## Cara Membuat Rekap Absensi Bulanan – Kumpulan Tips
Permasalahan yang Sering Terjadi dalam Membuat Rekap Absensi Bulanan
Setiap kantor atau institusi pasti memiliki pegawai atau karyawan. Dan tentunya, perusahaan atau institusi tersebut memerlukan absensi untuk memantau kehadiran karyawan atau pegawai. Namun, memantau kehadiran karyawan atau pegawai tentu tidak mudah. Karena, perusahaan harus memantau kehadiran karyawan atau pegawai setiap harinya, termasuk pada hari-hari libur yang telah ditentukan. Jika perusahaan atau institusi masih menggunakan sistem absensi manual, tentu hal ini akan sangat merepotkan. Kurangnya pengawasan dan ketidakakuratan seringkali terjadi dalam sistem manual yang memungkinkan terjadi kecurangan dan kesalahan. Oleh karenanya, solusi untuk mengatasi permasalahan dalam proses absensi karyawan atau pegawai adalah dengan menggunakan aplikasi atau software khusus.
Terdapat banyak aplikasi atau software absensi yang sudah tersedia di pasaran dan memungkinkan proses pengelolaan absensi karyawan atau pegawai menjadi lebih mudah. Salah satu software absensi yang banyak digunakan adalah Microsoft Excel. Software ini memang dirancang untuk membantu pengguna dalam membuat tabel atau grafik. Akan tetapi, pengguna juga dapat memanfaatkan software ini untuk membuat rekap absensi bulanan.
Cara Membuat Rekap Absensi Bulanan dengan Microsoft Excel
Untuk membuat rekap absensi bulanan, tahapan-tahapan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Buatlah Tabel Absensi
Pertama-tama, buatlah tabel absensi pada sebuah worksheet di Microsoft Excel. Tabel yang akan dibuat terdiri dari beberapa kolom, yaitu:
- No
- Nama Karyawan
- Jabatan
- Tanggal
- Hari
- Jam Masuk
- Jam Keluar
- Keterangan
Buatlah tabel pada worksheet baru dengan cara masuk ke tab Insert, pilih Table, dan klik OK.
Setelah tabel absensi terbentuk, masukkan data karyawan atau pegawai pada kolom yang telah disediakan. Misalnya:
| No | Nama Karyawan | Jabatan | Tanggal | Hari | Jam Masuk | Jam Keluar | Keterangan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Andi | Staff | 1 Januari 2022 | Sabtu | 08.00 | 17.00 | – |
| 2 | Budi | Manager | 1 Januari 2022 | Sabtu | 08.15 | 17.30 | – |
| 3 | Citra | Supervisor | 1 Januari 2022 | Sabtu | 08.10 | 17.20 | – |
2. Hitunglah Jumlah Jam Kerja
Setelah data karyawan atau pegawai dimasukkan pada tabel absensi, selanjutnya hitunglah jumlah jam kerja yang dilakukan pada setiap hari. Caranya adalah dengan menggunakan rumus:
“`
=JAM(Keluar) – JAM(Masuk)
“`
Jadi, masukkan rumus di atas pada kolom jam kerja dan otomatis jumlah jam kerja akan muncul. Misalnya, pada baris 2:
“`
=JAM(G2) – JAM(F2)
“`
Setelah itu, copy rumus yang telah dibuat dan paste pada seluruh kolom jam kerja. Secara otomatis, jumlah jam kerja pada setiap karyawan atau pegawai akan terhitung.
3. Buatlah Rekap Harian dan Bulanan
Setelah jumlah jam kerja pada setiap hari sudah terhitung, selanjutnya buatlah rekap harian dan bulanan. Rekap harian dapat dibuat dengan memasukkan rumus:
“`
=Jumlah Jam Kerja / 8
“`
Setelah rumus tersebut dimasukkan pada kolom yang telah disediakan. Rumus tersebut bertujuan untuk menghitung jumlah jam kerja dalam sehari dengan mengacu pada standard 8 jam kerja dalam sehari.
Setelah itu, buatlah rekap bulanan dengan memasukkan rumus:
“`
=SUM(Jumlah Jam Kerja)
“`
Rumus tersebut bertujuan untuk menjumlahkan total jumlah jam kerja pada setiap karyawan atau pegawai pada setiap harinya pada bulan yang diinginkan. Misalnya:
| No | Nama Karyawan | Jabatan | Januari | Februari | Maret | April | Mei | Juni | Juli | Agustus | September | Oktober | November | Desember |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Andi | Staff | 170 | 168 | 184 | 160 | 168 | 160 | 176 | 160 | 168 | 164 | 168 | 168 |
| 2 | Budi | Manager | 184 | 188 | 180 | 176 | 184 | 164 | 172 | 96 | 140 | 184 | 168 | 184 |
| 3 | Citra | Supervisor | 184 | 160 | 168 | 160 | 160 | 184 | 168 | 160 | 184 | 160 | 176 | 168 |
FAQ
1. Apakah Ada Cara Mudah untuk Membuat Rekap Absensi Bulanan di Microsoft Excel?
Ya, terdapat banyak cara mudah yang dapat dilakukan untuk membuat rekap absensi bulanan. Salah satu cara mudah yang dapat dilakukan adalah dengan memanfaatkan fitur Pivot Table di Microsoft Excel. Fitur ini sangat berguna dalam mengolah data dengan tampilan yang lebih interaktif dan mudah dipahami.
2. Apa Saja Kelebihan dari Penggunaan Software Absensi?
Kelebihan dari penggunaan software absensi adalah:
- Mempermudah sistem absensi karyawan atau pegawai
- Meminimalisir kecurangan dan kesalahan
- Memudahkan pengawasan terhadap kehadiran karyawan atau pegawai
- Melakukan pengolahan data dengan cepat dan efektif
- Lebih akurat dalam proses perhitungan gaji karyawan atau pegawai
Berikut adalah video tutorial cara membuat rekapitulasi data dengan fungsi data tabel:
