Mendapatkan file yang tepat saat membuat daftar kontak, membuat laporan keuangan atau mengirim data pajak mungkin tampak seperti hal yang membosankan, namun membuat file CSV dapat sangat membantu untuk menyelesaikan tugas-tugas itu dengan mudah. Jangan khawatir jika Anda masih tergolong pemula, dalam artikel ini kami akan membahas tiga cara yang berbeda tentang cara membuat file CSV. Mari kita mulai!
Membuat File CSV dengan Excel
Excel tidak hanya untuk membuat tabel atau grafik, tetapi juga mudah digunakan untuk membuat file CSV.
Step 1: Buka file Excel Anda
Pertama, buka file Excel Anda dan buat tabel atau masukkan data yang ingin Anda sertakan dalam file CSV Anda.
Step 2: Simpan file sebagai CSV
Ketika semua data Anda terisi, klik “File” pada tab di sudut kiri atas, dan pilih “Simpan sebagai” dari menu drop-down. Anda akan melihat kotak dialog seperti di bawah ini. Di kotak kotak “Nama”, berikan nama bagi file eksport CSV Anda. Selanjutnya, Anda akan melihat kotak drop-down “Format”, pilih “Comma Separated Values”.
Step 3: Pilih tempat penyimpanan
Ketika Anda telah memilih format CSV, Excel akan memperingatkan Anda bahwa informasi yang baris terakhir dari file CSV mungkin akan hilang. Klik OK untuk melanjutkan, kemudian simpan file di tempat penyimpanan pilihan Anda.
Membuat File CSV dengan Notepad
Bila Anda memerlukan file CSV dalam jumlah kecil atau hanya menyukai proses manual, Notepad adalah pilihan yang tepat. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat file CSV dengan Notepad:
Step 1: Buka Notepad
Langkah pertama adalah membuka aplikasi Notepad. Anda bisa menemukannya dengan mencarinya di menu Start Windows atau mengetik “notepad” pada jendela pencarian.
Step 2: Tambahkan teks headers
Sebelum menambahkan data ke file CSV, Anda perlu menetapkan teks header. Ini harus mencakup nama kolom yang berisi data yang ingin Anda masukkan. Formatnya harus terlihat seperti ini:
column1, column2, column3
Jangan lupa sertakan koma di antara nama kolom, dan garis baru pada akhir.
Step 3: Tambahkan data pada file CSV
Sekarang tambahkan data pada file CSV. Duplikat baris format header yang telah dibuat dan masukkan data di bawah masing-masing kolom.
Step 4: Simpan file CSV
Selanjutnya, klik “File” pada menu Notepad dan pilih “Simpan sebagai”. Anda akan melihat kolom dialog yang mirip dengan yang di Excel. Di kolom “Nama”, berikan nama bagi file CSV Anda. Namun, kali ini pilih “CSV (Comma delimited) (*.csv)” sebagai tipe file dari drop down “Tipe”. Anda bisa menentukan direktori mana di mana akan disimpan file CSV Anda.
Menghindari Perubahan Format Pada File CSV di Excel
Saat membuka file CSV di Excel, sangat mungkin format file CSV akan terlihat berbeda atau salah. Itu bisa menyulitkan pembacaan informasi di dalam file CSV Anda. Berikut ini adalah langkah-langkah untuk menghindari perubahan format pada file CSV di Excel:
Step 1: Buka file Excel Anda
Buka file Excel Anda dan klik “Data” pada tab di sudut kiri atas. Di antara pilihan lainnya, klik “From Text / CSV”.
Step 2: Temukan file CSV Anda
Pada kotak prompt yang muncul, temukan file CSV Anda dan pilih “Import”.
Step 3: Perbaiki kolom format
Anda akan melihat sebuah kotak dialog di mana Anda dapat melakukan beberapa perubahan pada data Anda sebelum mengimpor ke Excel. Jika ada kolom yang memiliki dua jenis input, misalnya angka dan teks, Excel akan memilih salah satu, dan Anda perlu memilih yang Anda butuhkan. Untuk melakukan itu, pertama pilih kolom yang ingin Anda ubah formatnya, kemudian pilih “Text” sebagai “Column data format”.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa itu file CSV?
CSV adalah kepanjangan dari “Comma Separated Values”, dan ini adalah file teks biasa yang digunakan untuk menyimpan informasi. File CSV dapat terdiri dari nilai terpisah oleh koma dan biasanya digunakan untuk menyimpan data dalam jumlah besar secara terorganisir.
2. Apa keuntungan menggunakan file CSV?
Keuntungan utama menggunakan file CSV adalah kemampuan untuk menyimpan data dalam format yang dapat dibaca oleh program lain, seperti aplikasi CRM atau akuntansi. Format file CSV juga sangat mudah dipahami dan disunting oleh manusia, karena formatnya yang mirip dengan tabel.
