tersebut. Contohnya, sebuah CSV file yang berisi data pelanggan mungkin memiliki kolom nama depan, nama belakang, alamat email, nomor telepon, dan lain-lain. Setiap baris pada CSV file merepresentasikan satu entitas atau objek. Sebagai contoh, sebuah baris pada CSV file yang berisi informasi pelanggan mungkin saja berisi nama, alamat email, nomor telepon, dan sebagainya.
Cara Membuat File CSV Dengan Excel
Sebenarnya, Microsoft Excel adalah salah satu aplikasi yang cukup populer untuk membuat file CSV. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk membuat file CSV dengan Excel:
1. Buka Microsoft Excel
Langkah pertama adalah membuka Microsoft Excel yang telah terpasang di komputer atau laptop kamu. Setelah itu, silahkan ketikkan informasi yang ingin kamu sisipkan ke dalam file CSV.
2. Pilih Seluruh Data Yang Ingin Disimpan dalam File CSV
Setelah kamu memasukkan semua informasi, selanjutnya adalah memilih seluruh data yang ingin disimpan ke dalam file CSV. Kamu bisa menggunakan mouse untuk memilih seluruh data atau bisa juga menggunakan tombol Ctrl + A.
3. Konversi Data ke Format CSV
Setelah kamu memilih seluruh data, selanjutnya adalah mengkonversi data ke format CSV. Pilih File -> Simpan Sebagai pada pojok kanan atas jendela Excel. Kemudian, pilih CSV (Comma delimited) pada opsi Save as type dan simpan file.
Gambar
Mengatasi Masalah Saat Membuat File CSV
Masalah Format Text dipisah dengan Koma
Salah satu permasalahan yang sering muncul saat membuat file CSV adalah format text yang dipisah dengan koma. Saat kita membuka file CSV yang dibuat dengan Excel, terkadang excel tidak secara otomatis mem-format data yang ada sesuai dengan format aslinya. Sebagai contoh, terkadang Excel mengubah format tanggal menjadi bentuk numerik atau menghilangkan nol di depan angka.
Solusi:
Salah satu solusi yang bisa dilakukan adalah dengan memperbaiki data manual. Namun, hal tersebut tentunya akan memakan waktu yang cukup banyak terutama jika datanya cukup besar. Oleh karena itu, ada beberapa opsi lain yang bisa dilakukan untuk mengatasi masalah ini. Berikut ini adalah opsi-opsi tersebut:
1. Mengubah Setting Format
Kamu bisa mengubah pengaturan format pada Excel agar saat kamu membuat file CSV, semua data yang disimpan ke dalam file CSV akan berformat sama seperti aslinya. Caranya adalah dengan menjalankan langkah-langkah berikut:
- Buka Microsoft Excel dan klik opsi File.
- Pilih Options.
- Pada opsi Advanced, scroll ke bawah hingga menemukan opsi Editing options.
- Aktifkan opsi Include leading separator characters dan klik OK.
2. Menggunakan Google Sheets
Alternatif lain yang bisa kamu lakukan adalah dengan menggunakan Google Sheets untuk membuat file CSV. Google Sheets akan secara otomatis menyimpan data dengan format yang benar, tanpa melakukan perubahan data yang pada CSV file asal. Kamu hanya perlu men-download file CSV dari Google Sheets dan menggunakan file tersebut.
Masalah Seluruh Data Tidak Tersimpan Pada File CSV
Saat membuat file CSV dengan Excel, terkadang hanya sebagian informasi yang tersimpan dan yang lainnya hilang. Hal ini bisa terjadi jika file CSV yang dihasilkan memiliki data yang terlalu besar, sehingga Excel tidak bisa menyimpan seluruh informasi tersebut dalam satu file.
Solusi:
Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan memperkecil ukuran file tersebut. Sebagai contohnya, bisa dipilih untuk menyimpan data dengan periode waktu tertentu, seperti data dari Januari hingga Juni, kemudian menyimpan data dari Juli hingga Desember di file CSV yang berbeda.
FAQ
1. Mengapa file CSV lebih mudah dan efisien digunakan?
File CSV lebih mudah dan efisien digunakan karena pada dasarnya, CSV file adalah file teks yang berisi kumpulan informasi yang terstruktur. Informasi tersebut disusun dalam beberapa kolom dan baris.
2. Apakah saya bisa menggunakan aplikasi selain Excel untuk membuat file CSV?
Tentu saja, selain Excel, banyak aplikasi lain yang bisa kamu gunakan untuk membuat file CSV. Sebagai contoh Google Sheets, LibreOffice Calc.
